Jak správně psát pracovní e-maily, abyste upevňovali svou pozici

aktualizováno 
Věděli jste, že existuje „netiketa“? Ta mimo jiné diktuje, jak správně psát pracovní e-mail. Například nikdy v textu nepoužívejte jen velká písmena, adresát si bude myslet, že zvyšujete hlas.

Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Pracovní e-mail by měl obsahovat všechno to, co klasický papírový dopis. Začněte tedy oslovením. „Dávejte si však pozor na správné skloňování příjmení: pište pane Daňku, nikoli pane Daněk,“ upozorňuje Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Co dělat, když píši více lidem najednou?
Rozlišujte pečlivě pole Kopie a Komu: z podoby e-mailu by mělo být jasné, od koho očekáváte odpověď a komu dáváte obsah pouze na vědomí. Pokud posíláte mail skupině adresátů, kteří se vzájemně neznají, je slušností vložit adresy do skryté kopie a neposkytovat tak kontakt na všechny oslovené.

Je slušné, když mě někdo neznámý oslovuje křestním jménem?
To je zvyk, který přišel z amerického prostředí, zejména z technologických firem, kde je oslovování křestním jménem běžné, navíc angličtina nezná vykání. U nás je vykání v kombinaci s křestním jménem v některých branžích považováno za standard. Ovšem pokud by adresátovi toto oslovení vadilo, měl by se určitě ohradit.

Musí mít pracovní e-mail vždycky předmět?
Jistě, to je to nejdůležitější. Pokud jej vynecháte, prohřešujete se proti takzvané „netiketě“. Předmět zprávy často rozhoduje o tom, jestli na ni adresát bude vůbec reagovat. Musí zaujmout natolik, aby si příjemce mail otevřel. Měl by být tak výstižný, aby se podle něj dala zpráva snadno najít. A nesmí být příliš dlouhý, řekněme do 50 znaků.

„Vizitka by na konci mailu neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat,“ říká Jan Dvořák.

Jan Dvořák, počítačová škola Gopas

Jak obsažná může být zpráva, aby ji ještě někdo četl?
Každý potřebuje denně reagovat na desítky e-mailů, takže pokud nechcete příjemce dopředu odradit, buďte struční a snažte se, aby text byl přehledný. Musíte-li poslat dlouhou zprávu s podrobnými informacemi, rozhodně to nedělejte hned v prvním kontaktu s adresátem.

Musím psát Vám, Vás, Vaši, nebo stačí malé písmeno?
U formálního e-mailu pro člověka, s nímž se dobře neznáte, je velké písmeno na místě. Důsledně hlídejte, aby bylo u všech oslovení.

Jakou formální úpravu zprávě dát?
Dodržujte běžné schéma: oslovení, představení, hlavní část, rozloučení a podpis. Volte standardní typ a velikost písma, které se dobře čtou. Mezi odstavce vkládejte prázdné řádky, text je pak přehlednější. Pozor na složité formátování, odrážky. Ne každý mailový klient si s tím poradí. Pokud to není záměr, nepoužívejte pouze velká písmena. V elektronické komunikaci znamenají zvýšený tón hlasu. A nakonec, nepřipojujte ke zprávě veliké přílohy - lidé si maily často stahují do chytrých telefonů a přílohy s mnoha megabyty je opravdu nepotěší.

Musím na konec zprávy vždy umístit vizitku?
Nemusíte. Ale vizitka by neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat. Připravte si různé varianty podpisů: formální pro pracovní komunikaci, běžnou provozní pro každodenní styk a neformální pro poštu přátelům, i když pro tu je vhodnější soukromá e-mailová adresa, ta pracovní je přece jen majetkem zaměstnavatele.

Jaké je nejvhodnější rozloučení? S pozdravem? Pěkný den?
Záleží na vás. Já osobně se vždy podívám na začátek e-mailu, a pokud tam přeji hezký den, na konci využiji jinou variantu. Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Opravte všechny překlepy a pravopisné chyby. A šetřete smajlíky - do oficiálního mailu nepatří vůbec.

Autor:


Nejčtenější

Studia nejsou levná. Spočítali jsme, kolik stojí měsíčně vysokoškolák

Ilustrační snímek

Mít doma vysokoškoláka je pro mnohé rodiče značná finanční zátěž. Část nákladů na pokrytí studií si často mladí lidé...

Expertka: Ceny za hygienu zubů jsou různé, je to jako v luxusní restauraci

Prezidentka Asociace zubních hygienistek ve své pracovně.

Paní Eva dochází už tři roky na zubní hygienu v Přerově. Za každou návštěvu zaplatí kolem šesti set korun. Její sestra,...



Vše o důchodu: Jít do penze dřív, pracovat na procenta či brigádničit

Ilustrační snímek

Ač jste duchem stále mladí, myšlenka na výši důchodu se nejspíš občas vloudí do hlavy každému. A také plány. Jít do...

Dostali přidáno, přesto chtějí jinam. V kurzu je práce z domova

Ilustrační snímek

Více než kdy jindy musí být firmy obezřetné k požadavkům svých zaměstnanců. Touha Čechů po změně zaměstnání stále...

Devět osobních doporučení, jak dát svému životu smysl

Ilustrační snímek

Mark Twain byl úspěšným romanopiscem, ale i trefným a často ironickým pozorovatelem lidských osudů. V jeho díle lze...

Další z rubriky

Jakým zvířetem byste chtěli být? Proč padají takové otázky u pohovoru

Ilustrační snímek

Není optimálnější doba, než se poohlédnou po lepší práci. U pohovoru však mohou zaznít záludné otázky, na které...

Výše mzdy stresuje nastupující generaci méně, než si firmy myslí

Ilustrační snímek

Stres v práci zažívají i mladí. Žebříček stresujících faktorů však nevede výše platu. Ten není pro nastupující generaci...

Od října se mnohým lidem zvýší renta, po letech se dočkají přepočtu

Ilustrační snímek

Renta je odškodnění, které má zaměstnanci kompenzovat ztrátu na výdělku po pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Řada...

Michl: 5 největších mýtů o rozpočtu Česka

Michl: 5 největších mýtů o rozpočtu Česka

Kurzy.cz Vždycky jsem měl rád hitparády, a tak jsem si teď udělal radost a sestavil svou vlastní. Není to hitparáda hudební (tak...

Adecco spol. s r.o.
PRODAVAČKA - POKLADNÍ Suchdol n.L.

Adecco spol. s r.o.
Jihočeský kraj
nabízený plat: 18 000 - 19 000 Kč



Najdete na iDNES.cz