Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak zvítězit na poradách, šéfe

aktualizováno 
Právě jste byli povýšeni na šéfa oddělení, po několikaletém úsilí se vaši kolegové rázem stali vašimi podřízenými, ti, s kterými jste si dříve klábosili u piva, teď musíte koordinovat, usměrňovat a hlavně být zodpovědní za jejich práci.
Manažer, obchod, byznys

Manažer, obchod, byznys | foto: Profimedia.cz

Počátečním strašákem všech nových šéfů je organizování porad oddělení. Porady hlavního managementu zvládáte bez problémů, jste aktivní a konstruktivní (proto jste taky byli povýšeni), ale vést vlastní poradu s mnoha oponenty je věc odlišná a hlavně ošidná.

Porada může být přehlídkou ztraceného času či vyčerpávajícím maratónem. Dobře zorganizovaná schůze však vyřeší na pracovišti mnoho obtíží.

Svolávejte porady pravidelně

Navyklá práce tolik nebolí jako nečekaná povinnost. Vyhraďte si na porady úterky nebo středy dopoledne, kdy jsou lidé dle výzkumů nejvíce připraveni spolupracovat. Porady ve tři hodiny odpoledne v pátek jsou jedna z nejhorších věcí, kterou vaši podřízení nenávidí. To, že je pro úspěšnou poradu důležitá doba jejího uspořádání, se domnívá i řada psychologů. S postupem času a díky pracovnímu vytížení totiž schopnost soustředění klesá.

Stejnou důležitost přikládejte také prostorám, kde se porada uskuteční. Lepší než posezení se svými spolupracovníky v kavárně v okolí kanceláře, je klidné místo s ne přehnaně pohodlným posezením a s praktickým vybavením v podobě nástěnné tabule, výhodou je také možnost pracovat s notebookem, kde jasně předvedete svoje vize.

Neakceptujte opozdilce

Počkejte s poradou, dokud všichni nepřijdou, opozdilce penalizujte. Nekompromisně. Jinak vám vaši spolupracovníci budou chodit na porady pozdě, nepřipraveni a s pocitem, že vlastně o nic nejde.
 
Nepodceňujte vytvoření zápisu

Zápis z porady je jedna z nejdůležitějších věcí, které je třeba věnovat pozornost. Pověřte svého asistenta vytvořením jasného zápisu z porady, každý úkol musí mít zapsánu konkrétní zodpovědnou osobu a termín splnění. Pro stálé úkoly vytvořte v počítači soubor, kam mají všichni z oddělení přístup a čas od času tyto úkoly zkontrolujte. Během porady se také vyplatí klíčové myšlenky zaznamenat na flip chart na tabuli, účastníci přehledně vidí již během porady, jaké úkoly je v následujících dnech čekají.

Jasně definujte otázky

Jako šéf neklaďte totální otázky (to jsou otázky zodpověditelné ano-ne), ale otázky detailní. Špatná je otázka - Bude ten projekt v pondělí? Tázaný může zabručet jo a být myšlenkami někde jinde. Lépe je se konkrétně zeptat: Kdy bude připraven projekt XY?

Pozitivně komunikujte

Netvařte se na poradách, že vy jste ten nejlepší, nejchytřejší a nejúžasnější tvor pod sluncem.  Nikdo nemá rád, pokud mu dáváte najevo, že je jenom nejmizernější hadr na podlahu, bez kterého se obejdete. Není tomu tak, svoje spolupracovníky potřebujete právě pro skvělé plnění plánu oddělení.

Dejte si pozor na odběhnutí od tématu

Debata se pak rozbředne a porada natáhne do několika hodin bez výsledného efektu. Protitrik proti odběhnutí je zpětné přiběhnutí. Ano, rozumím tomu, co říkáte, ale teď se bavíme o….Vedoucí má ocenit nápady, které dotyčný chce sdělit ostatním, ale pokud má váš kolega nějaký námět, který přímo nesouvisí s diskutovaným problémem, tuto oblast tzv. zaparkujte a vraťte se k němu v diskusní, konečné fázi porady. Osvědčilo se tzv. tříminutové pravidlo: pokud chce někdo vystoupit na poradě, měl by se vejít do tří minut.

Nenechte vaše podřízené používat rafinované tvrzení

Začíná-li váš podřízený výmluvu na nezvládnutý termín slovy….většina normálních inteligentních by tento úkol nezvládla, zeptejte se ho…kdo všichni, kteří jsou inteligentní? Jmenujte alespoň jednoho. Zapojte všechny do aktivní účasti. Na poradě by neměli být slyšet jenom ti se silným hlasem. Povzbuzujte k aktivní účasti všechny a oceňujte odlišné názory. Jedině tak získáte originální nápady. Porada ovšem není tržnice a nedovolte, aby docházelo k překřikování a skákání do řeči. Už vůbec by nemělo docházet k vyřizování osobních účtů.

Chcete-li kritizovat, nejdříve pochvalte, co je na kritizovaném dobrého

Kritizujte jev, čin - nikoliv člověka jako takového. Při kritice používejte slůvek snad, možná. Raději řekněte Tady jsme se snad spletli, ne? než Tady ses ale spletl. Když kritizujete, navrhněte zároveň správné řešení. Věta: Nevím, jak bys to měl zařídit, ale nějak to zařiď, je rána pod pás vašemu podřízenému, která vám na přirozené autoritě rozhodně nepřidá. Neopomeňte zdůraznit, že kritikou chcete pomoci, nikoliv osočit a očernit. Právě při napjatých chvílích pomáhá kritika, do které zahrnete i sebe.
 
Pamatujte, že pokud chcete být spravedlivý šéf, musíte být tvrdý nejen na podřízené, ale hlavně na sebe.

Pár rad, jak komunikovat

  • Doprovázejte řeč svého partnera očním a slovním kontaktem
  • Během porady neberte telefony, ani nedávejte pokyny sekretářce.
  • Počkejte na úplné sdělení, než odpovíte
  • Nereagujte předčasně na věty, které se vám snaží sdělit váš podřízený.
  • Neodvádějte pozornost vzrušenými slovy.
  • Zkontrolujte si, zda jste rozuměli
Autor:


Hlavní zprávy

Další z rubriky

Stephan Pramstrahler
Hotel může vlastnit jen blázen, říká úspěšný podnikatel

S oblibou o sobě říká, že je blázen. Jinak by prý tuto práci dělat nemohl. Pětapadesátiletý Stephan Pramstrahler vede se svou o generaci mladší ženou Kathi...  celý článek

Biljana Weber, generální ředitelka Microsoftu ČR a SR
Lidé nechtějí zaměstnání, ale smysluplnou práci, říká šéfka Microsoftu

Všeobecně se ví, že nejlepší benefity nabízejí zaměstnancům IT společnosti. Nad seznamem odměn v hodnotě i desítek tisíc měsíčně lidé z jiných oborů jen...  celý článek

Ilustrační snímek
Srovnání: kdy má podnikatel zůstat OSVČ a kdy se mu vyplatí společnost

Asociace malých a středních podniků a živnostníků srovnala z právního a daňového pohledu, co je pro podnikatele výhodnější - zda nést titul osoby samostatně...  celý článek

Další nabídka

Kurzy.cz

21.10.2017 Výsledky voleb bychom mohli znát už dnes večer
21.10.2017 Výsledky voleb bychom mohli znát už dnes večer

21. října 2017 Výsledky voleb bychom mohli znát už dnes večer Ve 14 hodin se uzavřou volební místnosti a okrskové voleb... celý článek

Grafton Recruitment Praha
Procesní inženýr - automotive (i absolvent VŠ)

Grafton Recruitment Praha
Středočeský kraj
nabízený plat: 25 000 - 30 000 Kč

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.