Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak v práci správně používat e-mail, aby vaše zprávy nezapadly

aktualizováno 
E-maily patří ve firmách k hlavním komunikačním kanálům, ale ne vždy se elektronická pošta používá správným způsobem. Jak bezchybně psát zprávy a jak používat pracovní e-mailovou schránku, radí Erik Švarcbach z personálně-poradenské společnosti McROY.

Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Pracovní versus soukromý e-mail

Firemní e-mail by pracovníci neměli používat k soukromým účelům a naopak. V řadě firem to vyžadují interní pravidla. Nejde jen o profesionální stránku, ale i o to, aby si pracovník neposílal na svou soukromou adresu pracovní poštu nebo dokonce data či firemní soubory.

Nebezpečné může být také zasílání soukromé pošty do firemní schránky. Na firemním serveru se totiž mohou objevit neprověřené soubory a data. Některé firmy zase striktně zakazují používání soukromého e-mailu v pracovní době.

Jaké oslovení zvolit

Především v nadnárodních společnostech mají pro e-mailové zprávy často přednastaveny formulace pro oslovení i rozloučení, aby byla komunikace jednotná. Někdy je součástí marketingu firmy používání neformálního oslovení křestním jménem.

Nepřehlédněte

Pokud firma taková pravidla nemá, záleží na pracovníkovi, jaké oslovení zvolí. V každém případě však nesmí opustit rámec slušnosti. U rozloučení je důležitou součástí podpis s kontaktními údaji. Ty mají být co možná nejpodrobnější, určitě nesmí chybět telefonický kontakt. Ne vše lze totiž vyřídit e-mailem.

Upozornění na dovolenou

Před odjezdem na dovolenou nesmí pracovník zapomenout na aktivaci upozornění na svou nepřítomnost. Jeho přímé okolí možná ví, že je na dovolené, ale další zaměstnanci firmy a samozřejmě i klienti už o tom často nemají tušení. Především v obchodní sféře je to naprostá nutnost.

S neformálností to nepřehánějte

V pracovních e-mailových zprávách není vhodné sklouzávat do přílišné neformálnosti. Nikdy nevíte, kdo všechno nakonec bude zprávu číst, komu bude dále poslána. Také používání emotikonů má své hranice. Rozhodně není vhodné posílat smajlíky nadřízeným nebo nejvyššímu vedení firmy. A to samé platí pro různé rádoby vtipné zprávy, které někteří lidé posílají na všechny možné kontakty. Ty patří vyloženě jen do soukromé e-mailové schránky.

Stále častěji z mobilu

E-maily se napevno zabydlely také v mobilních telefonech, což dále zrychlilo možnosti elektronické komunikace. Zásadní sdělení je však lepší psát z počítače. Pisatel se tak vyhne gramatickým chybám či překlepům. Navíc si zprávu může po sobě přečíst více v klidu kanceláře než při chůzi po rušné ulici. Při psaní zpráv z mobilu mají odesílatelé sklony ke stručnosti. Ani to není vždy na místě.

Kdy se e-mail nehodí

E-mailová komunikace je nástupcem dopisování či faxování. Neměla by proto být náhradou přímé osobní komunikace mezi lidmi ani nástupcem telefonu. Pro mnohé je totiž jednodušší napsat e-mail než absolvovat telefonický hovor nebo osobní setkání. Ne vždy je to v pořádku. E-mail funguje výborně jako potvrzení řečeného, k zaslání tabulky, nabídky, fotodokumentace či smlouvy. Anebo se hodí k zaslání stejného sdělení více příjemcům. Osobní kontakt však nikdy plně nenahradí.

Tip pro všechny, pro které byla jednička z češtiny těžko dosažitelnou metou: Pokud si je někdo vědom svých limitů v psaném textu, měl by raději telefonovat než psát.

Na co si dát také pozor

  • Pozor na přeposílání konverzace dalším adresátům, kterým původní informace nebyly určeny.
  • Stále ještě platí, že některé e-mailové schránky nezvládnou datově objemné přílohy. Hlídejte si proto velikost odesílaných zpráv.
  • Nezapomínejte vyplnit co možná nejkonkrétnější předmět zprávy. V záplavě e-mailů to příjemci usnadní rychlou orientaci.
Autor:


Nejčtenější

Když postavila dílnu, nechtěl tam ani pes. Dnes má tisíce zákazníků

„Venkovský styl je vlastně takové moje vidění světa. Žiji tak, proto to ze mě...

Vyučila se pánskou krejčovou a vydělávala si tím, že šila trička z kvalitního českého materiálu. Pak začalo v Česku...

Z malé dílny vybudoval obuvnické impérium. Pak nastaly spory o majetek

Zakladatelem zlínské továrny byl Tomáš Baťa (vpravo), který na trh prorazil s...

Nastoupíte do unikátní pracovny, která funguje jako výtah, a za okamžik se ocitnete na vyhlídkové terase...



Otestujte se: jedna mince platila 35 let, ale sběratelé milují jinou

Mince

Mince jsou jednou z nejstarších forem peněz a jsou dodnes nepostradatelnou součástí měnového systému. I přesto, že už...

KVÍZ: Máte přehled, co vás čeká, kdybyste stavěli dům?

Ilustrační snímek

Vyznat se ve všech potřebných krocích kolem stavby rodinného domu není vůbec snadné. Víte, kdy je potřeba zajít na...

Jaké odškodnění žádat, když po příletu nedorazí kufr, nebo je na odpis

Ilustrační snímek

Letět na dovolenou či služební cestu letadlem je rychlé a pohodlné. Můžete mít však smůlu a vaše zavazadla, která jste...

Další z rubriky

Z malé dílny vybudoval obuvnické impérium. Pak nastaly spory o majetek

Zakladatelem zlínské továrny byl Tomáš Baťa (vpravo), který na trh prorazil s...

Nastoupíte do unikátní pracovny, která funguje jako výtah, a za okamžik se ocitnete na vyhlídkové terase...

Chov lososů v Norsku: každá ryba má svůj životopis

Nordlaks provozuje celkem 40 mořských sádek, z nichž ve stejnou chvíli využívá...

Známe koňské farmy, dokážeme si představit chov prasat nebo krav. Ale jak se chovají lososi a jak výhodný je to byznys?...

Pět kroků k tomu, jak zachránit vztahy ve firmě a být lepším šéfem

Ilustrační snímek

Vztahy na pracovišti výrazně ovlivňují naši spokojenost a tím i pracovní výkony. Řada manažerů si to ovšem neuvědomuje...

Nemáte peníze? Možná jste jednoduše duševně nemocní

Nemáte peníze? Možná jste jednoduše duševně nemocní

Kurzy.cz Psychickou poruchou ve vztahu k penězům trpí ve vyspělých ekonomikách údajně 1 % dospělé populace. Následky těchto poru...

Najdete na iDNES.cz