Jak správně mailovat

Část z mnoha e-mailů, které většině z vás denně přistanou v počítači, je dobrých, správných. Prostě e-maily, jak mají být. Čtěte pozorně, čím se vyznačují - ať se tomu vzoru co nejvíce přiblížíte.
Při psaní e-mailů vždy uvádějte předmět.

Při psaní e-mailů vždy uvádějte předmět. | foto: Profimedia.cz

Předmět správného e-mailu je výstižný
Nemusí to být nutně jediné slovo, klidně i několik. Čtenář e-mailu dobře zvládne i základní informaci do sedmi slov. Z předmětu musí být co nejvíce jasné, o čem to je a co se od příjemce chce. Když je tam jenom pouhé "Re“, naznačující odpověď, nebo dokonce žádný předmět, jak to potom bude člověk hledat třeba za pár týdnů, když vyvstane potřeba k určitému konkrétnímu e-mailu se vrátit? Pomalu!

Což nechceme. Bez pečlivé formulace předmětu píšeme tedy jen stálým pracovním partnerům v předem jasných rutinních záležitostech - a to jen takové e-maily, které lze hned po přečtení s klidem odstranit, smazat.

Cíle e-mailů jsou nejčastěji těchto tří druhů:

  • informovat
  • přesvědčit
  • přimět k činu, nebo odradit od činu

Dbejte při psaní, ať je to příjemci jasné
O stručnosti, pravdivosti a srozumitelnosti by snad ani nebylo třeba mluvit, kdyby neexistovalo veliké procento e-mailů, které tyto vlastnosti nemají. Těm špatným e-mailům, které se zde prohřešují, můžeme říkat "zakomplexované e-maily“. Jde tedy spíše o to, že zakomplexovaní jsou jejich pisatelé.

Pište kratší věty
Vzpomeňte, milí čtenáři, na nějakého hlupáka ze svého okolí - není to tak těžké a jde to obdivuhodně rychle. Platí o něm toto: čím je hloupější obecně, tím se snaží svou hloupost a z ní vyplývající komplex zastírat, utajit. Vyvolat ve vás i v jiných pocit, že je naopak chytřejší, až nejchytřejší. A to se projevuje v jeho e-mailech: příliš dlouhá souvětí. Přemíra cizích výrazů. Ne že by každý odborný výraz byl špatný, ale on je prostě nadužívá. Zbytečná nabobtnalost textu e-mailu i příloh. Hlupák chce vyslat světu signál: To jsem si s tím dal práci! Velebte mne, oceňujte, přidejte mi do oddělení lidi a peníze...

Ke špatným e-mailům jsme se vlastně dostali už v předchozích řádcích. Kromě zakomplexovaných existuje další velká kategorie špatných e-mailů: alibistické kopie.

Autor e-mailů s alibistickými kopiemi rozprašuje e-maily všem možným dalším osobám včetně adresáta. Jako by tvrdil: "Já jsem to poslal všem. Já jsem nic nezanedbal...“ No jo, ale zanedbal základní úctu k času příjemců kopií. Uvažoval aspoň vteřinu, zda je vůbec v silách všech těchto příjemců si to přečíst? Uvažoval, že může být jedním z mnoha, kteří toto dělají? Vy uvažujte - a kopiemi šetřete.

Dobrý odesílatel se totiž při psaní chvěje hrůzou, zda v jeho e-mailu není ani jeden odstavec navíc, zbytečný. Dobrý odesílatel by se v noci obracel na posteli a nespal tíží zlého svědomí, že vám příjemcům zbytečně ukradl čas. Z jeho e-mailů to prostě musí být znát. Celé se to jmenuje ohleduplnost.

Zastavte se a nebuďte zmatení
No a konečně je zde kategorie "e-maily uspěchaně chybné a zmatené“. Vyskytují se hlavně v situacích, kdy původním iniciátorem korespondence jste vy - a autor uspěchaně a zmateně odpovídá na váš předchozí e-mail. Činil tak nejspíše v chvatu a letu, hlavu zatíženou mnoha jinými starostmi. Ten jeho spěch a stres se pozná hlavně podle toho, že takzvaně "nepokryje všechny vaše body“. Vy jste po něm chtěli pět věcí. On usoudil, že dvě z nich jsou důležité, a zareagoval. A že ty zbylé jsou nicotné, že prostě nestojí za jeho reakci. Ale třeba to jsou pro vás právě nejdůležitější body. Takže - ztlumíte vztek, přinutíte se ke zdvořilému tónu a urgujete a čas běží.

A proto: reagujte na všechny body toho, kdo vám píše e-mail a kdo v něm něco chce. E-mail je v tomto smyslu komunikace jako každá jiná včetně komunikace osobní z očí do očí. Važte si člověka u cílového počítače - a on si (ve většině případů) bude vážit vás.

Autoři: ,
  • Nejčtenější

Podnikání střídaly chyby i ztráty. V Babicích dnes mají úspěšné České tropy

23. března 2024

Podnikatelský příběh Pavlíny Molkové začal před více než třicet lety ve Švýcarsku. „Všimli jsme si...

Vyzkoušeli jsme v testu Partners Banku. Obstála skoro na jedničku

21. března 2024

Na bankovním trhu začala v březnu fungovat nová ryze česká Partners Banka. Na startu oznámila, že...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Ignoruje vás kolega v práci? Jak poznat pasivního agresora a jak se mu bránit

25. března 2024

Očekáváte a potřebujete od kolegy spolupráci, místo toho se setkáváte jen s tím, že nedodržuje...

Pravidla pro předčasné splacení hypotéky se mění. K lepšímu, či horšímu?

22. března 2024

Stěhování, rozvod, vážná nemoc nebo jen možnost ušetřit na splátkách, to jsou důvody, proč se...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Akciové trhy i kryptoměny jsou na maximech. Ale vydrží tam?

26. března 2024

Mohlo by se zdát, že globální ekonomika jenom vzkvétá a geopolitická rizika v podobě válek a...

Nákup stavebního pozemku na úvěr a bez zástavy? Pomůže stavební spořitelna

28. března 2024

Pořízení stavebního pozemku je dobrá investice. Ať už jako startovací pozice pro děti, pro uchování...

Vyjednávací síla mladých na trhu práce roste, říká personální expertka

27. března 2024

Premium Vyhlídky absolventů jsou nadějné, říká v rozhovoru personální odbornice Jaroslava Rezlerová. Komu...

Akciové trhy i kryptoměny jsou na maximech. Ale vydrží tam?

26. března 2024

Mohlo by se zdát, že globální ekonomika jenom vzkvétá a geopolitická rizika v podobě válek a...

Ignoruje vás kolega v práci? Jak poznat pasivního agresora a jak se mu bránit

25. března 2024

Očekáváte a potřebujete od kolegy spolupráci, místo toho se setkáváte jen s tím, že nedodržuje...

Rána pro britskou monarchii. Princezna Kate má rakovinu, chodí na chemoterapii

Britská princezna z Walesu Kate (42) se léčí s rakovinou. Oznámila to sama ve videu na sociálních sítích poté, co se...

Smoljak nechtěl Sobotu v Jáchymovi. Zničil jsi nám film, řekl mu

Příběh naivního vesnického mladíka Františka, který získá v Praze díky kondiciogramu nejen pracovní místo, ale i...

Rejžo, jdu do naha! Balzerová vzpomínala na nahou scénu v Zlatých úhořích

Eliška Balzerová (74) v 7 pádech Honzy Dědka přiznala, že dodnes neví, ve který den se narodila. Kromě toho, že...

Pliveme vám do piva. Centrum Málagy zaplavily nenávistné vzkazy turistům

Mezi turisticky oblíbené destinace se dlouhá léta řadí i španělská Málaga. Přístavní město na jihu země láká na...

Kam pro filmy bez Ulož.to? Přinášíme další várku streamovacích služeb do TV

S vhodnou aplikací na vás mohou v televizoru na stisk tlačítka čekat tisíce filmů, seriálů nebo divadelních...