Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak správně psát pracovní e-maily, abyste upevňovali svou pozici

aktualizováno 
Věděli jste, že existuje „netiketa“? Ta mimo jiné diktuje, jak správně psát pracovní e-mail. Například nikdy v textu nepoužívejte jen velká písmena, adresát si bude myslet, že zvyšujete hlas.

Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Pracovní e-mail by měl obsahovat všechno to, co klasický papírový dopis. Začněte tedy oslovením. „Dávejte si však pozor na správné skloňování příjmení: pište pane Daňku, nikoli pane Daněk,“ upozorňuje Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Co dělat, když píši více lidem najednou?
Rozlišujte pečlivě pole Kopie a Komu: z podoby e-mailu by mělo být jasné, od koho očekáváte odpověď a komu dáváte obsah pouze na vědomí. Pokud posíláte mail skupině adresátů, kteří se vzájemně neznají, je slušností vložit adresy do skryté kopie a neposkytovat tak kontakt na všechny oslovené.

Je slušné, když mě někdo neznámý oslovuje křestním jménem?
To je zvyk, který přišel z amerického prostředí, zejména z technologických firem, kde je oslovování křestním jménem běžné, navíc angličtina nezná vykání. U nás je vykání v kombinaci s křestním jménem v některých branžích považováno za standard. Ovšem pokud by adresátovi toto oslovení vadilo, měl by se určitě ohradit.

Musí mít pracovní e-mail vždycky předmět?
Jistě, to je to nejdůležitější. Pokud jej vynecháte, prohřešujete se proti takzvané „netiketě“. Předmět zprávy často rozhoduje o tom, jestli na ni adresát bude vůbec reagovat. Musí zaujmout natolik, aby si příjemce mail otevřel. Měl by být tak výstižný, aby se podle něj dala zpráva snadno najít. A nesmí být příliš dlouhý, řekněme do 50 znaků.

„Vizitka by na konci mailu neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat,“ říká Jan Dvořák.

Jan Dvořák, počítačová škola Gopas

Jak obsažná může být zpráva, aby ji ještě někdo četl?
Každý potřebuje denně reagovat na desítky e-mailů, takže pokud nechcete příjemce dopředu odradit, buďte struční a snažte se, aby text byl přehledný. Musíte-li poslat dlouhou zprávu s podrobnými informacemi, rozhodně to nedělejte hned v prvním kontaktu s adresátem.

Musím psát Vám, Vás, Vaši, nebo stačí malé písmeno?
U formálního e-mailu pro člověka, s nímž se dobře neznáte, je velké písmeno na místě. Důsledně hlídejte, aby bylo u všech oslovení.

Jakou formální úpravu zprávě dát?
Dodržujte běžné schéma: oslovení, představení, hlavní část, rozloučení a podpis. Volte standardní typ a velikost písma, které se dobře čtou. Mezi odstavce vkládejte prázdné řádky, text je pak přehlednější. Pozor na složité formátování, odrážky. Ne každý mailový klient si s tím poradí. Pokud to není záměr, nepoužívejte pouze velká písmena. V elektronické komunikaci znamenají zvýšený tón hlasu. A nakonec, nepřipojujte ke zprávě veliké přílohy - lidé si maily často stahují do chytrých telefonů a přílohy s mnoha megabyty je opravdu nepotěší.

Musím na konec zprávy vždy umístit vizitku?
Nemusíte. Ale vizitka by neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat. Připravte si různé varianty podpisů: formální pro pracovní komunikaci, běžnou provozní pro každodenní styk a neformální pro poštu přátelům, i když pro tu je vhodnější soukromá e-mailová adresa, ta pracovní je přece jen majetkem zaměstnavatele.

Jaké je nejvhodnější rozloučení? S pozdravem? Pěkný den?
Záleží na vás. Já osobně se vždy podívám na začátek e-mailu, a pokud tam přeji hezký den, na konci využiji jinou variantu. Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Opravte všechny překlepy a pravopisné chyby. A šetřete smajlíky - do oficiálního mailu nepatří vůbec.

Autor:



Nejčtenější

Automobilky přitvrzují. Ceny aut letí nahoru

Zdražování aut

Možná jste si toho všimli sami, pokud uvažujete o koupi auta a sledujete ceníky. V některých se najednou objevily vyšší...

Proč jsou kanály kulaté? Obvyklé i nezvyklé otázky padající u pohovorů

Ilustrační snímek

Při pracovním pohovoru čelí uchazeči různým otázkám personalistů. Třeba dotaz „Jaké jsou vaše silné a slabé stránky?“...



Dostali žárovky jako dárek, pak je měli draze zaplatit

Za žárovky jako dárek měl zaplatit skoro sedm tisíc. Ilustrační snímek

Žárovky jako dárek při podpisu smlouvy s novým dodavatelem energií jsou letitý šlágr. Smutné je, že si na takový dárek...

Zažil úspěch i pád. Dnes mluví o renesanci podnikání se zážitky

Jan Hájek

Před deseti lety založil firmu na zážitky. Lidem nabízí lety balonem, jízdu v rychlém autě, adrenalin ve větrném tunelu...

Polovina Čechů dá pod stromeček peníze, je to podle psychologa správné?

Ilustrační snímek

Darovat k Vánocům obálku s penězi v letošním roce plánuje 48 % Čechů. Vyplynulo to z aktuálního průzkumu finanční...

Další z rubriky

Zrušíme hotovost, sílí hlasy. Co by to přineslo, rozebírá ekonomka

Ilustrační snímek

Objem bezhotovostních plateb výrazně narůstá. Co se stane, když peníze budou jen virtuální a skutečné peníze přestanou...

Tři osvědčené zásady, jak se vyhnout pracovnímu stresu z termínů

Ilustrační snímek

Stresuje vás, že máte před sebou úkol s pevně stanoveným termínem, o kterém víte, že je šibeniční? Nebo se umíte...

Naše práce je dřina, uchazeče to odrazuje, říká pekař

Meduna

Je brzy ráno, stojím v pekárně čakovického hypermarketu Globus a vypadám jak šmoula. Na sobě mám bílý ochranný hábit a...

Další nabídka

Kurzy.cz

Postaví se Rusko Saudské Arábii a zvrátí růstový trend cen ropy?
Postaví se Rusko Saudské Arábii a zvrátí růstový trend cen ropy?

Napětí mezi Ruskem a Organizací zemí vyvážejících ropu (OPEC) se prohlubuje ve chvíli, kdy se členové organizace chysta... celý článek



Najdete na iDNES.cz