Ahoj, musím ti hned povědět, že... přivítá vás kolegyně, sotva jste vkročili do kanceláře. Cestou k vašemu pracovnímu stolu se do debaty přidají další dva kolegové. Poté, co zapnete počítač, přijde další rána. Dvacet mailů na vyřízení a mobil v kabelce hlásí, že dalšího diskutujícího máte právě na drátě.
Je vám jasné, že se vaše pracovní doba prodlouží minimálně o půlhodinu, a to ještě netušíte, že odpoledne do kanceláře vtrhne šéf s neodkladnou prací. Další půlhodina práce v trapu. Proti šéfovským manýrům toho mnoho nezmůžete, proti telefonátům, mailům i upovídaným kolegům ano.
„Pro začátek stačí opravdu málo, jednoduchý úkon, kdy vystoupíte z pasivity a začnete něco měnit. Například natočíte si židli jinak, dáte mezi sebe a upovídanou kolegyni květinu jako bariéru,“ nabádá psychoterapeutka Klára Rudolfová.
Kam doskáče ranní ptáče?
Zamyslete se, kdy vám jde práce nejlépe od ruky, a podle toho si ji naplánujte. „Když jste nejvýkonnější například mezi osmou a desátou ráno, pokuste se tyto dvě hodiny na práci maximálně soustředit a vyřešte nejtěžší úlohy dne,“ nabádá koučka Alena Kručayová.
Jak naplánovat pracovní den
|
Podle obvyklých biorytmů jsme na vrcholu sil v dopoledních hodinách a pak zase kolem čtvrté odpolední. „Někteří lidé přicházejí do práce velmi brzy, aby se vyhnuli nejen dopravní zácpě, ale také stihli udělat co nejvíce práce do doby, než se kancelář naplní kolegy,“ říká kouč Vít Šrámek, který pracuje s lidmi přímo na pracovištích.
Zvláště v takzvaných openspacech, tedy velkých místnostech či halách, kde kolegové vedle sebe sedí, pracují, svačí a telefonují, je jedním z nejrušivějších vlivů právě hlasitý hovor. Ať už mezi kolegy, nebo při telefonování. Při soustředění se tedy nebojte použít staré dobré špunty do uší nebo sluchátka. Ta se navíc hodí, pokud vás ruší třeba příliš hlučná klimatizace nebo doprava či stavební práce pod okny vaší kanceláře.
„Pokud si ve sluchátkách chcete poslechnout hudbu, vyberte takovou, která podpoří vaši mentální činnost. Doporučuje se relaxační hudba nebo barokní vážná hudba, jejíž rytmus údajně odpovídá nejvíce tepu lidského srdce,“ doplňuje kouč Šrámek.
A má i další rady, jak kolegům naznačit, že teď s nimi mluvit nechcete. „Někteří si například v době, kdy nechtějí být rušeni, nasazují soupravy sloužící pro konferenční hovory. Vypadají tak, že se právě takového hovoru účastní, a tím odradí většinu příchozích, kteří si chtějí jen popovídat nebo se zeptat něco méně důležitého,“ uvádí kouč.
Když je nejhůř, je možné také zablokovat přístupové místo k vašemu stolu židlí či cedulkou s upozorněním. „Lze se takto domluvit i ostatními kolegy kolem vás a v určitou dobu takto označit celé pracoviště,“ poznamenává kouč Vít Šrámek.
Všechno vypnout
Pokud vás vytrhují ze soustředění telefonáty kolegů, lze se domluvit, že je budou vyřizovat bokem v některé ze zasedacích místností. Jenomže teď právě vyzvání na celé kolo mobil právě vám. Zvednout, nezvednout? Pokud se skutečně potřebujete soustředit na práci, rozhodně se nerozptylujte žádnými hovory.
„I když je velké pokušení být neustále ve spojení a v obraze a připojení na sociální sítě se odolává jen velmi těžko, je dobré si uvědomit, že právě takovéto rozptylování nám značně ubírá ze soustředění i z výkonu. Pokud v pracovní době neustále odskakujeme ke sledování novinek na sociálních sítích, naše mysl se zaobírá tisícem nových informací a to nás vyčerpává,“ míní koučka Alena Kručayová.
Příprava na maximální výkon tak může připomínat přistávání letounu. „Přepněte telefon do módu bez vyzvánění nebo nastavte profil „letadlo“, kdy se vám nikdo nedovolá a jste odpojeni od všech sítí. To stejné udělejte se stolním telefonem. Vypněte veškeré messengery, poštovního klienta - Outlook, mail, nebo alespoň nastavte off-line mód. Vypněte veškeré aplikace a okna prohlížečů, které nutně nepotřebujete k danému úkolu,“ vypočítává nutné kroky Šrámek.
Pokud přece jen nejste zcela off-line, nekontrolujte po dobu práce SMS ani e-maily. „Určitě bych doporučil vypnout upozornění na příchozí e-mailovou poštu. Je to jeden ze zabijáků soustředěné práce,“ dodává kouč.
Plná schránka zpráv
Práci máte zdárně dokončenou, do konce pracovní doby zbývá hodina a nepočítaně mailů. Pokuste se ve firmě nastavit pravidla pro interní komunikaci tak, abyste nad každým mailem strávili jen jednu dvě minuty, či dokonce vteřiny.
„Nikdo nechce číst dlouhé maily. Snažím se psát e-maily tak, aby jimi druhá strana nemusela strávit příliš mnoho času. Pokud je to vhodné, stačí i jednoslovná odpověď,“ míní zakladatel webu Mladý podnikatel Jiří Rostecký. Podle něj není v pracovním mailu místo ani na rozkošatělá souvětí. „Pište jasně, srozumitelně, konkrétně,“ říká.
Klidně se vyjadřujte v holých větách, nedělejte dlouhé odstavce, které se špatně čtou. „Pokud se domluvíte na interních pravidlech a budete je dodržovat, ušetříte si navzájem čas,“ nabádá Rostecký.
