Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Pracovní pozice v administrativě

aktualizováno 

Office manager
Odpovídá za bezproblémový chod celé kanceláře, organizuje práci administrativních zaměstnanců (recepční, asistentky) a dalších zaměstnanců sekretariátu (např. řidiče) tak, aby byla zajištěna efektivní kancelářská podpora. Většinou se jedná o tým nepřesahující deset osob.
Připravuje rozvrhy práce pro tyto zaměstnance a dohlíží na plnění úkolů. 
Zajišťuje a koordinuje další činnosti jako přijímání návštěv na recepci, vyřizování telefonátů, přípravu a distribuci pošty, psaní dokumentů, archivaci a bezproblémovou komunikaci mezi kanceláří a ostatními odděleními firmy.
Komunikuje s externími dodavateli.
Spravuje rozpočet určený pro kancelářské potřeby a má na starosti jejich zásoby, zajišťuje nákup a distribuci kancelářských potřeb v rámci společnosti.
Je odpovědná přímému nadřízenému, kterým je většinou ředitel společnosti.

Asistentka týmu
Vykonává administrativní a podpůrné činnosti pro členy svého pracovního týmu.
Vyřizuje veškerou běžnou korespondenci.
Vyhledává pro pracovníky oddělení potřebné informace z uložených dokumentů, z tisku nebo je zajišťuje u jiných útvarů.
Připravuje statistické přehledy a dokumenty potřebné pro jednání a prezentace.
Jako podpora týmu může jednat s klienty, dodavateli i dalšími spolupracujícími týmy.
Svolává porady a zajišťuje potřebné dokumenty a materiály pro tato jednání.
Provádí zápisy z jednání oddělení nebo celé společnosti a z jiných pravidelných porad.

Asistentka vedoucího oddělení
Odpovídá za chod kanceláře vedoucího oddělení.
Vytváří, organizuje a udržuje systém základních dokumentů nadřízeného.
Přijímá a třídí korespondenci pro manažera, samostatně vyřizuje běžnou korespondenci, předává korespondenci nadřízenému spolu s dalšími potřebnými dokumenty a informacemi.
Podle pokynů připravuje návrhy složitějších dopisů.
Vede diář nadřízeného, osobně organizuje jednání, zve a informuje účastníky.
Zajišťuje pro manažera služební cesty a další akce včetně všech souvisejících činností (zajištění ubytování, rezervace letenky, zajištění řidičů a vozů), má na starosti zároveň i finanční záležitosti, které se týkají těchto akcí.
Přijímá a přepojuje telefonáty.
Přijímá a uvádí návštěvy.
Podává potřebné informace a předává dál pouze specifické požadavky.
Domlouvá termíny jednání či odkazuje na příslušnou osobu či nadřízeného.
Často se setkává s klienty a dodavateli.
Zpracovává zápisy z jednání.

Asistentka generálního ředitele
Odpovídá za chod kanceláře generálního ředitele.
Vykonává činnosti, které vyžadují dobrou znalost zázemí a politiky společnosti.
Připravuje a vyřizuje korespondenci pro generálního ředitele, může mít přístup k důvěrným informacím o plánech, výsledcích a obratech společnosti, smlouvách, personálních plánech.
Vytváří, organizuje a udržuje systém všech dokumentů pro ředitele či společnost.
Vyhledává pro vrcholové vedení potřebné informace a podklady pro jednání.
Připravuje statistické přehledy a dokumenty, které mohou vyžadovat analytické i syntetické schopnosti.
Vede diář ředitele, domlouvá schůzky, pracovní cesty včetně jejich organizace.
Předává potřebné informace vedoucím jednotlivých oddělení či jejich asistentkám.

Účetní
Odpovídá za komplexní vedení účetní problematiky v rámci společnosti. Její činnost zahrnuje většinou vedení účetních knih, přípravu deníkových záznamů, účetnictví investičního majetku a zásob, přípravu předrozvah nebo finančních výkazů, provozní účetnictví, kontrolu bankovních účtů a veškerou fakturaci související s chodem a činností společnosti.
Připravuje návrhy výkazů a sestav.
Aplikuje účetní techniky a standardní praxi na klasifikaci a zaznamenávání finančních případů.
Plní úkoly zahrnující analýzu finančních dat střední úrovně náročnosti.
Často spolupracuje s týmem junior účetních či fakturantek, které pro ni připravují potřebné podklady.
Současně metodicky vede tyto pracovníky – školí je, kontroluje odvedenou práci.
Je odpovědná přímému nadřízenému, kterým bývá hlavní účetní nebo finanční ředitel.

Recepční
Představuje klíčovou osobu, s níž se setkává každý, kdo vstupuje do společnosti.
Přijímá, vítá, zapisuje návštěvníky, ohlašuje je či odkazuje na odpovídající pracovníky.
Odpovídá za příjem pošty, její zápis, třídění a odevzdání příslušným osobám či oddělením.
Nese zodpovědnost za záznamy, které mohou zahrnovat interní a externí adresáře.
Vede evidenci rezervací zasedacích místností.
Podává základní informace volajícím, přepojuje příchozí hovory, radí volajícím v rámci svých kompetencí, třeba pokud si nejsou jistí, na koho se obrátit.
Přebírá a vyřizuje vzkazy.
Udržuje pořádek v recepci a v zasedacích místnostech.
Uvádí návštěvníky do zasedacích místností.
Stará se o občerstvení při jednáních v zasedacích místnostech, případně když návštěvník čeká na pracovníka firmy na recepci.

Administrativní pracovník
Spolupracuje s týmem dalších zaměstnanců, většinou v oddělení administrativy, obchodu či účetnictví.
Vykonává kancelářské práce, jako například zpracování dokumentů, vedení záznamů a sestavování zpráv, které vyžadují jednoduchou analýzu, jednoduchý vlastní úsudek a pracovní znalost základních postupů.
Pracuje pod dohledem zkušenějšího kolegy, většinou jako podpora jiných pracovníků.
Plní jednorázové úkoly převážně z oblasti administrativy, jako je korespondence, zakládání dokumentů do archivu, příprava seznamů, vyhledávání informací v médiích či archivu, kopírování písemností.

Telefonní operátor
Odpovídá za přepojování veškerých příchozích hovorů.
Přijímá a rozděluje telefonáty podle požadavků volajících a na základě znalosti společnosti i příslušnosti konkrétních pracovníků k jednotlivým oddělením.
Odpovídá volajícím na základní otázky o produktu či službách firmy.
Spolupracuje se sekretariátem, který jej informuje o důležitých změnách ve firmě – o nových zaměstnancích, nových produktech, změně sídla pobočky a podobně.

Koordinátor – administrátor zakázek
Je součástí týmu, který zajišťuje provedení zakázek, a spolupracuje s kolegy na různých konkrétních projektech.
Odpovídá za včasné provedení zadaných úkolů, které jsou potřebné pro úspěšné zvládnutí celé zakázky.
Komunikuje s ostatními odděleními či s dalšími kolegy tak, aby bylo zajištěno dodání materiálů, informací a dat.
Zpracovává údaje o průběhu projektů.
Mnohdy dohlíží na čerpání rozpočtu pro danou zakázku.
Analyzuje výsledky a připravuje zprávy pro vedení společnosti.

Zdroj: OPENN, Human Resources Management

Autoři:


Hlavní zprávy

Další z rubriky

Biljana Weber, generální ředitelka Microsoftu ČR a SR
Lidé nechtějí zaměstnání, ale smysluplnou práci, říká šéfka Microsoftu

Všeobecně se ví, že nejlepší benefity nabízejí zaměstnancům IT společnosti. Nad seznamem odměn v hodnotě i desítek tisíc měsíčně lidé z jiných oborů jen...  celý článek

Ilustrační snímek
Chcete být úspěšní? Naučte se naslouchat a dávat to ostatním najevo

Není důležité všechno v práci vědět, ale naslouchat lidem. To je ten klíč k dorozumění s ostatními. Kdo umí naslouchat, dokáže v kolektivu udržovat dobré...  celý článek

Ilustrační snímek
Proč si před hledáním nové práce pořádně zamést internetovou stopu

Když jste během studií chodili „pařit“, přišlo vám možná docela vtipné dát si na Facebook pár fotek, jak se skvěle bavíte. Jenže teď hledáte zajímavou a dobře...  celý článek

Další nabídka

Kurzy.cz

Volební preference Median: Před volbami ztrácí ANO, ČSSD i KSČM na úkor SPD a Pi...
Volební preference Median: Před volbami ztrácí ANO, ČSSD i KSČM na úkor SPD a Pi...

Podpora ANO, ČSSD i KSČM se podle říjnového průzkumu agentury Median od září mírně snížila. Podobně klesala i podpora T... celý článek

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.