Reklamní zpráva, v předmětu ilustrační fotografie zboží, vedle ní hlavička firemního manažera. Velikost pět megabytů. E-mailové zprávy, o které nikdo vlastně nestojí a které jen zahlcují mailovou schránku, znají snad všichni, kteří pracují s počítačem.
Netiketa: pravidla slušného chování na síti
Tento a řada podobných nešvarů, které komplikují elektronickou komunikaci, vycházejí z prostého faktu, že odesílatelé prostě neznají základní pravidla slušného chování na síti, tedy tak zvanou "netiketu".
Netiketa označuje ustálená pravidla, která sice nejsou psaná, většina z nich není zákonnou normou, ale podle odborníků by je přesto měli uživatelé dodržovat. Často si jednotná pravidla elektronické komunikace definují jednotlivé velké firmy, které od svých zaměstnanců chtějí jednotný přístup, který je i součástí firemní identity.
Nepřehlédněte |
"Kombinujeme společná pravidla platná pro všechny, tedy jednotný styl podpisu, jednotný vizuál aktuálního firemního sdělení na konci mailové zprávy, nastavení automatické odpovědi v době nepřítomnosti a podobně, s možností individuálního vyjádření se každého z nás, třeba v interním e-mailu určeném kolegům umístěním kreativně zpracované pozvánky na oslavu jubilea," říká generální ředitel Atmedia Petr Majerik.
"Řada firem, zejména korporátních a zahraničních, má vypracovaný manuál pro strukturu a formu korespondence včetně e-mailu. Většinou mají předepsané, jak má vypadat podpis," vysvětluje Tomáš Gřešek, lektor manažerů ze společnosti Eduway.
Pozor na přílohy, důležitý je formát i velikost
Právě problém s přílohami je podle něj velmi rozšířený. Odesílatelé by měli myslet na ukládání příloh ve standardních formátech, nejčastěji MS Office, popř. PDF, fotky ve verzi JPG či videa MPEG.
Samotnou kapitolou je právě ona velikost příloh. Podle Gřeška by e-mail obecně neměl mít větší přílohu než jeden megabyte, po dohodě s protější stranou je přijatelná hranice jeden až pět megabytů.
"Na smartphonech doporučuji omezit stahování jen na hlavičky a přílohy tak do 100 kB," říká Gřešek. Odborníci pro větší typ příloh doporučují využít spíše specializované servery na ukládání a sdílení souborů. S tím souhlasí i výkonný ředitel Počítačové školy Gopas Jan Dvořák. "Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některou z verzí internetových úložišť," vyjmenovává Dvořák.
Pravidla mají především cizí společnosti
Interní pravidla, jak využívat elektronickou poštu, má i přední světová personální agentura Randstad. "E-mailovou zprávu by měl odesílatel vždy považovat za skutečný fyzický dopis, a všechny e-mailové zprávy proto psát a kontrolovat stejným způsobem," říká Kateřina Vaisová, manažerka Randstadu. Mezi body se zaměstnanci dočtou například, že v předmětu zprávy by měl vždy být uveden smysluplný text, nebo že pokud zaměstnanec během pracovní doby nemůže kontrolovat příchozí poštu, neměl by zapomenout na aktivaci funkce "mimo kancelář", tedy automatickou odpověď v nepřítomnosti.
Podle odborníků je nešvarem i rychlý styl psaní, tedy zprávy, kde chybí řádné oslovení, sdělení je v útržkovitých větách.
"Vyznávám stručný a ideálně strukturovaný obsah zprávy s jasným sdělením nebo požadavkem, přijatelnou velikost přílohy s ohledem na firemní limity a rychlost stahování mimo kancelář. Jasně definovaný předmět zprávy a slušné oslovení. Obecně považuji e-mailovou korespondenci za doplňkový způsob komunikace ve smyslu shrnutí informací nebo jinak dohodnutého," přibližuje osvědčená pravidla Zbyněk Pardubský, zástupce ředitele Huawei Technologies.
- Srozumitelný a stručný předmět e-mailu.
- Slušné jmenné oslovení adresáta.
- Vhodně zvolený styl textu.
- Srozumitelný podpis, nepřehánět to s textem o firmě, případně o její zálibě v ekologii.
- Nastavit automatickou odpověď vždy, když dotyčný nebude schopen na maily odpovídat.
- Důkladně zkontrolovat jména příjemců.
- Dobře zvážit vložení smajlíků a jiných grafických prvků.
- Neposílat e-mail s přílohou větší než jeden megabyte, pokud s tím druhá strana výslovně nesouhlasí.
