Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak správně psát pracovní e-maily, abyste upevňovali svou pozici

aktualizováno 
Věděli jste, že existuje „netiketa“? Ta mimo jiné diktuje, jak správně psát pracovní e-mail. Například nikdy v textu nepoužívejte jen velká písmena, adresát si bude myslet, že zvyšujete hlas.

Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Pracovní e-mail by měl obsahovat všechno to, co klasický papírový dopis. Začněte tedy oslovením. „Dávejte si však pozor na správné skloňování příjmení: pište pane Daňku, nikoli pane Daněk,“ upozorňuje Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Co dělat, když píši více lidem najednou?
Rozlišujte pečlivě pole Kopie a Komu: z podoby e-mailu by mělo být jasné, od koho očekáváte odpověď a komu dáváte obsah pouze na vědomí. Pokud posíláte mail skupině adresátů, kteří se vzájemně neznají, je slušností vložit adresy do skryté kopie a neposkytovat tak kontakt na všechny oslovené.

Je slušné, když mě někdo neznámý oslovuje křestním jménem?
To je zvyk, který přišel z amerického prostředí, zejména z technologických firem, kde je oslovování křestním jménem běžné, navíc angličtina nezná vykání. U nás je vykání v kombinaci s křestním jménem v některých branžích považováno za standard. Ovšem pokud by adresátovi toto oslovení vadilo, měl by se určitě ohradit.

Musí mít pracovní e-mail vždycky předmět?
Jistě, to je to nejdůležitější. Pokud jej vynecháte, prohřešujete se proti takzvané „netiketě“. Předmět zprávy často rozhoduje o tom, jestli na ni adresát bude vůbec reagovat. Musí zaujmout natolik, aby si příjemce mail otevřel. Měl by být tak výstižný, aby se podle něj dala zpráva snadno najít. A nesmí být příliš dlouhý, řekněme do 50 znaků.

„Vizitka by na konci mailu neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat,“ říká Jan Dvořák.

Jan Dvořák, počítačová škola Gopas

Jak obsažná může být zpráva, aby ji ještě někdo četl?
Každý potřebuje denně reagovat na desítky e-mailů, takže pokud nechcete příjemce dopředu odradit, buďte struční a snažte se, aby text byl přehledný. Musíte-li poslat dlouhou zprávu s podrobnými informacemi, rozhodně to nedělejte hned v prvním kontaktu s adresátem.

Musím psát Vám, Vás, Vaši, nebo stačí malé písmeno?
U formálního e-mailu pro člověka, s nímž se dobře neznáte, je velké písmeno na místě. Důsledně hlídejte, aby bylo u všech oslovení.

Jakou formální úpravu zprávě dát?
Dodržujte běžné schéma: oslovení, představení, hlavní část, rozloučení a podpis. Volte standardní typ a velikost písma, které se dobře čtou. Mezi odstavce vkládejte prázdné řádky, text je pak přehlednější. Pozor na složité formátování, odrážky. Ne každý mailový klient si s tím poradí. Pokud to není záměr, nepoužívejte pouze velká písmena. V elektronické komunikaci znamenají zvýšený tón hlasu. A nakonec, nepřipojujte ke zprávě veliké přílohy - lidé si maily často stahují do chytrých telefonů a přílohy s mnoha megabyty je opravdu nepotěší.

Musím na konec zprávy vždy umístit vizitku?
Nemusíte. Ale vizitka by neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat. Připravte si různé varianty podpisů: formální pro pracovní komunikaci, běžnou provozní pro každodenní styk a neformální pro poštu přátelům, i když pro tu je vhodnější soukromá e-mailová adresa, ta pracovní je přece jen majetkem zaměstnavatele.

Jaké je nejvhodnější rozloučení? S pozdravem? Pěkný den?
Záleží na vás. Já osobně se vždy podívám na začátek e-mailu, a pokud tam přeji hezký den, na konci využiji jinou variantu. Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Opravte všechny překlepy a pravopisné chyby. A šetřete smajlíky - do oficiálního mailu nepatří vůbec.

Autor:



Nejčtenější

Odeslal 30 tisíc na chybný účet. Už dva roky čeká na vrácení

Ilustrační snímek

Možná už se vám někdy stalo, že jste se spletli v čísle účtu, kam jste poslali peníze. Možná jste měli štěstí, že šlo o...

Nechceme programátory tady, my jim práci přivezeme, říká manažer ajťáků

Lukáš Zrzavý

Sehnat nové zaměstnance jim prý nečiní velký problém. V době, kdy je trh práce vyčerpán a většina firem marně pátrá po...



PENÍZE 2038: Euro v Česku nebude a hotovost jen okrajově, míní experti

(Ilustrační snímek)

Když se řekne peníze, určitě si umíte spočítat, kolik jich máte, jak s nimi nakládáte a co pro vás znamenají. Ale...

Nežeň se, do důchodu času dost. Jak se vyhnout zklamání z nové práce

Ilustrační snímek

Nastupujete do prvního zaměstnání, těšíte se na kolegy, pracovní náplň a vhod přijdou i peníze pravidelně na účtu....

Podnikáte? Zabezpečte osobní údaje. Poradíme, jak na GDPR

Ilustrační snímek

Nejen podnikatelé jsou v panice. Stejně tak třeba party místních hasičů, kluby aktivních důchodců či útulky pro psy se...

Další z rubriky

Podnikáte? Zabezpečte osobní údaje. Poradíme, jak na GDPR

Ilustrační snímek

Nejen podnikatelé jsou v panice. Stejně tak třeba party místních hasičů, kluby aktivních důchodců či útulky pro psy se...

Jsem šéf, co teď? Odbornice radí, co dělat, když vás povýší

Ilustrační snímek

Minimální nezaměstnanost a boj o talenty na trhu práce usnadňuje schopným a prověřeným pracovníkům kariérní postup. A...

Největší hráči realitního trhu podpoří malé a střední developery

(Ilustrační snímek)

Velcí hráči realitního trhu přicházejí s přelomovou novinkou. Společně zakládají Centrum pro developery, kde chtějí...

Tři absurdně levné akcie

Tři absurdně levné akcie

Kurzy.cz Nadpis jsem si vypůjčil z investičních stránek Fool.com, za ním se skrýval článek o akciích General Motors, Cirrus Logi...

MetLife Europe Limited, pobočka pro Českou republiku
Sales Management Program

MetLife Europe Limited, pobočka pro Českou republiku
Praha

Najdete na iDNES.cz