Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak v práci správně používat e-mail, aby vaše zprávy nezapadly

aktualizováno 
E-maily patří ve firmách k hlavním komunikačním kanálům, ale ne vždy se elektronická pošta používá správným způsobem. Jak bezchybně psát zprávy a jak používat pracovní e-mailovou schránku, radí Erik Švarcbach z personálně-poradenské společnosti McROY.

Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Pracovní versus soukromý e-mail

Firemní e-mail by pracovníci neměli používat k soukromým účelům a naopak. V řadě firem to vyžadují interní pravidla. Nejde jen o profesionální stránku, ale i o to, aby si pracovník neposílal na svou soukromou adresu pracovní poštu nebo dokonce data či firemní soubory.

Nebezpečné může být také zasílání soukromé pošty do firemní schránky. Na firemním serveru se totiž mohou objevit neprověřené soubory a data. Některé firmy zase striktně zakazují používání soukromého e-mailu v pracovní době.

Jaké oslovení zvolit

Především v nadnárodních společnostech mají pro e-mailové zprávy často přednastaveny formulace pro oslovení i rozloučení, aby byla komunikace jednotná. Někdy je součástí marketingu firmy používání neformálního oslovení křestním jménem.

Nepřehlédněte

Pokud firma taková pravidla nemá, záleží na pracovníkovi, jaké oslovení zvolí. V každém případě však nesmí opustit rámec slušnosti. U rozloučení je důležitou součástí podpis s kontaktními údaji. Ty mají být co možná nejpodrobnější, určitě nesmí chybět telefonický kontakt. Ne vše lze totiž vyřídit e-mailem.

Upozornění na dovolenou

Před odjezdem na dovolenou nesmí pracovník zapomenout na aktivaci upozornění na svou nepřítomnost. Jeho přímé okolí možná ví, že je na dovolené, ale další zaměstnanci firmy a samozřejmě i klienti už o tom často nemají tušení. Především v obchodní sféře je to naprostá nutnost.

S neformálností to nepřehánějte

V pracovních e-mailových zprávách není vhodné sklouzávat do přílišné neformálnosti. Nikdy nevíte, kdo všechno nakonec bude zprávu číst, komu bude dále poslána. Také používání emotikonů má své hranice. Rozhodně není vhodné posílat smajlíky nadřízeným nebo nejvyššímu vedení firmy. A to samé platí pro různé rádoby vtipné zprávy, které někteří lidé posílají na všechny možné kontakty. Ty patří vyloženě jen do soukromé e-mailové schránky.

Stále častěji z mobilu

E-maily se napevno zabydlely také v mobilních telefonech, což dále zrychlilo možnosti elektronické komunikace. Zásadní sdělení je však lepší psát z počítače. Pisatel se tak vyhne gramatickým chybám či překlepům. Navíc si zprávu může po sobě přečíst více v klidu kanceláře než při chůzi po rušné ulici. Při psaní zpráv z mobilu mají odesílatelé sklony ke stručnosti. Ani to není vždy na místě.

Kdy se e-mail nehodí

E-mailová komunikace je nástupcem dopisování či faxování. Neměla by proto být náhradou přímé osobní komunikace mezi lidmi ani nástupcem telefonu. Pro mnohé je totiž jednodušší napsat e-mail než absolvovat telefonický hovor nebo osobní setkání. Ne vždy je to v pořádku. E-mail funguje výborně jako potvrzení řečeného, k zaslání tabulky, nabídky, fotodokumentace či smlouvy. Anebo se hodí k zaslání stejného sdělení více příjemcům. Osobní kontakt však nikdy plně nenahradí.

Tip pro všechny, pro které byla jednička z češtiny těžko dosažitelnou metou: Pokud si je někdo vědom svých limitů v psaném textu, měl by raději telefonovat než psát.

Na co si dát také pozor

  • Pozor na přeposílání konverzace dalším adresátům, kterým původní informace nebyly určeny.
  • Stále ještě platí, že některé e-mailové schránky nezvládnou datově objemné přílohy. Hlídejte si proto velikost odesílaných zpráv.
  • Nezapomínejte vyplnit co možná nejkonkrétnější předmět zprávy. V záplavě e-mailů to příjemci usnadní rychlou orientaci.
Autor:



Nejčtenější

Odeslal 30 tisíc na chybný účet. Už dva roky čeká na vrácení

Ilustrační snímek

Možná už se vám někdy stalo, že jste se spletli v čísle účtu, kam jste poslali peníze. Možná jste měli štěstí, že šlo o...

Nechceme programátory tady, my jim práci přivezeme, říká manažer ajťáků

Lukáš Zrzavý

Sehnat nové zaměstnance jim prý nečiní velký problém. V době, kdy je trh práce vyčerpán a většina firem marně pátrá po...



PENÍZE 2038: Euro v Česku nebude a hotovost jen okrajově, míní experti

(Ilustrační snímek)

Když se řekne peníze, určitě si umíte spočítat, kolik jich máte, jak s nimi nakládáte a co pro vás znamenají. Ale...

Nežeň se, do důchodu času dost. Jak se vyhnout zklamání z nové práce

Ilustrační snímek

Nastupujete do prvního zaměstnání, těšíte se na kolegy, pracovní náplň a vhod přijdou i peníze pravidelně na účtu....

Podnikáte? Zabezpečte osobní údaje. Poradíme, jak na GDPR

Ilustrační snímek

Nejen podnikatelé jsou v panice. Stejně tak třeba party místních hasičů, kluby aktivních důchodců či útulky pro psy se...

Další z rubriky

Novinka: jak si vyřídit ošetřovné a kolik peněz dostanete

Ilustrační snímek

Lidé, kteří se musí postarat o vážně nemocné příbuzné, budou mít na péči až tříměsíční placené volno. Novinku v zákoně...

Raymannové byli perníkáři, kteří ovládli textilní průmysl v celé Evropě

Druhý z rodu zakladatelů textilního průmyslu v Jeseníku Adolf Raymann

Byli největšími výrobci textilu v celé Evropě. Raymannovo stolní prádlo zdobilo také vídeňský císařský dvůr. Jesenický...

Jak vám mohou sociální sítě uškodit při hledání lepší práce

Ilustrační snímek

V době téměř nulové nezaměstnanosti se mnoho Čechů ohlíží po lepší pracovní pozici. Málokdo však tuší, že díky rozmachu...

Švédsko ukazuje, kde je hranice mezi pomocí uprchlíkům a sebedestrukcí v přímém ...

Švédsko ukazuje, kde je hranice mezi pomocí uprchlíkům a sebedestrukcí v přímém ...

Kurzy.cz Švédsko je známo díky některým hudebním skupinám a zpěvákům, světu dalo společnost IKEA a ukazuje, jak může vypadat stá...

Najdete na iDNES.cz