Vysoká produktivita je výsledkem řady okolností: silné motivace, přirozeného talentu, vzdělání či tréninku, často však i podpory ostatních či určité dávky štěstí. Svou roli při ní hraje také fyzická zdatnost, zdravé stravování a dostatek spánku. Je však i plodem řady příznivých osobních zvyků.
Najděte si práci odpovídající vašim schopnostem na internetovém pracovním portálu jobDNES.cz |
Patří k nim především ty, jež podporují naši motivaci, udržují nás ve svižném osobním tempu a čelí tomu, abychom své úkoly nechávali nedokončené, nebo je dokonce odkládali na neurčito.
Výší své osobní produktivity se lidé liší. Některým je více méně přirozená, jiní se o ni musí snažit. Zpravidla tím, že některé své méně příznivé návyky změní a osvojí si ty, které jejich produktivitu posílí.
Vnitřní motivace
Jedním z klíčových faktorů osobní produktivity je duševní energie, plynoucí z naší vnější i vnitřní motivace. Na rozdíl od té vnější, tedy snahy dosáhnout určité odměny, bývá ta vnitřní většinou spolehlivější. Závisí totiž především na nás a naší snaze vykonat něco smysluplného, například práci, které si vážíme. Často jde o práci, která je pro nás dokladem našich schopností, a zvyšuje naše hodnocení sebe sama.
Jan Urban (1953)
 |
Když je tato motivace silná, a upíná se k dlouhodobějším cílům, vede nás často i k vykonání věcí, které samy příliš zajímavé nejsou. Někdy i činností svou povahou spíše nudných. Jde však o úkoly přispívající k dosažení osobně významného dlouhodobějšího cíle, na kterém nám záleží.
Pokud takový cíl či dokonce několik cílů máme, stáváme se produktivnější. K jeho vytvoření nám často pomůže, když si takový cíl živě a plasticky představíme, a pokusíme se překonat pochybnosti, které nám našeptávají, že „na něj nemáme“. Tyto pochybnosti lze překonat tak, že si vybavíme, čeho všeho jsme již dosáhli, a které schopnosti nám tak i v budoucnu k dosažení cíle napomohou. Často pomůže i to, když si rozdělíme dlouhodobý cíl na cíle kratší.
Rušivé faktory
Ani silná vnitřní motivace spojená s vrozeným talentem či získanými schopnostmi nemusí však k vysoké produktivitě stačit. Bránit jí mohou zvyky, které nás od důležitých činností a rychlejšího tempa práce odvádějí.
Je jich řada, a často si je neuvědomujeme. Patří k nim třeba sklon nadměrně a zdlouhavě hovořit, mnohdy ve snaze naslouchat sám sobě. Nebo sklon zaměstnávat se činnostmi, které k ničemu podstatnému nevedou. Někdy jde o tzv. zástupné činnosti, jejichž cílem je vzbudit dojem, že jsme plně zaneprázdněni.
Může však jít i o zvyk přecházet, někdy doslova roztěkaně „skákat“, z jedné činnosti na druhou, aniž bychom je dokončili. Našemu mozku totiž „přepnutí“ z jedné činnosti na druhou většinou určitou chvíli trvá, a tím naše produktivita trpí. Obdobným hendikepem je i zvyk vykonávat více věcí najednou. I tento zvyk totiž ve skutečnosti znamená, že dané činnosti vykonáváme střídavě.
Pokud chceme být produktivnější, je vhodnější vykonávat důležité úkoly jeden po druhém, a plně se na ně soustředit. Mimo jiné i proto, abychom zabránili tomu, že některý z nich ponecháme nedokončený.
Častou roli při poklesu naší produktivity hrají i vnitřní i vnější vyrušení, vůči kterým se nedokážeme či dokonce nechceme bránit, a mnohdy je dokonce vítáme. Řadu z nich mají na svědomí informační technologie. Tytéž technologie sice dokážou naši produktivitu podstatně zvýšit, ale mohou působit i rušivě a často se stávají spíše překážkou.
Deset způsobů, jak svou produktivitu zvýšit
Máme-li možnost řídit si svou práci z větší části sami (k čemuž současná doba, rozšiřující práci z domova, citelně přispívá), můžeme svou produktivitu většinou řadou poměrně jednoduchých způsobů zvýšit. Pokud tuto možnost nemáme, například proto, že nás řídí šéf, který má sám se svou produktivitou potíže, měli bychom se zamyslet, zda jej nezměnit. Především proto, abychom jeho zvykům nepodlehli.
K jednoduchým způsobům, jak svou produktivitu zvýšit, patří především následujících deset.
1. Stanovte si termín
Termín, do kdy byste měli svou práci dokončit, zvyšuje disciplínu, a napomáhá stanovit si priority. Všiml si toho již v 50. letech minulého století profesor Parkinson, který konstatoval, že naše práce má sklon vyplňovat veškerý čas, který pro ni máme k dispozici.
Časový termín je třeba stanovit s rozumnou náročností a zároveň realisticky. Pokud nemáte s danou činností příliš zkušeností a nechcete se zbytečně stresovat, stanovte si limit delší. Když jde o činnost zcela novou, pak většinou neuděláte velkou chybu, pokud odhadnutý čas, který na ni budete potřebovat, vynásobíte dvěma.
2. Uvědomte si význam své činnosti
Pro povzbuzení motivace je namístě si připomenout, jakou má daná činnost pro vás i ostatní význam. A to z krátkodobého i dlouhodobějšího hlediska.
Uvědomte si i to, co vás na dané práci baví, co vám přináší, proč je důležitá pro další rozvoj vašich schopností, pro vaši kariéru, i to, jak dobří při vykonávání této činnosti jste.
3. Omezte všechna vyrušení
Když jde o činnost, na které vám skutečně záleží, měli byste omezit všechna vyrušení, která mohou vaši produktivitu snížit. Vypněte aspoň na čas telefon, omezte své pokušení kontrolovat každých pár minut e-mail a nerozptylujme se ani tím, že byste sledovali internet častěji, než je nutné. Pokud je to možné, dejte všem spolupracovníkům najevo, že jste si pro důležitý úkol vyhradili určitý čas, a že se jim rádi budete věnovat později.
Naši snahou by mělo být se na svou činnost skutečně koncentrovat. Každá hodina nerušené a soustředěné práce přináší totiž lepší výsledky než několik hodin práce, kterou častou chvíli z nejrůznějších důvodů přerušujeme.
Neznamená to pochopitelně, že bychom měli pracovat bez přestávky. Neměli by však být příliš dlouhé a měli bychom je věnovat spíše fyzické, než psychické činnosti.
4. Podobné úkoly dělejte ve společném čase
Když je v rámci úkolu potřeba provést například několik telefonátů a napsat několik e-mailů, naplánujete si je na určitý společný čas. Vaše práce tak bude produktivnější.
5. Co řešit na počátku pracovního dne
Činnosti, kterých se obáváte nebo máte sklon je odkládat, vykonejte hned na počátku pracovního dne.
Získáte tak energii k úspěšnému provedení úkolů dalších, často i náročnějších. Zároveň se zbavíte vědomých či podvědomých pocitů viny, že jste danou práci ještě nevykonali. Tyto pocity vás tak nebudou během dne zbytečně rušit.
6. Využijte váš nejvýkonnější čas
Náročné činnosti si naplánujte tak, abyste je mohli vykonat v čase své nejvyšší denní výkonnosti. Většinou to bývá dopolední čas, zhruba hodina poté, kdy jste začali pracovat, a odpolední čas, následující zhruba hodinu po obědě.
7. Za důležité úkoly se odměňte
Když se pustíte do náročného úkolu, slibte si, že se po jeho dokončení odměníte. Tím zvýšíte svou motivaci. Odměnou může být cokoli, co je pro vás příjemné, například i úkol, na kterém pracujete rádi.
8. Rozdělte si práci na dílčí úkoly
Pokud máte problém zahájit práci na určitém úkolu, rozdělte si jej do několika menších úkolů. A to nejlépe písemně. Na prvním dílčím úkolu začněte hned pracovat. Práci na dalším si pak naplánujte na pozdější dobu a nenuťte se pracovat na něm hned poté, co jste dokončili první dílčí úkol.
9. Denní plánování dělejte v předstihu
Seznam úkolů, které chcete určitý den vykonat, si vytvořte vždy na sklonku předchozího dne. Zabráníte tak situaci, kdy vám na začátku pracovního dne nezbude na denní plán dostatek času.
Seznam úkolů si pak rozdělte do dvou částí. První by měly tvořit úkoly důležité, na které si vyhraďte určitý blok nerušeného času, druhou pak úkoly, které je třeba vykonat v určitém čase či úkoly s menší prioritou, které lze vykonat v zásadě kdykoli.
10. Pěstujte svou produktivitu
Své produktivitě věnujte trvalou pozornost. Například tím, že si během svého pracovního dne budete opakovaně klást otázky typu:
- „Věnuji se skutečně tomu, co má pro mé cíle největší význam?“
- „Nevěnuji se své současné činnosti jen proto, že mě baví, i když žádný význam nemá?“
- „Dokážu čelit vyrušením, a to i těm, která jsou pro mě příjemná?“
- „Vyjadřuji se skutečně jasně a stručně a vyžaduji to i od ostatních?“
