Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak správně mailovat

aktualizováno 
Část z mnoha e-mailů, které většině z vás denně přistanou v počítači, je dobrých, správných. Prostě e-maily, jak mají být. Čtěte pozorně, čím se vyznačují - ať se tomu vzoru co nejvíce přiblížíte.
Při psaní e-mailů vždy uvádějte předmět.

Při psaní e-mailů vždy uvádějte předmět. | foto: Profimedia.cz

Předmět správného e-mailu je výstižný
Nemusí to být nutně jediné slovo, klidně i několik. Čtenář e-mailu dobře zvládne i základní informaci do sedmi slov. Z předmětu musí být co nejvíce jasné, o čem to je a co se od příjemce chce. Když je tam jenom pouhé "Re“, naznačující odpověď, nebo dokonce žádný předmět, jak to potom bude člověk hledat třeba za pár týdnů, když vyvstane potřeba k určitému konkrétnímu e-mailu se vrátit? Pomalu!

Což nechceme. Bez pečlivé formulace předmětu píšeme tedy jen stálým pracovním partnerům v předem jasných rutinních záležitostech - a to jen takové e-maily, které lze hned po přečtení s klidem odstranit, smazat.

Cíle e-mailů jsou nejčastěji těchto tří druhů:

  • informovat
  • přesvědčit
  • přimět k činu, nebo odradit od činu

Dbejte při psaní, ať je to příjemci jasné
O stručnosti, pravdivosti a srozumitelnosti by snad ani nebylo třeba mluvit, kdyby neexistovalo veliké procento e-mailů, které tyto vlastnosti nemají. Těm špatným e-mailům, které se zde prohřešují, můžeme říkat "zakomplexované e-maily“. Jde tedy spíše o to, že zakomplexovaní jsou jejich pisatelé.

Pište kratší věty
Vzpomeňte, milí čtenáři, na nějakého hlupáka ze svého okolí - není to tak těžké a jde to obdivuhodně rychle. Platí o něm toto: čím je hloupější obecně, tím se snaží svou hloupost a z ní vyplývající komplex zastírat, utajit. Vyvolat ve vás i v jiných pocit, že je naopak chytřejší, až nejchytřejší. A to se projevuje v jeho e-mailech: příliš dlouhá souvětí. Přemíra cizích výrazů. Ne že by každý odborný výraz byl špatný, ale on je prostě nadužívá. Zbytečná nabobtnalost textu e-mailu i příloh. Hlupák chce vyslat světu signál: To jsem si s tím dal práci! Velebte mne, oceňujte, přidejte mi do oddělení lidi a peníze...

Ke špatným e-mailům jsme se vlastně dostali už v předchozích řádcích. Kromě zakomplexovaných existuje další velká kategorie špatných e-mailů: alibistické kopie.

Autor e-mailů s alibistickými kopiemi rozprašuje e-maily všem možným dalším osobám včetně adresáta. Jako by tvrdil: "Já jsem to poslal všem. Já jsem nic nezanedbal...“ No jo, ale zanedbal základní úctu k času příjemců kopií. Uvažoval aspoň vteřinu, zda je vůbec v silách všech těchto příjemců si to přečíst? Uvažoval, že může být jedním z mnoha, kteří toto dělají? Vy uvažujte - a kopiemi šetřete.

Dobrý odesílatel se totiž při psaní chvěje hrůzou, zda v jeho e-mailu není ani jeden odstavec navíc, zbytečný. Dobrý odesílatel by se v noci obracel na posteli a nespal tíží zlého svědomí, že vám příjemcům zbytečně ukradl čas. Z jeho e-mailů to prostě musí být znát. Celé se to jmenuje ohleduplnost.

Zastavte se a nebuďte zmatení
No a konečně je zde kategorie "e-maily uspěchaně chybné a zmatené“. Vyskytují se hlavně v situacích, kdy původním iniciátorem korespondence jste vy - a autor uspěchaně a zmateně odpovídá na váš předchozí e-mail. Činil tak nejspíše v chvatu a letu, hlavu zatíženou mnoha jinými starostmi. Ten jeho spěch a stres se pozná hlavně podle toho, že takzvaně "nepokryje všechny vaše body“. Vy jste po něm chtěli pět věcí. On usoudil, že dvě z nich jsou důležité, a zareagoval. A že ty zbylé jsou nicotné, že prostě nestojí za jeho reakci. Ale třeba to jsou pro vás právě nejdůležitější body. Takže - ztlumíte vztek, přinutíte se ke zdvořilému tónu a urgujete a čas běží.

A proto: reagujte na všechny body toho, kdo vám píše e-mail a kdo v něm něco chce. E-mail je v tomto smyslu komunikace jako každá jiná včetně komunikace osobní z očí do očí. Važte si člověka u cílového počítače - a on si (ve většině případů) bude vážit vás.

Autoři: ,


Nejčtenější

Rodiny začínají počítat jinak. Podívejte se, na co Čechům schází peníze

Ilustrační snímek

Finanční situace českých domácností se vylepšuje. Jako dobrou ji vnímají čtyři pětiny rodin. Přesto osmdesát procent...

Pořídit si malou cukrárnu odradí i ty nejotrlejší, říkají podnikatelé

Ilustrační snímek

Dvacet stanovisek a ohlášení před zahájením činnosti a až třicet kontrol v rámci běžného provozu. Na to se musí...



KVÍZ: Víte, jaká je životní úroveň v Česku a kdo je chudý?

Ilustrační snímek

Podle statistik snědli Češi loni v průměru přes 80 kilo masa a 84 kilo ovoce. Průměrnému Čechovi se také zvýšila mzda,...

První obchodní počin byl fiaskem, dnes jeho firma funguje už 26 let

Mít vlastní obchod byl vždycky jeho sen.

Jeho otec byl vášnivý zahradník. Zdeněk Adam mu musel od malička pomáhat a nenáviděl to. Přesto se dnes zahradničením...

Na splátku hypotéky padne průměrně 42 procent příjmů. A bude hůř

Ilustrační snímek

Pořídit si vlastní bydlení na hypotéku bude od 1. října výrazně složitější. Pro 13 procent Čechů jsou změny motivací...

Další z rubriky

Pět tipů, jak během veder nenaštvat kolegy v práci

Ilustrační snímek

Parné léto nekončí, s vysokými teplotami stoupá i nervozita na pracovištích. Předmětem sporů může být klimatizace i...

Překvapte kolegy promyšlenou prezentací. Chce to vtip a správné obrázky

Ilustrační snímek

Prezentace v práci před nadřízenými a kolegy má rád málokdo. Potvrzují to průzkumy, jejichž respondenti tvrdí, že při...

Má se v práci mluvit o nemoci, nebo ne? Co na to odborníci

Ilustrační snímek

Je to otázka téměř hamletovská. Má zaměstnanec oznámit nadřízenému a kolegům, když vážně onemocní, nebo nemá? Z...

Víkendář: Řecko se pouští do „experimentu, který nemá obdoby“. Budeme se od něj ...

Víkendář: Řecko se pouští do „experimentu, který nemá obdoby“. Budeme se od něj ...

Kurzy.cz Německý Der Spiegel připomíná, že dvacátého srpna dojde svému konci třetí záchranný balíček poskytnutý Řecku a „prozatí...

Najdete na iDNES.cz