Porada by neměla být delší než dvě hodiny, spolupracovníci však určitě ocení, když bude kratší. Zakažte vyrušování, nechte vypnout i mobilní telefony. Dejte všem předem program a stručné písemné podklady, získáte čas.
Jednotlivá vystoupení by neměla trvat déle než dvě až tři minuty, což by mělo platit i pro toho, kdo poradu vede. Postupně je dobré vedením porady pověřovat všechny členy týmu. Důležitým věcem věnujte velký prostor a malichernostem úměrně menší. Uvědomte si přitom, že lidé více mluví o tom, čemu rozumějí, a méně o tom, čemu ne.
| Co radí BESSEL KOK, zástupce generálního ředitele Českého Telecomu 1. Jmenujte vedoucího porady, který opravdu umí vést lidi. 2. Stanovte si dobu, kterou budete poradě věnovat. 3. Shrňte každých 5-10 minut dosavadní závěry z porady. 4. Veďte poradu tak, aby její účastníci cítili, že mohou ovlivnit rozhodování. 5. Na závěr shrňte úkoly z porady za pomocí jasného plánu aktivit, ve kterém uveďte cíle, osoby zodpovědné za jednotlivé úkoly a termíny plnění. |
Nenechávejte je proto diskutovat o tisícovkách a miliony rychle odmávnout. Nezapomínejte na záležitosti personální a vztahové. Jejich probrání napomáhá tmelení týmu. Je proto vždy na místě uvést nového pracovníka, popřát lidem k narozeninám a svátkům, zmínit jubilea.
Bujaré oslavy však na poradu nepatří. Ten, kdo vede poradu, by měl umět dobře komunikovat. Měl by si všimnout nálady lidí a zvolit uklidňující, či naopak povzbuzující tón. Je třeba také připomenout program a probrat splněné i nesplněné úkoly z předchozí porady.
Všichni účastníci by měli dostat prostor k vyjádření, nové či nesmělé spolupracovníky je k němu někdy potřeba vhodným způsobem vyzvat: "Tady Pepa nám k tomu ještě nic neřekl." "A co si o tom myslí naši noví kolegové?" Naopak osvědčené "mluvky" se hodí umravnit.
K probraným úkolům se nevracejte a nedovolte to ani dalším členům týmu. Nezapomínejte na zápisy, které mají být spíše rekapitulací úkolů včetně termínů a zodpovědných pracovníků než slohovou prací na téma průběh porady. Spolupracovníky určitě potěšíte, pokud je na závěr budete pozitivně stimulovat: "Já vím, čekají nás náročné úkoly, ale s vámi se toho nebojím."
