Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Nekonečný boj s pracovními žrouty času

aktualizováno 
Jsou rozlezlí po kancelářích jako skřítci. Skrývají se pod stoly v zasedačkách, přespávají v e-mailových boxech a parazitují v mobilních telefonech. Každou chvíli vrazí do dveří nebo zákeřně vyžadují pozornost v pátek odpoledne a těsně před odjezdem na dovolenou. Řeč je o všudypřítomných žroutech času.
Ilustrační snímek

Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Žrout č. 1: Neefektivní rutinní činnost

Valná část kancelářské práce má rutinní charakter. Po skončení každého většího úkolu zvažte, co nového jste se naučili a jak by se to příště dalo udělat lépe nebo efektivněji.

Žrout č. 2: Jednání

Na konci jednání se zamyslete (a proberte s kolegy), v čem bylo dobré, v čem se příliš nepovedlo a jak by se dalo zlepšit. Stěžují si účastníci pravidelně na to či ono? Požádejte každého, aby přišel s návrhem na zlepšení. Z časového hlediska je snazší jednou vše analyzovat a zlepšit než trávit neproduktivní hodiny v zasedačkách.

Žrout č. 3: Telefon

Aktivujte si hlasovou schránku či záznamník a později vyřizujte telefonáty postupně. Používejte handsfree nebo hlasitý odposlech, abyste se mohli pohybovat po kanceláři a dělat případně více věcí najednou (ženy to údajně zvládají bravurněji než muži).

Žrout č. 4: Schůzky

Snažte se vyhnout takovým schůzkám, které protistrana pravidelně na poslední chvíli ruší. Pokud se schůzky odehrávají mimo kancelář, odejděte při čekání delším než 10 minut (to lze praktikovat s kýmkoli, jedině snad s výjimkou šéfa). Schůzky si můžete domlouvat také ve své kanceláři: během případného čekání lze pracovat. Je-li to možné, vyřizujte vše po telefonu.

Žrout č. 5: E-mail

Investujte čas do systematického třídění zpráv v došlé poště. Vytvořte si podsložky rozdělené podle důležitých zákazníků nebo tématu zpráv. E-maily vyřizujte (formou smazání/přečtení a odpovědi) okamžitě, nevracejte se k nim. Čtěte pravidla e-mailové etikety – inspiraci najdete na internetu.

Žrout č. 6: Pošta

Klasickou poštu by měla vyřizovat asistentka – pokud nějakou máte. Šetří to váš čas a jí to pomáhá lépe se obeznámit s vaší prací.

Žrout č. 7: Zapomínání

Máte-li tendenci zapomínat, ať už se jedná o cokoli – například slíbené telefonáty – nastavte si upomínky v počítači.

Žrout č. 8: Odkládání práce a přeskakování

Neodkládejte vyřizování úkolů – zejména těch krátkých – na později. Dvouminutový úkon nestojí za to, abyste jej evidovali v diáři či nosili v hlavě. Vyhněte se pokušení odložit napůl dokončenou práci a vrhnout se na další. I když se k ní hodláte později vrátit, časově je výhodnější dokončovat práci postupně.

Žrout č. 9: Vyrušení a nucená přerušení práce

Chystáte-li se na určitou dobu přerušit práci (odjíždíte třeba na dovolenou), napište si poznámky, kde jste skončili a co máte rozpracováno. Až se vrátíte, rychleji navážete a snáze se vrátíte do pracovního tempa.

Žrout č. 10: Nespolehliví dodavatelé

Máte reklamní agenturu a tiskárna vám pravidelně dodává výtisky na poslední chvíli, případně po termínu? Musíte dodavatele pracně urgovat? Zvažte, zda se nevyplatí obrátit se jinam.

Žrout č. 11: Nedostatečná organizovanost

Život bez diáře, elektronického nebo papírového, je složitější. Plánovací systém je zárukou časových úspor a pomáhá i při budování pověsti spolehlivého člověka. Plánování s předstihem ocení i vaše srdce, které nebude vystaveno krizím při honění termínů. Dobré plánování času zahrnuje i rezervu na řešení úkolů.

Žrout č. 12: Zanedbávání sebe sama

Důležitou součástí dobrého řízení času je i péče o sebe sama – sport, relaxace, osobní hygiena, duševní očista apod. Z dlouhodobého hlediska se nevyplatí zanedbávat spánek či zdravou stravu. Plánujte volný čas stejně systematicky jako obchodní schůzky či návštěvy u lékaře.

Žrout č. 13: Ignorování energetických hladin

Nedokážete-li plánovat podle svých přirozených energetických hladin, ztrácíte kromě energie i čas. Aktivity vyžadující nejvyšší koncentraci vykonávejte v době, kdy má vaše tělo nejvíce energie. U někoho to mohou být časné ranní hodiny, u jiného pozdní večer.

pro více informací se můžete podívat na:


Autor:


Nejčtenější

Rodiny začínají počítat jinak. Podívejte se, na co Čechům schází peníze

Ilustrační snímek

Finanční situace českých domácností se vylepšuje. Jako dobrou ji vnímají čtyři pětiny rodin. Přesto osmdesát procent...

Pořídit si malou cukrárnu odradí i ty nejotrlejší, říkají podnikatelé

Ilustrační snímek

Dvacet stanovisek a ohlášení před zahájením činnosti a až třicet kontrol v rámci běžného provozu. Na to se musí...



První obchodní počin byl fiaskem, dnes jeho firma funguje už 26 let

Mít vlastní obchod byl vždycky jeho sen.

Jeho otec byl vášnivý zahradník. Zdeněk Adam mu musel od malička pomáhat a nenáviděl to. Přesto se dnes zahradničením...

Na splátku hypotéky padne průměrně 42 procent příjmů. A bude hůř

Ilustrační snímek

Pořídit si vlastní bydlení na hypotéku bude od 1. října výrazně složitější. Pro 13 procent Čechů jsou změny motivací...

Propustit zaměstnance je v Česku dost obtížné a drahé, říká studie

Ilustrační snímek

V České republice jsou pravidla pro propuštění zaměstnance jedna z nejpřísnějších v Evropě. Je nemožné se rozloučit se...

Další z rubriky

Z malé firmy vybudovala největší pražírnu ořechů ve střední Evropě

Jana Kremlová, generální ředitelka firmy Alika

Janě Kremlové a jejímu manželovi Pavlovi se podařilo z mála vytlouci malý zázrak. Před čtvrtstoletím si pořídili první...

Překvapte kolegy promyšlenou prezentací. Chce to vtip a správné obrázky

Ilustrační snímek

Prezentace v práci před nadřízenými a kolegy má rád málokdo. Potvrzují to průzkumy, jejichž respondenti tvrdí, že při...

Má se v práci mluvit o nemoci, nebo ne? Co na to odborníci

Ilustrační snímek

Je to otázka téměř hamletovská. Má zaměstnanec oznámit nadřízenému a kolegům, když vážně onemocní, nebo nemá? Z...

Americké akcie se opět vzdalují zbytku světa / BIG EXPERT - akcie: týden od 13. ...

Americké akcie se opět vzdalují zbytku světa / BIG EXPERT - akcie: týden od 13. ...

Kurzy.cz Názory expertů na budoucí vývoj vybraných akcií na českém kapitálovém trhu v horizontu jednoho měsíce a půl roku, v týd...

Najdete na iDNES.cz