Na úvod pár čísel:
- Prezentující, kteří používají vizuální pomůcky, jsou o 43 % lepší v přesvědčování publika než ti přednášející, kteří povídají bez pomůcek. Zjistila to studie University of Minessota School of Management.
- Při mluveném projevu posluchači posuzují přednášejícího jen ze
7 % podle slov. Důležitější je pro ně tón hlasu (38 %) a řeč těla (55 %). To tvrdil psycholog Albert Mehrabian.
A teď k samotné tvorbě prezentace. Jak na ní?
1. Pozor na výběr obrázků
Dříve lidé využívali při prezentacích hlavně kliparty, tedy jednoduchý kreslený nebo ilustrační obrázek. Dnes jsou „in“ prvoplánová klišé z fotobank. Příkladem jsou podané ruce. Proto první vizuální klišé, která na vás vypadnou z fotobanky, rozhodně zavrhněte.
„Obrázek vyhledaný na základě asociace zafunguje mnohem lépe. Nebojte se hledat neotřelé obrázky na volných fotobankách, jako je třeba pixabay.com nebo použijte vlastní fotky,“ říká Marek Hrkal, zakladatel webu odprezentuj.cz.
Nejvhodnější formáty obrázků jsou: .jpg a .png. „Lze využít i v současnosti oblíbené .gif, ale opatrně s hýbajícími se obrázky, mohou vás okrást o pozornost publika,“ doplňuje Hrkal.
2. Jak pracovat s daty v prezentaci
Plný slajd se dvěma grafy a spoustou tabulek není podle Hrkala znakem dobře odvedené práce. Je nutné vybrat vhodná data, což vyžaduje nějaký čas. A ještě více času vyžaduje data analyzovat a vybrat jen to podstatné.
„Vybírání podstatných informací je alfou a omegou přípravy prezentací. Rád tento proces přirovnávám k přípravě omáček – k redukování. Cílem je odpařit vodu a získat zahuštěnou esenci chuti. A jen upozorňuji. Redukování obsahu nemá nic společného se zamlčováním či zatajováním nepříjemných informací,“ doporučuje Hrkal.
Ideální je slajd s jedním výstižným grafem. Informací je všude kolem neomezené množství. Schopnost třídit tyto informace je dovedností s vysokou přidanou hodnotou.
3. Tvořit prezentaci sám nebo s někým?
„Často se stává, že ve velkých firmách vznikají prezentace jako týmová díla, do kterých každý přispěje několika slajdy. V čem je potíž? Jakmile do podoby prezentace průběžně mluví řada lidí, rapidně klesá šance dospět ke kompaktnímu, zajímavému výsledku,“ říká Hrkal.
Příprava prezentace podle něj není týmovým sportem. Stejně jako román obvykle píše jeden spisovatel, také prezentace má jednoho autora. Nemusíte se kvůli tomu hned vzdát všech výhod týmové spolupráce a kolektivní kreativity. Neváhejte využít kolegy ve fázi generování nápadů.
„Nebojte se je požádat o kritické zhodnocení výsledné prezentace během zkoušky. Nikdy však nepřebírejte jejich vstupy a komentáře 1:1. Mnohdy neznají celkový kontext, charakter publika ani cíle prezentace,“ radí odborník.
4. Prezentace versus „slajdument“
Už v roce 2015 britský The Telegraph napsal, že vlivem chytrých telefonů dokážou lidé udržet bezděčnou pozornost kratší dobu než zlatá rybka. „Údajně 8 sekund, což je o 4 sekundy méně než v roce 2000 a o sekunduméně než v případě rybky,“ tvrdí Hrkal, podle něhož se i proto dostávají do módy takzvané slajdumenty.
Jde o prezentace, které nejsou prezentacemi v pravém slova smyslu. Firmami se šíří obrovské množství slajdů určených primárně ke čtení. Po krátkém zkoumání zjistíte, že jsou to ve skutečnosti dokumenty převlečené za prezentace. Místo aby jejich autor otevřel Word, spustil místo toho PowerPoint. A místo stránek A4 naskládal svůj obsah do slajdů. Proto pojmenování slajdumenty.
Dobře koncipovaný slajdument určený výhradně ke čtení má oproti klasickému dokumentu řadu předností. Informace umožňuje členit na menší celky (slajdy), které příjemci snadněji vnímají. Prezentační software dále nabízí komfortnější práci s vizuály než textový editor. A v neposlední řadě se horizontální formát slajdů na obrazovce čte lépe než formát A4 na výšku.
Problém se slajdumentem nastane, pokud se ho pokusíte odprezentovat. Zatímco málokoho napadne prezentovat dokumenty, slajdumenty se prezentují zcela běžně. Až vám kolegové začnou při prezentaci zívat, pochopíte, že to chce příště něco jiného.
