Určit, kdy se jedná o pracovní cestu, však není vždy jednoduchá záležitost. Co je pracovní cesta, definuje zákon o cestovních náhradách. Za pracovní cestu se považuje každá cesta zaměstnance za účelem výkonu práce, pokud je práce vykonávána v jiném místě, než je místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Zahraniční pracovní cestou se podle zákona o cestovních náhradách rozumí doba pracovní cesty z České republiky do zahraničí, ze zahraničí do České republiky a doba pracovní cesty v zahraničí. Při použití letadla se za začátek zahraniční pracovní cesty považuje doba odletu z letiště v Česku a za ukončení zahraniční pracovní cesty doba příletu opět na letiště v Česku, a to podle letového řádu. Místem pravidelného pracoviště je takové místo, na kterém se zaměstnanec a zaměstnavatel dohodli. Pokud k dohodě nedošlo, je pravidelným pracovištěm takzvané místo výkonu práce, sjednané v pracovní smlouvě. Někdy jsou v nich při sjednání místa výkonu práce používány termíny jako například všechny stavby prováděné zaměstnavatelem a podobně. Taková definice místa výkonu práce je podle mého názoru neurčitá a může způsobit i neplatnost pracovní smlouvy. Dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem nemůže nahradit zaměstnavatel svým jednostranným rozhodnutím nebo ujednáním v kolektivní smlouvě. Sjednávání pravidelného pracoviště je třeba věnovat pečlivou pozornost, protože jeho určení má pro přiznávání cestovních náhrad zásadní význam.
Pokud je totiž práce vykonávána v místě pravidelného pracoviště, není možné hovořit o pracovní cestě a cestovní náhrady zaměstnanci nenáleží. Pracovní cestou také není cesta zaměstnance z jeho bydliště do místa pravidelného pracoviště. Náklady na dopravu z místa, kde zaměstnanec bydlí, do jeho zaměstnání jsou čistě soukromými výdaji zaměstnance. V případě, že je zaměstnavatel na sebe přesto převezme, například zajišťuje svážení zaměstnanců na pracoviště autobusem, nebudou tyto výdaje u zaměstnavatele daňově uznatelnými výdaji. U zaměstnanců, u nichž častá změna pracoviště vyplývá ze zvláštní povahy povolání (řidiči, závozníci, montéři), je možné jako pravidelné pracoviště dohodnout i místo jejich pobytu. Potom budou služební cestou veškeré jejich cesty na jakákoliv pracoviště, kde budou v daném případě konat práci. Před pracovní cestou je zaměstnavatel povinen určit svým rozhodnutím místo nástupu na pracovní cestu, místo výkonu práce, dobu trvání pracovní cesty, způsob dopravy na pracovní cestě a místo ukončení pracovní cesty. O těchto termínech se podrobněji zmíním v příštím díle.
