Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance mimo sjednané místo výkonu práce, samozřejmě za účelem vykonání nějaké práce. Důraz je přitom na spojení „mimo místo výkonu práce“. Právě od něj se odvíjí, co bude a nebude pracovní cestou.
„Pokud bude mít zaměstnanec v pracovní smlouvě určenou konkrétní adresu, pak v případě, že zaměstnance vysílá mimo tuto konkrétní adresu, je již na pracovní cestě,“ vysvětluje Vít Havrda, advokát ze společnosti KODAP legal. Jinými slovy, v takovém případě bude pracovní cestou i pochůzka na úřad v jiné části města. „Naopak pro některé profese může být místo výkonu práce dohodnuté i širší, například okres nebo kraj,“ doplňuje Michal Daňsa, daňový poradce ze společnosti BDO. V takovém případě se pak za pracovní cestu bude považovat vyslání zaměstnance mimo daný okres či kraj.
Souhlas s pracovními cestami bývá často v pracovní smlouvě
V každém případě, k vyslání na pracovní cestu potřebuje zaměstnavatel od zaměstnance souhlas. Firmy to řeší jednoduše. Často je souhlas s vysíláním na pracovní cesty již součástí pracovní smlouvy. „V takovém případě pak už zaměstnavatel žádný dodatečný souhlas od pracovníka nepotřebuje. A pokud by zaměstnanec přesto odmítl na pracovní cestu nastoupit, riskuje i skončení pracovního poměru,“ upozorňuje Havrda.
Naopak, pokud souhlas v pracovní smlouvě zakotven není, má zaměstnanec právo pracovní cestu odmítnout. V tomto případě bude vždy spíše záležet na tom, jak se dohodnou.
„Například pokud zaměstnavatel řekne zaměstnanci s místem výkonu práce v Liberci, aby druhý den ráno jel v šest hodin vlakem z Liberce do Pardubic a zaměstnanec s touto podmínkou nebude souhlasit, nebude povinen cestu vykonat. Zaměstnavatel pak může zkusit vyjednávat, aby zaměstnanec na pracovní cestu přistoupil, například nabídkou užití služebního vozidla s tím, že bude moci díky tomu vyjet na pracovní cestu až v sedm hodin,“ uvádí příklad Havrda.
Těhotné ženy a rodiče menších dětí mají výjimku
Někdy však zaměstnavateli nepomůže ani „paušální“ souhlas v pracovní smlouvě. Existují totiž případy, kdy má zaměstnanec právo pracovní cestu odmítnout i přesto, že souhlas podepsal v pracovní smlouvě.
„Taková zvýšená ochrana platí pro těhotné ženy a zaměstnance pečující o děti do 8 let. Stejná ochrana náleží i zaměstnancům, kteří žijí sami a pečují o dítě do 15 let nebo o starší osobu závislou na pomoci jiných,“ popisuje Tomáš Procházka z advokátní kanceláře Eversheds Sutherland. Pokud taková situace nastane, zaměstnanec může cestu odmítnout, přestože před tím (než tato skutečnost nastala) souhlas v pracovní smlouvě podepsal.
Příkladem může být zaměstnankyně, která ještě jako bezdětná uzavřela pracovní smlouvu, ve které souhlasila s vysíláním na pracovní cesty a jako místo výkonu práce měla sjednaný Středočeský kraj, přičemž pracoviště bylo v Kolíně. Zaměstnavatel tak následně nepotřeboval souhlas s každou konkrétní cestou ani v rámci Středočeského kraje, ani mimo něj. Zaměstnankyně však následně otěhotněla. „Za tohoto stavu bude zaměstnavatel nucen získat souhlas zaměstnankyně s vysláním na pracovní cestu mimo Kolín, i kdyby taková pracovní cesta byl provedena v rámci Středočeského kraje,“ vysvětluje Havrda.
Kdy ještě lze pracovní cestu odmítnout
Dalším případem, kdy může zaměstnanec pracovní cestu odmítnout, je porušení právních předpisů pokyny zaměstnavatele na pracovní cestě. „Soudy se například zastaly řidiče, který odmítl odjet na pracovní cestu, protože mu zaměstnavatel nezajistil ubytování mimo kabinu kamionu,“ uvádí příklad Procházka. Vysvětluje, že na přespání mimo kabinu měl jako řidič právní nárok a přespáním v kabině by porušil bezpečnostní předpisy, proto mohl pracovní cestu rovnou odmítnout.
Zaměstnavatelé musí při plánování pracovních cest rovněž přihlížet k zájmům zaměstnanců a nesmějí pracovní cesty zneužívat. „Nedávno rozhodl Nejvyšší soud, že takovým zneužitím je například situace, kdy se zaměstnavatel se zaměstnancem soudí a schválně mu nařídí zahraniční pracovní cestu na den, kdy má proběhnout soudní jednání, aby se ho zaměstnanec nemohl zúčastnit,“ uvedl Procházka.
O podmínkách pracovní cesty rozhoduje zaměstnavatel
Další náležitosti spojené s pracovní cestou jsou již ale v režii zaměstnavatele. „Zákon například nestanovuje, s jakým předstihem by měl zaměstnavatel zaměstnanci pokyn k vykonání pracovní cesty sdělit,“ říká Havrda. Bude tak vždy záležet na dohodě obou stran či v případě již uděleného souhlasu v rámci pracovní smlouvy, na provozních potřebách firmy.
„Zaměstnavatel rozhoduje také o tom, jestli bude zaměstnanec přespávat nebo bude muset během noci cestovat, aby se ušetřilo za nocleh. A poslední slovo má také při výběru ubytování,“ popisuje Procházka. Doplňuje, že firmy to většinou řeší stanovením interních pravidel pro to, co je přijatelným standardem pro pracovní cesty. Na druhou stranu zákon nebrání diskutovat výběr ubytování se zaměstnancem.
Cestovní náhrady
Rovněž způsob dopravy, tedy zda zaměstnanec pojede služebním automobilem, autobusem či vlakem, určuje zaměstnavatel. „Pokud se ale zaměstnanec rozhodne, že by chtěl využít svůj soukromý automobil, potřebuje k tomu souhlas zaměstnavatele a zároveň nemůže očekávat jinou náhradu jízdních výdajů než takovou, která by odpovídala ceně jízdného v původně určeném dopravním prostředku,“ doplňuje Havrda. Je-li tedy zaměstnanci určeno, že má využít autobus s cenou jízdného 200 korun, náleží mu náhrada ve stejné výši bez ohledu na reálné náklady za použití soukromého automobilu.
Jinak tomu ale bude, když o využití soukromého vozu požádá zaměstnavatel. V takovém případě zaměstnanci náleží základní náhrada za každý 1 kilometr jízdy a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. V současné době činí tato náhrada u osobních silničních motorových vozidel 4,20 korun za 1 km jízdy. Pro pohonné hmoty pro letošní rok vyhláška stanovila u benzínu Natural 95 cenu 32 korun za litr, u motorové nafty 31,80 korun za litr.
Kromě jízdních výdajů a výdajů za ubytování má ovšem zaměstnanec nárok také na stravné. Zde došlo (u tuzemského stravného) pro letošní rok opět k mírnému navýšení limitů. Například nejnižší možná částka stravného při trvání cesty 5 až 12 hodin vzrostla z 82 na 87 korun.
Zahraniční pracovní cesty
U pracovních cest do zahraničí platí stejná pravidla jako u tuzemských. Rozdíl mezi zahraniční a tuzemskou cestou je zejména ve výši stravného. „Zaměstnavatel musí výši stravného určit podle základní sazby zahraničního stravného stanoveného pro stát, ve kterém zaměstnanec bude pobývat v kalendářním dni nejvíce času,“ popisuje Daňsa.
Doplňuje, že nad rámec stravného může být, na základě dohody se zaměstnavatelem, poskytnuto kapesné, a to až do maximální výše 40 procent ze zahraničního stravného. Toto kapesné není potřeba zaměstnavateli vyúčtovat, tedy není nutné například dokládat účtenky.
