S jistou mírou nadsázky se toto pravidlo dá chápat jako univerzální princip uspořádání světa či dokonce jako projev jeho „kosmické nevyváženosti“. Z praktického hlediska jde však o velmi důležité pravidlo, které dává možnost lépe se vyrovnávat s tlaky moderního života. Bez přehánění ho lze považovat za jeden z nejjednodušších i nejúčinnějších návodů k myšlení a jednání vůbec.
Pravidlo odráží zkušenost, že skutečně významné činnosti, ale i věci, události či lidé, spadající do určité skupiny, tvoří jen její poměrně malou část. Jejich podíl, a to bez ohledu na povahu souboru, do kterého patří, bývá navíc poměrně stálý, a představuje zhruba dvacet procent. Přesto však na ně připadá rozhodující, zhruba osmdesátiprocentní podíl výsledků dané skupiny jako celku.
Příklady z praxe
Důvod, proč toto pravidlo, označované po jeho autorovi, italském ekonomovi Vilfredu Paretovi, jako pravidlo Paretovo, odporuje naší intuici, je jednoduchý. Intuitivně totiž většinou předpokládáme, že stejné úsilí, vynaložené v různých směrech, povede i ke stejným výsledkům. Skutečnost je však jiná.
Projevů tohoto pravidla je téměř neomezené množství. Řada z nich se dotýká práce, podnikání, investování či managementu. Příkladem je fakt, že zhruba osmdesát procent firemního zisku většinou přináší 20 % zákazníků, že 80 % procent celkových výnosů firmy bývá výsledkem 20 % procent vynaložených investic (či vytvořených aktiv), že 80 % nových zakázek získává 20 % prodejců, 80 % stížností přichází od 20 % zákazníků nebo že 80 % nemocnosti připadá na 20 % zaměstnanců.
Jan Urban (1953)
 |
Podobně většinou platí, že 80 % času, stráveného diskusemi na poradách, připadá na 20 % procent diskutujících, že 80 % všech připomínek, padajících při nejrůznějších prezentacích, přichází od 20 % jejich účastníků, nebo že 80 % času, který vedoucí věnují svým zaměstnancům, připadá na 20 % z nich. Často platí i to, že 80 % chyb, kterých se zaměstnanci dopouštějí, je dílem 20 % z nich.
Rozumné řízení firem i dalších organizací toto pravidlo respektuje a řídí se jím. Svou pozornost, čas, zdroje i úsilí soustřeďuje tam, kde přinášejí (nebo kde je jich zapotřebí) nejvíce. A neplýtvá jimi v oblastech a situacích, které nic podstatného nepřinášejí.
Pravidlo funguje i v osobním životě
Ve stejném duchu působí Paretův princip i v osobním životě. V souladu s ním totiž většinou platí, že 20 % činností, které během dne vykonáváme, má stejný či dokonce větší dopad než zbývajících 80 %, nebo že 80 % výsledků naší práce plyne z pouhých 20 % úsilí či zdrojů, které jsme na jejich dosažení vynaložili.
Obdobný poměr existuje často i ve vztahu k našemu volnému času: 80 % z něj věnujeme činnostem, které nám přinášejí jen 20 % z celkového potěšení, které v jeho průběhu získáme. Dámy si možná všimnou i toho, že 80 % času tráví ve 20 procentech svého oblečení.
Uvedenou skutečnost můžeme přitom pochopitelně vyjádřit i naopak. Tedy například tak, že 80 % času či úsilí, které vynakládáme, vytváří jen 20 % veškerých výsledků, kterých jsme dosáhli.
Doporučení, které z pravidla 80/20 plyne, tak není složité. Jeho podstatou je, že k dosažení maximálního efektu s minimálními náklady, časovými i věcnými, je třeba zaměřit svou činnost směrem, který je pro dosažení očekávaných výsledků rozhodující. Prakticky to znamená, že k dosažení co nejlepších výsledků nemusí být vždy třeba pracovat déle nebo více. Ve většině případů stačí svou práci a úsilí správně zaměřit. Tedy orientovat ji tam, kde přináší nejvyšší efekt.
Důležité či rozhodující činnosti nelze pochopitelně stanovit obecně: pro každého spočívají v něčem jiném. Co obecně stanovit lze, však je, že jde o činnosti, které nás prokazatelně nejvíce přibližují našim dlouhodobějším, pracovním či osobním cílům.
Kdy a jak pravidlo využít
Paretovo pravidlo slouží především jako nástroj pro lepší využití času a vynaloženého úsilí. Slouží však i k omezení stresu a lepšímu stanovení vlastních cílů. Využít se dá například v těchto situacích:
1. Nakládání s omezeným časem
Důležité je toto pravidlo především v situacích, kdy nám náš omezený čas neumožňuje provést vše, o čem se domníváme, že bychom provést měli. V této situaci je třeba si uvědomit, že rozhodující přínos z našich činností či úkolů plyne zpravidla jen z několika z nich. A položit si otázku, které položky na našem seznamu úkolů jsou skutečně důležité, a je třeba je vykonat především.
Není vyloučené, že dojdeme k závěru, že rozhodující či skutečně důležité jsou v dané chvíli jen úkoly dva nebo tři. V souladu s Paretovým pravidlem si přesto můžeme být téměř jisti, že když je vybereme správně, pak svého cíle z velké a podstatné části dosáhneme.
Nemusí nás proto trápit stres či pocit viny, že jsme nevykonali vše: velmi pravděpodobně jsme vzhledem k omezenosti času dosáhli dokonce více, než pokud bychom k úkolům přistupovali postupně a snažili se je vykonat všechny, jeden po druhém.
2. Zábrana proti rozptylování
Pravidlo 80/20 brání i nebezpečí, že naši pozornost odvedou úkoly druhořadé, a že tak přes značný čas a vynaložené úsilí ve skutečnosti ničeho podstatného nedosáhneme.
Týká se to například situací, kdy seznam úkolů, který před námi stojí, je velmi dlouhý, a svými nároky nás znervózňuje – bere nám odhodlání pustit se do nich co nejdříve. Podobná je situace, kdy nás rozsáhlé či nepříjemné úkoly vedou k pokušení (které nemusí být vědomé), věnovat se přednostně těm jednodušším nebo méně významným z nich, a ty složitější, o to však významnější, odkládat. Což může znamenat, že se k nim nedostaneme nikdy.
I zde pomůže, pokud seznam svých úkolů zredukujeme, a to na ty, které jsou skutečně podstatné. Zabráníme tím nejen stresujícím obavám, že všechny úkoly nesplníme, ale i možnosti, že svou pozornost soustředíme na úkoly nevýznamné.
3. Stanovení osobních cílů
Důležitou oblastí pro uplatnění Paretova pravidla, je i formulace osobních cílů. V souladu s ním je při jejich formulaci určit především ty, které jsou pro nás skutečně dlouhodobě důležité. Tedy ty, které odpovídají našim hlavním přáním či potřebám.
I zde totiž platí, že dosažením omezeného počtu skutečně významných cílů zpravidla dosáhneme více, než když utrácíme svůj čas sledováním těch, jejichž vliv na naši spokojenost není podstatný.
4. Obrana před stresem a ztrátou energie
Pravidlo 80/20 není jen obranou před plýtvání časem. Slouží i jako nástroj proti ztrátě osobní energie. Ta většinou bývá spojena s nejrůznějšími zbytečnými příčinami stresu.
Využití Paretova pravidla v tomto případě znamená uvědomit si, že většina věcí či událostí, kterými se lidé trápí či stresují, ať již současných, minulých nebo těch, které očekávají v budoucnu, většinou nemá z dlouhodobějšího hlediska velký význam. Často jde spíše o drobnosti nebo dokonce jen smyšlené problémy, které ve skutečnosti nemají na život podstatný vliv.
5. Hledání produktivních zvyklostí
Pravidlo 80/20 nedává návod, čemu se věnovat a čeho se vyvarovat. Upozorňuje však na to, že dopad a význam našich činností je nevyvážený.
Nejdůležitější poučení, které z něj plyne, proto říká, že svým zvyklostem bychom měli věnovat pozornost. Řada z nich včetně těch nepříliš produktivních má totiž tendenci bobtnat, často na úkor těch, které jsou zdrojem úspěchu. Znalost Paretova pravidla umožňuje tomuto nebezpečí čelit: brání tomu, aby se 80 % našich zvyklostí postupně zařadilo mezi ty, které nejsou příliš produktivní.
