„Jsme firma o dvanácti zaměstnancích, ale až teprve při jedné návštěvě u spřáteleného klienta odkoukala šéfka, jak zlepšit naše pravidelné pondělní porady. Do té doby to bylo otravné, nic neřešící tlachání bez koncepce,“ říká pětatřicetiletá Helena zástupkyně vedoucí personální společnosti. „Každý vždycky oznámil, co dělal a co bude dělat, někdo zbytečně zdlouhavě, zřejmě aby byl chvíli ve středu dění a tím to skončilo. Příště se přečetlo, co bylo minule, a tak stále dokolečka.“
A jaký postup se v této středně velké firmě osvědčil? Každý jednotlivec musí přijít na poradu vždy připraven. Ve stručnosti seznámit ostatní, s tím co má v plánu, co k tomu bude potřebovat, co se mu povedlo za minulé období, co nezvládl a proč. Kolegové pak na to samozřejmě můžou reagovat radou nebo doporučením. U plánů je vždy jasně stanoven termín a pokud jej pracovník nedodrží, musí to kolektivu zdůvodnit. Ostatní nápady a návrhy se zapisují a podrobněji rozebírají na pravidelných měsíčních poradách. „Společné porady se nám zkrátily na půl hodiny někdy i na méně a jsou mnohem nosnější. Neotravujeme se navzájem a máme přehled o tom, co všichni dělají a kde jsou rezervy,“ chválí si změny Helena.
INVESTUJTE DO VZDĚLÁNÍDelší porady můžete dělat třeba jednou měsíčně
Podobně ve své realitní společnosti postupuje i Karel Hořánek. Tvrdí, že se mu kromě krátkých každotýdenních porad hodně osvědčily i pravidelné, delší měsíční porady, které jsou uzpůsobeny tak, aby byly hodně tvůrčí a neunavovaly. „Každé poslední pondělí v měsíci máme dvou až tříhodinovou poradu. Začíná ve čtrnáct hodin a má jasně daný program,“ popisuje muž.
„Využíváme při ní tabulí, kde se vše znamená pro konečný závěr. Jednotlivci sdělují podrobněji svoje úspěchy, které jsou pro ostatní vodítkem a neúspěchy, kde společně hledáme příčiny. Nepranýřujeme chybující, jen radíme, jak se pochybení příště vyvarovat. Postřehy ostatních jsou často velmi cenné.“ Hořánek dále dodává, že vždy jeden ze zaměstnanců poradu moderuje a hlídá čas. „Rozebíráme také jednotlivé klienty, jejich potřeby, sledujeme pomocí grafů, jak se mění trh a s čím to souvisí. Na poradě je přítomná vždy i ekonomka, které předestře finanční situaci firmy, aby dotyční třeba věděli, proč není na nové notebooky a telefony, že musejí přidat nebo naopak, že vše šlape a budou prémie,“ doplňuje šéf realitky.
Zajistěte pro jednání příjemné prostředí
Podle psycholožky Hany Součkové je také nešvarem mnohých porad, že jsou monologem nadřízeného. „Šéf, který tento čas využívá spíše ke kritice, než k tvůrčímu jednání, docílí jen toho, že tam budou zaměstnanci chodit neradi a s pocitem, že to musejí přetrpět,“ konstatuje Součková. „Ještě horší je, když před plénem vytýká nedostatky jednotlivcům a někdy je i ponižuje.“
Psycholožka tvrdí, že úspěch porady spočívá i v umění udržet dobrou náladu a nadšení u přísedících. „Jenom tak se dají vyburcovat k novým nápadům, k motivaci, hledat cesty, jak chod firmy i vlastními silami zlepšit,“ dodává. Důležité je také na poradách mluvit nahlas, držet se tématu a občas chtít po ostatních odpověď na otázku. V místnosti by také nemělo být špatné světlo, vydýchaný vzduch, hluk, příliš zima nebo teplo či vrzající a nepohodlné židle.
JAK SE PODÁNÍM RUKYSvěřte řízení porady do rukou odborníka
O tom, že řízení porady by mělo být v rukou jednoho člověka, hovoří i Blanka Chladová z
Personálně-vzdělávací společnosti Openn. Mnoho velkých společností k tomuto účelu využívá služeb tak zvaného facilitátora. Význam tohoto slova je někomu něco usnadňovat, ulehčovat. „Jeho úkolem je s nadhledem sledovat průběh porady, hlídat, aby probíhala hladce, a když se někde zadrhne, vrátit dotyčné zpět k tématu. Zasahuje i v situacích, kdy nastane nepříjemné ovzduší a hrozí třeba hádka,“ vysvětluje Chladová.
„Velké společnosti, pro které jsou cíle porad významné, si obvykle facilitátory platí. Jedná se o externisty, kteří ani nemusejí rozumět probíranému tématu, ale jen u něj přítomné udržet.“ Většinou jsou to lidé z řad psychologů, kteří mají zkušenosti s vedením týmu či lektorováním.
Například je cílem porady, že firma musí propustit určitý počet pracovníků, je nutné zvážit, které a jak. Jakmile někteří přísedící začnou probírat sociální dopady celého kroku, či co na to rodiny propuštěných, musí facilitátor vrátit skupinu zpět do „hry“.
„Zbrzdit emoce, zabránit vzdálení se od cíle porady. V menších firmách může takovou roli sehrát jeden ze zaměstnanců. V tu chvíli ale musí vystupovat jako neutrální osoba a být odpovědný za průběh jednání. Třeba rozdává materiály, vyvolává jednotlivé členy, nenechává se strhnout k rozhodování a udržuje si nadhled,“ podotýká Chladová.
Jak vést porady efektivně?
-
dobře se na ně připravte
-
naplánujte si probíraná témata dopředu
-
mějte jasno, k jakému cíli chcete při jednání dojít
-
stanovte si čas pro trvání jednání a dodržujte jej
-
dělejte porady jen tak často, jak je to nutné
-
podklady pro poradu musejí dostat všichni předem a ne jimi listovat po začátku jednání
-
zvolte pro jednání vhodné prostory
