Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Nepodceňujte e-maily, mohou vám i pořádně uškodit

aktualizováno 
E-maily jsou rychlé, přehledné, doložitelné, ovšem mají i svá negativa, na která spousta lidí zapomíná. Víte, co si v e-mailu nesmíte dovolit a na co je třeba dát při e-mailové komunikaci pozor?
Důležité je zachovat určitý rámec, úpravu a přehlednost.

Důležité je zachovat určitý rámec, úpravu a přehlednost. | foto: Profimedia.cz

E-maily jsou úžasné nejen již zmíněnými kvalitami, ale také tím, co všechno k nim můžete připojit k dokreslení, úplnosti posílané informace – texty, grafiku, video, programy. Navíc když si odmyslíte cenu za připojení k internetu, jsou zdarma. To všechno jim oproti SMSkám, faxu a telefonátům jasně nahrává do karet. Zanedbatelný není ani počet lidí, kteří jsou permanentně v průběhu pracovní části dne na e-mailu (ať už na počítači či na mobilu, PDA), tudíž lze předpokládat, že jim zaslaná informace dorazí záhy, stejně jako to, že vám velice rychle na vaši zprávu zareagují.

Čím mají e-maily nad dopisy navrch
Stejně jako e-maily zatínají tipec faxům, ani obchodní dopisy nezůstaly bez jizvy. Zatímco obchodním dopisům zůstává vysoký punc formality, která se obecně dodržuje adekvátně účelu, který obchodní dopisy splňují (významné výzvy, potvrzení, pozvánky, doplněk smluv, poděkování atd.), e-maily umožňují volit daleko méně formální cestu. Zvláště pak mezi obchodními partnery, kolegy, nadřízenými a podřízenými, kteří spolu touto cestou komunikují často.

Je celkem běžné, že se pak postupem častého mailování mezi těmito lidmi vytrácí oslovování tituly (dokonce se často objevuje až oslovování křestním jménem, byť si oba vzájemně vykají), odpadávají oficiální podpisy s uvedením funkce a adresy firmy, z celých jmen zůstává v podpisu pouze příjmení, nebo dokonce zkratky. Je to prostě tím, že lidé obecně kladou větší důraz na obsah sdělení v e-mailu namísto oficialit.

Rovněž z e-mailů často mizí diakritika, čímž si odesílatelé zjednodušují práci, zvláště pokud kromě české e-mailové korespondence v průběhu dne vyřizují i cizojazyčnou. Ale je to v pořádku, kvůli chybějící diakritice se jistě nikdo neurazí. Na co je třeba klást ovšem důraz, to je gramatická správnost zasílaného textu. Dokážete si asi představit, co si o vás příjemce e-mailu pomyslí, když budete mít v e-mailu 4 hrubky. Pokud si nejste jisti automatickou správností gramatiky vašeho psaného textu, raději si po sobě e-mail vždy ještě jednou přečtěte, než kliknete na tlačítko odeslat. Tím spíše, pokud cítíte, že je vámi zasílaný e-mail profesně či jinak důležitý.

Když formální, tak na 100 procent 
A když už jsme u těch významných e-mailů (skutečně formálních), které nespadají do výše rozebrané skupiny – tedy těch se zkratkou místo podpisu a oslovením křestním jménem, pojďme se podívat, jak by vlastně měly vypadat. Zbystřit byste měli především pro případy, kdy zasíláte novému obchodnímu partnerovi svou nabídku, kdy komunikujete s úřady, kdy řešíte pracovní záležitosti s nejvyšším vedením a podobně.

Důležité je zachovat určitý rámec, úpravu a přehlednost. Začínáme oslovením ve stylu Vážený pane řediteli, Vážený pane inženýre, Vážená paní Hrušková atd. Následující text rozdělujeme do přehledných odstavců, třicetiřádkový masiv textu se čte opravdu špatně. Klademe důraz na mezery, čárky a - jak už jsme zmínili - gramatickou bezchybnost. Na konci nezapomeneme pozdravit (S pozdravem, S přáním hezkého víkendu atd.) a nejlépe se podepisujeme celým pracovním podpisem. Kromě našeho jména a titulů, pokud na nich bazírujeme, by měl obsahovat název naší funkce, adresu firmy (včetně webových stránek firmy) a kontakty, na kterých je možné nás zastihnout – pevná linka, mobil, fax.

Pozor na velké přílohy a na vetřelce
Budete-li přikládat další soubory (text, video apod.), nezapomeňte na to v e-mailu upozornit, ať nevzniknou zmatky tím, že přílohy adresát přehlédne. Co se týče příloh, při jejich přikládání k e- mailu myslete na to, že ani vaše e-mailová schránka, ani adresátova není neomezená. Neposílejte proto soubory o velikosti 10 MB apod. Dobré je se pro jistotu adresáta přeptat, jak velkou záležitost mu můžeme poslat, případně kam poslat, aby mu e-mail dorazil. Velký soubor lze rozdělit na části, ale také poslat například přes ICQ a nebo úplně mimo e-mail – například na CD poštou či kurýrem.

Používání e-mailů ke všemožným typům zpráv je už dnes tak rozšířené a tak samozřejmé, že lidé často zapomínají na nebezpečí, které je s e-maily spojeno. Řeč je nejen o internetových pirátech, kteří si rádi zaútočí na citlivá firemní data, ale také o zaměstnancích IT. I ti mají k vašemu počítači, jeho datům a také e-mailům prakticky neomezený přístup. Proto, pokud víte, že informace, které potřebujete druhému sdělit, jsou opravdu "choulostivé" (mohly by být zneužity, využity konkurencí k vašemu potopení apod.), zvolte raději jinou cestu pro sdělení – nejlépe ústně, poštovním dopisem, popřípadě alespoň telefonicky.

Autor:


Nejčtenější

Rodiny začínají počítat jinak. Podívejte se, na co Čechům schází peníze

Ilustrační snímek

Finanční situace českých domácností se vylepšuje. Jako dobrou ji vnímají čtyři pětiny rodin. Přesto osmdesát procent...

Pořídit si malou cukrárnu odradí i ty nejotrlejší, říkají podnikatelé

Ilustrační snímek

Dvacet stanovisek a ohlášení před zahájením činnosti a až třicet kontrol v rámci běžného provozu. Na to se musí...



První obchodní počin byl fiaskem, dnes jeho firma funguje už 26 let

Mít vlastní obchod byl vždycky jeho sen.

Jeho otec byl vášnivý zahradník. Zdeněk Adam mu musel od malička pomáhat a nenáviděl to. Přesto se dnes zahradničením...

Na splátku hypotéky padne průměrně 42 procent příjmů. A bude hůř

Ilustrační snímek

Pořídit si vlastní bydlení na hypotéku bude od 1. října výrazně složitější. Pro 13 procent Čechů jsou změny motivací...

Porovnali jsme osm možností, kdy a jak spořit pro své potomky

Ilustrační snímek

Pokud to dovolí finanční situace, spořit pro děti se snaží nejen rodiče, ale často i prarodiče. Způsobů a produktů,...

Další z rubriky

Má se v práci mluvit o nemoci, nebo ne? Co na to odborníci

Ilustrační snímek

Je to otázka téměř hamletovská. Má zaměstnanec oznámit nadřízenému a kolegům, když vážně onemocní, nebo nemá? Z...

Schichtové: Jak jejich slavné mýdlo s jelenem proslavilo Ústí v Evropě

Dobové reklamní panely kosmetické značky Elida z ústecké společnosti Schicht

Vybudovali obrovský podnik, zaměstnávali tisíce lidí. Chtěli konkurovat Škodě a Tatře. Jenže podobně jako u jiných...

Historie zlata: bohatství našli u Klondiku zlatokopové i podnikatelé

Zlato na Aljašce lidé objevili 16. srpna 1896 u ústí potoka Rabbit Creek do...

Zlatem se platilo už v roce 700 před naším letopočtem. Přežilo bankroty a drží si svou cenu. Jde o jeden z oblíbených...

Akciové podílové fondy – hvězda Turecka padá dolů a táhne s sebou i české invest...

Akciové podílové fondy – hvězda Turecka padá dolů a táhne s sebou i české invest...

Kurzy.cz Jednoznačným „poraženým“ co se výkonnosti za uplynulý měsíc týče, jsou akciové podílové fondy se zaměřením na Turecko, ...

Najdete na iDNES.cz