Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak správně psát pracovní e-maily, abyste upevňovali svou pozici

aktualizováno 
Věděli jste, že existuje „netiketa“? Ta mimo jiné diktuje, jak správně psát pracovní e-mail. Například nikdy v textu nepoužívejte jen velká písmena, adresát si bude myslet, že zvyšujete hlas.

Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Pracovní e-mail by měl obsahovat všechno to, co klasický papírový dopis. Začněte tedy oslovením. „Dávejte si však pozor na správné skloňování příjmení: pište pane Daňku, nikoli pane Daněk,“ upozorňuje Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Co dělat, když píši více lidem najednou?
Rozlišujte pečlivě pole Kopie a Komu: z podoby e-mailu by mělo být jasné, od koho očekáváte odpověď a komu dáváte obsah pouze na vědomí. Pokud posíláte mail skupině adresátů, kteří se vzájemně neznají, je slušností vložit adresy do skryté kopie a neposkytovat tak kontakt na všechny oslovené.

Je slušné, když mě někdo neznámý oslovuje křestním jménem?
To je zvyk, který přišel z amerického prostředí, zejména z technologických firem, kde je oslovování křestním jménem běžné, navíc angličtina nezná vykání. U nás je vykání v kombinaci s křestním jménem v některých branžích považováno za standard. Ovšem pokud by adresátovi toto oslovení vadilo, měl by se určitě ohradit.

Musí mít pracovní e-mail vždycky předmět?
Jistě, to je to nejdůležitější. Pokud jej vynecháte, prohřešujete se proti takzvané „netiketě“. Předmět zprávy často rozhoduje o tom, jestli na ni adresát bude vůbec reagovat. Musí zaujmout natolik, aby si příjemce mail otevřel. Měl by být tak výstižný, aby se podle něj dala zpráva snadno najít. A nesmí být příliš dlouhý, řekněme do 50 znaků.

„Vizitka by na konci mailu neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat,“ říká Jan Dvořák.

Jan Dvořák, počítačová škola Gopas

Jak obsažná může být zpráva, aby ji ještě někdo četl?
Každý potřebuje denně reagovat na desítky e-mailů, takže pokud nechcete příjemce dopředu odradit, buďte struční a snažte se, aby text byl přehledný. Musíte-li poslat dlouhou zprávu s podrobnými informacemi, rozhodně to nedělejte hned v prvním kontaktu s adresátem.

Musím psát Vám, Vás, Vaši, nebo stačí malé písmeno?
U formálního e-mailu pro člověka, s nímž se dobře neznáte, je velké písmeno na místě. Důsledně hlídejte, aby bylo u všech oslovení.

Jakou formální úpravu zprávě dát?
Dodržujte běžné schéma: oslovení, představení, hlavní část, rozloučení a podpis. Volte standardní typ a velikost písma, které se dobře čtou. Mezi odstavce vkládejte prázdné řádky, text je pak přehlednější. Pozor na složité formátování, odrážky. Ne každý mailový klient si s tím poradí. Pokud to není záměr, nepoužívejte pouze velká písmena. V elektronické komunikaci znamenají zvýšený tón hlasu. A nakonec, nepřipojujte ke zprávě veliké přílohy - lidé si maily často stahují do chytrých telefonů a přílohy s mnoha megabyty je opravdu nepotěší.

Musím na konec zprávy vždy umístit vizitku?
Nemusíte. Ale vizitka by neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat. Připravte si různé varianty podpisů: formální pro pracovní komunikaci, běžnou provozní pro každodenní styk a neformální pro poštu přátelům, i když pro tu je vhodnější soukromá e-mailová adresa, ta pracovní je přece jen majetkem zaměstnavatele.

Jaké je nejvhodnější rozloučení? S pozdravem? Pěkný den?
Záleží na vás. Já osobně se vždy podívám na začátek e-mailu, a pokud tam přeji hezký den, na konci využiji jinou variantu. Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Opravte všechny překlepy a pravopisné chyby. A šetřete smajlíky - do oficiálního mailu nepatří vůbec.

Autor:



Nejčtenější

Psychologie peněz: jak nepropadnout mentálnímu účetnictví

Ilustrační snímek

Stává se vám, že utratíte peníze lehkomyslně, protože byly jaksi navíc a nebudou vám chybět v domácím rozpočtu? Nebo...

Za limitované série tenisek platí vesmírné ceny. Jak se čeká na release

Černé Yeezy s červeným nápisem se prodávají v tuto chvíli za 15 500 korun.

“Ty máš Yeezy. Hustý.” Jen za tu dobu, co si povídám s Honzou o nákupu a prodeji limitovaných tenisek, to slyším...



Podnikat začal s 50 tisíci, dnes má světový zvuk a obrat 400 milionů

Tomáš Juřík podniká od svých 26 let.

Tomáš Juřík patří k lidem, kteří umí držet slovo a na tom postavil i své podnikání. První firmu založil před rokem 1989...

Na začátku bylo pár kachlů. Dnes patří ke špičce v oboru a vyvážejí ven

Jan a Jitka Pokorných

Před 20 lety si Jitka a Jan Pokorní přestavěli kousek od Bechyně stodolu na dílnu a začali vyrábět keramické kachle....

Sirotčí penzi zamítáme, dozvídaly se stovky dětí. Pravidla se teď mění

Ilustrační snímek

Přijít o jednoho z rodičů je pro každé dítě těžké životní trauma. Stovky dětí však byly vystaveny i dalšímu šoku....

Další z rubriky

Některé profese mají letos zaručenou měsíční mzdu až 24 400 korun

Ilustrační snímek

Od ledna 2018 se v Česku zvedla minimální mzda na 12 200 korun a spolu s ní se zvýšila i zaručená mzda. Určité profese...

Wichterle: I přes nepřízeň režimu dokončil vynález, který změnil svět

Vědec Otto Wichterle s manželkou Lindou na zahradě svého domu (červen 1996)

Luxusní vozy značky Wikov či celosvětově známé vynálezy silonu a kontaktních čoček. I to patří ke slavnému...

Psychologie peněz: jak nepropadnout mentálnímu účetnictví

Ilustrační snímek

Stává se vám, že utratíte peníze lehkomyslně, protože byly jaksi navíc a nebudou vám chybět v domácím rozpočtu? Nebo...

Zrušení superhrubé mzdy je správným krokem, říká ministryně Schillerová

Zrušení superhrubé mzdy je správným krokem, říká ministryně Schillerová

Kurzy.cz Zdroj: ČRo Plus | 15.2.2018 | 09:34 | Pořad: Pro a proti Karolína KOUBOVÁ, moderátorka -------------------- Zrušení sup...

Najdete na iDNES.cz