U vchodu si odkládáte kabát, sedáte si ke kulatému stolku se čtyřmi židlemi a objednáváte si espreso. V pozadí hraje tlumená hudba. Na stěně pokryté velkoplošnými obrazovkami blikají termíny nejbližších schůzek a úkolů, které musíte v daném pořadí splnit. „Řečeno s mírnou nadsázkou, za dvacet třicet let bude mít kancelář podobu kavárny,“ odhaduje Jiří Kejval, ředitel nábytkářské firmy Techo. Týká se to hlavně byznysu a dalších oborů, ve kterých jsou tvůrčí nápady důležitější než pravidelnost. „Pro rozvoj kreativity je třeba vytvořit podmínky. Nikdo nemůže čekat, že inspirace a tvořivost přijdou, usadí-li se pracovník za počítač, zavře dveře a obklopí se tichem a samotou,“ vysvětluje Kejval.
Větší motivace, menší soustředěnost
Přestože jsou takzvané open office (otevřené, prostorné kanceláře) staré desítky let, v poslední době jsou jednoznačně v módě. Sestěhovat třeba i několik desítek zaměstnanců do jedné místnosti je finančně úspornější, snadněji se propojí výpočetní technika a zrychlí se spolupráce v týmu. „Otevřená kancelář je vhodná tam, kde je třeba rychlá výměna informací. Pokud však pracujete samostatně, například zadáváte data do počítače, není shromáždění do velké místnosti ideální. Pracovníci se hůře soustředí, mohou dělat více chyb,“ upozorňuje personální psycholožka Hana Kyrianová.
Otevřené kanceláře umožňují manažerům lepší přehled o tom, co se ve firmě děje a s jakým nasazením plní zaměstnanci úkoly. „Ti vidí, jak pracují ostatní a zároveň se tak trochu navzájem kontrolují. To je podporuje, aby se při práci více snažili,“ připomíná Kyrianová. Poukazuje na to, že na open office si bude obtížně zvykat například klasický účetní, který musí být přesný a soustředěný. Pro takové lidi bývá důležité, aby mohli své pracovní prostředí sami ovlivňovat, hůře se přizpůsobují množství kolegů a hluku.
Pracovní místo je menší
Na co by neměla firma při projektování kanceláře zapomenout? „Myšlenka velkoplošné kanceláře nevznikla proto, aby se na malou plochu vtěsnalo co nejvíc lidí. Každý zaměstnanec by měl mít naopak co nejlepší prostředí k práci,“ tvrdí Josef Kejval z firmy Techo. „Základními parametry při vytváření kanceláře je akustika, příjemné vytápění, vhodný výběr barev a podobně.“
Podle Kejvala přinese kancelář budoucnosti další zmenšování pracovních míst. Hlavně proto, že pokročilé technologie dají pracovníkům větší svobodu a nebudou je nutit, aby trávili většinu času za jedním stolem. „Kancelář bude jen jakousi základnou,“ míní Kejval.
„Jestliže před několika lety zabíralo jedno pracovní místo zhruba tři metry čtvereční celkové pracovní plochy, dnes už to jsou jenom dva metry a zmenšování bude dále pokračovat.“ Josef Kejval podotýká, že za posledních patnáct let se styl práce v kancelářích změnil a s ním i požadavky na nábytek. „Zatímco dříve se vytvářela velká pracoviště ve tvaru L s počítačem umístěným v rohu, nyní už nejsou díky plochým monitorům potřeba. Vracíme se proto ke stolům 160 na 80 centimetrů.“
Virtuální pracovní schůzka
Technologický vývoj mění kanceláře i jinak. „Všechny počítače a mobilní zařízení by měly mít v budoucnu stejné uživatelské rozhraní, které bude velmi snadno ovladatelné,“ předpovídá manažer vnějších vztahů společnosti Microsoft Jiří Grund. „Uživatel se například při výměně mobilního telefonu či počítače nebude muset trápit s novým ovládáním. Bude se pohybovat stále v dobře známém prostředí a svůj čas bude moci věnovat důležitějším věcem.“
Technologie posouvají pojem kancelář z hmotného světa do virtuálního. Jiří Grund slibuje, že za několik let nebude nic neobvyklého na tom, že se pracovní schůzky budou odehrávat na virtuální tabuli. „Jednotliví členové týmu budou moci pobývat kdekoliv na světě a spolu s organizátorem schůzky budou na jeho tabuli psát, své poznámky mazat, upravovat, upřesňovat a na závěr schůzky vše uloží nebo vytisknou,“ doplňuje Jiří Grund.
