Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Nekonečný boj s pracovními žrouty času

aktualizováno 
Jsou rozlezlí po kancelářích jako skřítci. Skrývají se pod stoly v zasedačkách, přespávají v e-mailových boxech a parazitují v mobilních telefonech. Každou chvíli vrazí do dveří nebo zákeřně vyžadují pozornost v pátek odpoledne a těsně před odjezdem na dovolenou. Řeč je o všudypřítomných žroutech času.
(ilustrační snímek)

(ilustrační snímek) | foto: Profimedia.cz

Žrout č. 1: Neefektivní rutinní činnost

Valná část kancelářské práce má rutinní charakter. Po skončení každého většího úkolu zvažte, co nového jste se naučili a jak by se to příště dalo udělat lépe nebo efektivněji.

Žrout č. 2: Jednání

Na konci jednání se zamyslete (a proberte s kolegy), v čem bylo dobré, v čem se příliš nepovedlo a jak by se dalo zlepšit. Stěžují si účastníci pravidelně na to či ono? Požádejte každého, aby přišel s návrhem na zlepšení. Z časového hlediska je snazší jednou vše analyzovat a zlepšit než trávit neproduktivní hodiny v zasedačkách.

Žrout č. 3: Telefon

Aktivujte si hlasovou schránku či záznamník a později vyřizujte telefonáty postupně. Používejte handsfree nebo hlasitý odposlech, abyste se mohli pohybovat po kanceláři a dělat případně více věcí najednou (ženy to údajně zvládají bravurněji než muži).

Žrout č. 4: Schůzky

Snažte se vyhnout takovým schůzkám, které protistrana pravidelně na poslední chvíli ruší. Pokud se schůzky odehrávají mimo kancelář, odejděte při čekání delším než 10 minut (to lze praktikovat s kýmkoli, jedině snad s výjimkou šéfa). Schůzky si můžete domlouvat také ve své kanceláři: během případného čekání lze pracovat. Je-li to možné, vyřizujte vše po telefonu.

Žrout č. 5: E-mail

Investujte čas do systematického třídění zpráv v došlé poště. Vytvořte si podsložky rozdělené podle důležitých zákazníků nebo tématu zpráv. E-maily vyřizujte (formou smazání/přečtení a odpovědi) okamžitě, nevracejte se k nim. Čtěte pravidla e-mailové etikety – inspiraci najdete na internetu.

Žrout č. 6: Pošta

Klasickou poštu by měla vyřizovat asistentka – pokud nějakou máte. Šetří to váš čas a jí to pomáhá lépe se obeznámit s vaší prací.

Žrout č. 7: Zapomínání

Máte-li tendenci zapomínat, ať už se jedná o cokoli – například slíbené telefonáty – nastavte si upomínky v počítači.

Žrout č. 8: Odkládání práce a přeskakování

Neodkládejte vyřizování úkolů – zejména těch krátkých – na později. Dvouminutový úkon nestojí za to, abyste jej evidovali v diáři či nosili v hlavě. Vyhněte se pokušení odložit napůl dokončenou práci a vrhnout se na další. I když se k ní hodláte později vrátit, časově je výhodnější dokončovat práci postupně.

Žrout č. 9: Vyrušení a nucená přerušení práce

Chystáte-li se na určitou dobu přerušit práci (odjíždíte třeba na dovolenou), napište si poznámky, kde jste skončili a co máte rozpracováno. Až se vrátíte, rychleji navážete a snáze se vrátíte do pracovního tempa.

Žrout č. 10: Nespolehliví dodavatelé

Máte reklamní agenturu a tiskárna vám pravidelně dodává výtisky na poslední chvíli, případně po termínu? Musíte dodavatele pracně urgovat? Zvažte, zda se nevyplatí obrátit se jinam.

Žrout č. 11: Nedostatečná organizovanost

Život bez diáře, elektronického nebo papírového, je složitější. Plánovací systém je zárukou časových úspor a pomáhá i při budování pověsti spolehlivého člověka. Plánování s předstihem ocení i vaše srdce, které nebude vystaveno krizím při honění termínů. Dobré plánování času zahrnuje i rezervu na řešení úkolů.

Žrout č. 12: Zanedbávání sebe sama

Důležitou součástí dobrého řízení času je i péče o sebe sama – sport, relaxace, osobní hygiena, duševní očista apod. Z dlouhodobého hlediska se nevyplatí zanedbávat spánek či zdravou stravu. Plánujte volný čas stejně systematicky jako obchodní schůzky či návštěvy u lékaře.

Žrout č. 13: Ignorování energetických hladin

Nedokážete-li plánovat podle svých přirozených energetických hladin, ztrácíte kromě energie i čas. Aktivity vyžadující nejvyšší koncentraci vykonávejte v době, kdy má vaše tělo nejvíce energie. U někoho to mohou být časné ranní hodiny, u jiného pozdní večer.

pro více informací se můžete podívat na:


Autor:


Hlavní zprávy

Další z rubriky

Ilustrační snímek
Srovnání: kdy má podnikatel zůstat OSVČ a kdy se mu vyplatí společnost

Asociace malých a středních podniků a živnostníků srovnala z právního a daňového pohledu, co je pro podnikatele výhodnější - zda nést titul osoby samostatně...  celý článek

Ilustrační snímek
Poradna: Proč si zřizovat soukromou datovou schránku a na co dát pozor

Stále více lidí uvažuje o zřízení osobní datové schránky, aby mohli pohodlněji komunikovat se státními orgány. Jaké jsou výhody a nevýhody datové schránky, to...  celý článek

Ilustrační snímek
Tradiční benefity netáhnou, lidé chtějí příspěvek na bydlení nebo relax

Minimální nezaměstnanost a boj o uchazeče, který vedou firmy napříč obory, se odráží i v nabídce nefinančních benefitů. Objevují se bonusy, o kterých ještě...  celý článek

Další nabídka

Kurzy.cz

Výsledky voleb a preferenční hlasy. Koho voliči dostali do sněmovny?
Výsledky voleb a preferenční hlasy. Koho voliči dostali do sněmovny?

Hvězdou letošních voleb je teprve jednadvacetiletý Dominik Feri, který se z posledního místa na pražské kandidátce TOP ... celý článek

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.