1. Analyzujte svůj pracovní den
Udělejte si „snímek“ svého pracovního dne. „Vezměte si tužku a papír a během dne si zapisujte všechno, co děláte a kolik vám to zabere času,“ doporučuje Petr Růžička z poradenského institutu Aktip, který nabízí konzultace při plánování času, takzvaném „time managementu“ (z anglického: time = čas; manage = řídit).
K analýze zvolte typický pracovní den s běžným vytížením. „Tužku si dejte nejlépe na provázek na krk a zapisujte si každý detail, například, jak dlouho se připravujte na nějakou práci, kolik času vám zabere telefonování, oběd, ale třeba i cesta na toaletu,“ dává návod Petr Růžička.
Pokud mají vaše pracovní dny rozdílný režim, zmapujte je všechny. „Nedoporučuji to ale dělat celý týden v kuse. V jednom týdnu se zaměřte třeba na pondělí, ve druhém na úterý,“ doplňuje Růžička.
2. Seřaďte úkoly podle důležitosti
Druhým krokem je rozdělení jednotlivých činností podle jejich významu. „Často zjistíme, kolik jich je zbytečných nebo neefektivních,“ poznamenává time manager Martin Heger.
V time managementu se rozlišují všechny činnosti na důležité a nedůležité; naléhavé a nenaléhavé. „Za důležité označujeme to, co je naší prioritou. Naléhavost úkolu se posuzuje podle toho, jak rychle má být hotový,“ vysvětluje Heger. Tak třeba odevzdat šéfovi návrh nového projektu je důležité. Pokud však máme několikatýdenní rezervu, nejde o úkol naléhavý. Tím je například žádost kolegy, abyste s ním do konce týdne zašli na pivo. Důležitost takového požadavku však nebývá zpravidla vysoká.
Vytvořte si jednoduchý graf. Na papír nakreslete dvě kolmé osy. Ty vám rozdělí plochu na čtyři políčka. Do prvního vepište činnosti, které jsou důležité a NEnaléhavé, do druhého úkoly důležité a naléhavé, do třetího NEdůležité a NEnaléhavé a do posledního NEdůležité a naléhavé.
3. Pochytejte zloděje času
Teď porovnejte důležitost a naléhavost každé činnosti s tím, kolik jí věnujete času. Den si do budoucna plánujte tak, abyste se zbavili nedůležitých činností, které vás okrádají o čas.
Time manažeři považují za nešvar i upřednostňování naléhavých úkolů před důležitými. Nejvýhodnější je soustředit se na důležité činnosti, které příliš nespěchají. Můžeme si na nich dát záležet a ve spěchu nic neopomenout. V plánu do budoucna si nechte na vše důležité dostatečnou rezervu. Omezíte tak stresující kategorii „důležité a naléhavé“, která nejvíc znepříjemňuje život.
Každý pracovní den začněte plněním těch nejdůležitějších úkolů, méně důležité odsuňte na později. Nejméně důležité, pokud to jde, předejte jiným. Schopnost vzdát se toho, co nepatří mezi vaše priority, a důvěřovat jiným, že vás zastanou, by měl ovládat každý, kdo se chce naučit hospodařit s časem.
