Každý šéf ví z manažerských kurzů, jak důležitá je vnitrofiremní komunikace. Zní to jako klišé. V mnoha firmách se za ním však skrývá skutečný problém – jak zaměstnancům sdělovat informace, aby se ke všem dostaly včas?
V kancelářích je to jednoduché. Vedení dá zprávu na počítačovou síť a každý zaměstnanec si ji přečte hned, jak zapne počítač. Toto řešení však odpadá u pracovníků, kteří nesedí v kancelářích a nemají počítače – pracují venku, v dílnách či u strojů. „Informace na webových stránkách se nedostanou k zaměstnancům v běžném provozu,“ říká Kateřina Škodová, specialistka oddělení lidských zdrojů strojírenské společnosti Donaldson Industrial.
Přestože v mnoha firmách funguje předávání informací přes šéfy jednotlivých oddělení, podle Kateřiny Škodové takové komunikaci vždy něco chybí. „Všichni personalisté vědí, že ne každá zpráva se takto dostane tam, kam potřebujete, a hlavně ve stejném znění,“ podotýká Škodová.
Pro zaměstnance v provozu proto Kateřina Škodová zvolila velkou nástěnku a umístila ji tak, aby kolem ní procházeli dvakrát denně. Do výplatních pásek potom přidala upozornění, aby nástěnku pravidelně sledovali. „Přesto to nezabralo,“ přiznává.
Soutěž o sud piva
Mohou nástěnky, které mají svou zlatou éru již nepochybně za sebou, vůbec dnes fungovat? Tomáš Libert z personálně poradenské společnosti Force 1 je nezavrhuje. Dodává však, že nástěnka třetího tisíciletí musí nabídnout něco víc než jen strohou informaci. „Měla by mít buď formu obrovského billboardu, nebo musí obsahovat něco, co k ní přiláká pozornost. Ve výrobním provozu se velmi osvědčila soutěž pracovních týmů,“ popisuje Tomáš Libert. Týmy mohou zápolit v pracovních úkolech. Ten vítězný dostane věcnou cenu, kterou nikdo nepohrdne, například soudek piva. „Pracovníci budou sledovat průběh soutěže na nástěnce, zvyknou si ji číst a navíc budou motivováni k vyššímu výkonu. Lidé ve výrobních profesích bývají obvykle velmi soutěživí,“ dodává Libert. Důležité je i umístění informační tabule. Vhodná je jídelna, kuřárna, nebo jiné místo k odpočinku.
Bránou musí projít každý
Nevýhodou nástěnek – ať jsou sebeatraktivnější – je nejistota, zda kolem nich projde skutečně každý zaměstnanec. Nebo zda se nezaměří jen na to, co ho zajímá, a ostatní bude ignorovat.
Martin Heger z personální společnosti Heger & Partner proto dává šéfům jiný tip, jak mohou mezi podřízené rozšířit důležitou zprávu. „Vytiskněte tolik lístečků s informací, kolik máte zaměstnanců. Pak se postavte před vrátnici a každému lísteček osobně předejte. Řekněte, že jde o velmi důležitou věc, kterou by si měli přečíst,“ radí Martin Heger. Zaměstnanci si lísteček většinou přečtou ještě cestou do šatny. Důležité je, aby sdělení bylo stručné, ve dvou třech větách. „Přestože to zní jednoduše, je to nejlepší tip, jaký vám kdo může dát,“ tvrdí Martin Heger.
Tento postup si sám v minulosti vyzkoušel ve firmě, jež si ho najala jako personálního konzultanta. „Nástěnky nefungovaly, manažeři neuměli dobře česky, přenos informací přes mistry vázl. Tak jsme udělali tisíc sto lístečků a týden jsme je rozdávali u vrátnice. Nikdo nám neunikl – bránou musí projít každý,“ usmívá se Martin Heger.
Lístečky, které oznamovaly zvýšení příplatku za práci, předával zaměstnancům několik dní po sobě, aby se zpráva dostala i k těm, kteří si ji nepřečetli napoprvé. Pro jistotu byla na papírcích připsána prosba o vyřízení novinky kolegům, což mělo podpořit jejich diskusi o změně.
„Po týdnu jsem si udělal zkoušku, zda zaměstnanci informace skutečně vstřebali. Obcházel jsem jednotlivá pracoviště a namátkou se na změnu pracovníků ptal. Zjistil jsem, že všechno vědí,“ dodává Martin Heger.
Předávání zpráv
- Počítačová síť
Výhoda: Zaměstnanci zprávu uvidí hned, jak zapnou počítač
Nevýhoda: Pracovníci v provozu nemají k dispozici počítač - Porady s vedoucími oddělení
Výhoda: Rychlost; předávání informací lze kontrolovat
Nevýhoda: Informace není jednotná, snadno se zkreslí - Nástěnka
Výhoda: Lze ji umístit na viditelné místo a spojit se soutěží
Nevýhoda: Není jisté, v jakém intervalu a kdo se na ni dívá - Firemní časopis
Výhoda: Důležité informace lze spojit se zajímavostmi
Nevýhoda: Finančně náročné; je obtížné najít vhodné autory - Rozdávání lístečků
Výhoda: Informace se dostane ke každému
Nevýhoda: Zaměstnance může začít časem obtěžovat
