Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Porada musí mít výsledek

aktualizováno 
Na poradu byste se měli připravit. Pak bude jasná a stručná. Dobré je také stanovit časový plán a pravidla diskuse. Hlavní je, aby porada měla nějaký efekt.
Žádnému z témat na poradě nevěnujte více než deset minut. Delší jednání nemá smysl.

Žádnému z témat na poradě nevěnujte více než deset minut. Delší jednání nemá smysl. | foto: Profimedia.cz

Vést dobře poradu je umění. Pokud ho budete ovládat, bude na jejím konci každému jasné, jaký je jeho úkol. A ten konec se nebude donekonečna protahovat, jak to bývá naopak při poradách, které ten, kdo je vede, nezvládá.

"Tak co navrhujete?" Zahájil poradu šéf firmy zabývající se propagací a ekonomickým poradenstvím. "Možná bychom mohli pro naše klienty vymyslet nějaký nový seminář. Ale nevím," řekl rozpačitě. Odborníci, kteří učí manažery nad podobnými větami úpí: Takhle ne!

. rada

Aby byla porada užitečná, měla by být věcná, dobře připravená, proběhnout bez přílišných emocí a prázdného tlachání o ničem.

Mějte varianty řešení
Základní zásada pro úspěšnou a efektivní poradu zní: přijďte připraveni. To platí pro toho, kdo poradu vede, i pro její ostatní účastníky. Zjistěte si předem o probíraném problému pokud možno vše dostupné. Nebojte se udělat si poznámky a potřebné materiály si vezměte s sebou. Nespoléhejte, že se vše dozvíte až na místě a informace budete "lovit" v průběhu sezení.

Připravte si návrhy námětů a varianty jejich řešení. Je dobré být připraven na alternativu, že váš návrh bude odmítnut nebo se bude ostatním jevit jako nezajímavý. Bylo by chybou poté, co váš nápad nebo argument neuspěje, stáhnout se, nebo urazit a zbytek porady mlčet. Naopak správné je říct: Dobře, tohle ne. Navrhuji další postup.

Maximálně se snažte připravit i na řešitelskou poradu, tedy takovou, která se svolává narychlo ke konkrétnímu problému. Snažte se, byť na několik minut, které zbývají do začátku, zamyslet, s jakým návrhem řešení či argumentem k tématu byste mohli přispět vy osobně.

Stanovte předem formu
Připravte se nejen na obsah porady, ale předem stanovte i její formu. Sepište probíraná témata a stanovte orientačně čas, který jim chcete věnovat. Tohoto itineráře se držte. Klidně v průběhu porady upozorněte, že se čas určený pro dané téma chýlí ke konci a je třeba věc vyřešit. Zabráníte tak zbytečnému protahování. Žádnému z témat byste neměli věnovat více než deset minut. Pak totiž přestává být jednání efektivní.

Předem stanovte i pravidla diskuze, to znamená, kdy se bude možné k programu porady vyjadřovat a jak dlouho. Každému "řečníkovi" měřte čas. Upozorněte ho předem, že má na vystoupení třeba dvě minuty.

Nebojte se poradu na chvíli přerušit, pokud se začíná rozpouštět ve zbytečných slovech a nevede k jasnému výsledku. Krátká přestávka nebo i odklad například na druhý den přinesou do jednání čerstvý „vzduch“. A pro "zacyklené" problémy se snáze najde nová cesta a řešení. Nikdy ale nad nevyřešeným problémem nemávejte rukou s tím, že se vyřeší někdy později. Řešení odložit můžete, ale s pevně stanoveným termínem a úkolem zamyslet se nad ním s jasně danými pravidly.

Jasný výsledek je nutnost
Každá porada by měla začínat tímto sdělením: Sešli jsme se tu proto, abychom řešili nebo informovali o tom a tom problému. To znamená, že by měl být vždy jasně formulován její cíl.

Nedopusťte, aby se porada stala rutinou. K té svádí vše pravidelné. Může se stát, že když se budete scházet například každé pondělí v deset, někdy "nebude o čem mluvit", porada sklouzne k přátelskému klábosení a vznikne dojem, že tak to bude i příště. Tomu se lze vyhnout systémem účelových porad, které jsou svolávány nikoli k určitému času, ale ke konkrétnímu problému. Zkuste například vyměnit i styl porady. Nikde není psáno, že se při ní musí sedět. Při poradě lze i stát,.

Kdo by měl poradu vést? Nemusí to být nutně nejvýše postavený manažer a opakovaně jediná osoba. Naopak, pokud alespoň část porady povede pokaždé někdo jiný, donutí to všechny její účastníky aktivně se zapojovat, a nikoli ji "prospat".

Poradu je třeba ukončit ve stanovený čas a zbytečně ji neprotahovat. Zároveň by na jejím konci měl být jasně zformulován a zopakován její výsledek. Například: Dospěli jsme k takovému řešení. Nebo: Úkoly pro každého jsou jasné a stručně je vyjmenovat. Případně: Řešení se zatím nenašlo, dohodli jsme se, že budeme pokračovat zítra ve stanovenou dobu a do nové porady budou k problematice připraveny následující nové podklady.

Autoři:


Nejčtenější

Rodiny začínají počítat jinak. Podívejte se, na co Čechům schází peníze

Ilustrační snímek

Finanční situace českých domácností se vylepšuje. Jako dobrou ji vnímají čtyři pětiny rodin. Přesto osmdesát procent...

Pořídit si malou cukrárnu odradí i ty nejotrlejší, říkají podnikatelé

Ilustrační snímek

Dvacet stanovisek a ohlášení před zahájením činnosti a až třicet kontrol v rámci běžného provozu. Na to se musí...



KVÍZ: Víte, jaká je životní úroveň v Česku a kdo je chudý?

Ilustrační snímek

Podle statistik snědli Češi loni v průměru přes 80 kilo masa a 84 kilo ovoce. Průměrnému Čechovi se také zvýšila mzda,...

První obchodní počin byl fiaskem, dnes jeho firma funguje už 26 let

Mít vlastní obchod byl vždycky jeho sen.

Jeho otec byl vášnivý zahradník. Zdeněk Adam mu musel od malička pomáhat a nenáviděl to. Přesto se dnes zahradničením...

Na splátku hypotéky padne průměrně 42 procent příjmů. A bude hůř

Ilustrační snímek

Pořídit si vlastní bydlení na hypotéku bude od 1. října výrazně složitější. Pro 13 procent Čechů jsou změny motivací...

Další z rubriky

Pět tipů, jak během veder nenaštvat kolegy v práci

Ilustrační snímek

Parné léto nekončí, s vysokými teplotami stoupá i nervozita na pracovištích. Předmětem sporů může být klimatizace i...

Překvapte kolegy promyšlenou prezentací. Chce to vtip a správné obrázky

Ilustrační snímek

Prezentace v práci před nadřízenými a kolegy má rád málokdo. Potvrzují to průzkumy, jejichž respondenti tvrdí, že při...

Má se v práci mluvit o nemoci, nebo ne? Co na to odborníci

Ilustrační snímek

Je to otázka téměř hamletovská. Má zaměstnanec oznámit nadřízenému a kolegům, když vážně onemocní, nebo nemá? Z...

ČNB: Ať je koruna klidně slabší

ČNB: Ať je koruna klidně slabší

Kurzy.cz ČNB v srpnu podruhé v řadě zvýšila sazby, čímž je dostala nejvýše za skoro deset let a za stejnou dobu to bylo poprvé, ...

Najdete na iDNES.cz