Kdo jsou ti lidé v modrých vestách s logem cizí firmy, kteří se pohybují po vaší kanceláři, odnášejí odpadkové koše a luxují? Nejsou to podřízení vašich šéfů. Ti si jen najali externí úklidovou společnost, aby nemuseli zaměstnávat vlastní uklízeče. Úplně jiné firmě zase „patří“ kuchaři v závodní kantýně, další společnost se stará o provoz vaší počítačové sítě a webových stránek.
Pro zaměstnavatele je to výhodné z několika důvodů. „Firma se může plně soustředit na to, co umí, a nezdržovat se činnostmi, které přímo nesouvisí s jejím oborem,“ poznamenává Martin Vosecký, jednatel personální společnosti Catro. Podnik, který se zabývá třeba ekonomickým poradenstvím, nemusí plánovat práci správcům počítačové sítě a starat se o jejich školení, nemusí rozepisovat služby uklízečkám či obstarávat jídlo do jídelny. Kupuje si už hotové služby.
Takzvaný outsourcing, jak se převedení části úkolů na jinou firmu nazývá, navíc vyjde podnik levněji, než kdyby práci zajišťovali jeho zaměstnanci. Ušetří výdaje na jejich nábor, evidenci, pojištění či benefity.
Outsourcingové společnosti, které na sebe úkoly přebírají, se na danou službu specializují a garantují, že ji budou odvádět školení odborníci. Pečují o několik firem zároveň, což výrazně šetří náklady a služby zlevňuje. Na administrativě se dá ušetřit až jedna třetina nákladů.
Převést se dá i péče o mzdy
V Česku není outsourcing ničím neobvyklým. Starostí s úklidem či stravováním zaměstnanců se zbavují třeba i školy či nemocnice. Velmi běžné také je, že si firma objedná u specializované společnosti vytvoření a následné spravování internetových stránek. Stojí to už pár stovek za měsíc, tedy citelně méně oproti nákladům na mzdu vlastního počítačového odborníka.
V poslední době je však trendem „vyzdrojovat“ (jak by se dal outsourcing nehezky přeložit) téměř všechno – počínaje účetnictvím a právními službami přes vybírání nových lidí na volné pozice až po starost o mediální obraz firmy či zpracování mezd. „Externí společnost se nám stará třeba o databázi klientů a komunikaci s nimi,“ říká mluvčí CK Fischer Daniel Plovajko.
O mediální obraz podniků pečují PR agentury. Jejich zaměstnanci mají rozdělené firmy, jménem kterých komunikují s novináři a snaží se veřejnost informovat o nových výrobcích a akcích. „Výhodou je, že pro firmu nepracuje jen jeden přidělený konzultant, ale jeho prostřednictvím celý náš tým. Navíc dokážeme posoudit věci s odstupem a s větším nadhledem než zaměstnanec uvnitř,“ tvrdí Alena Drtinová, jednatelka agentury Privilege PR.
Připomíná, že manažeři mají zpravidla širší spektrum úkolů a na prezentaci společnosti jim nezbývá tolik času.
V personálních otázkách spolupracují firmy s poradenskými agenturami, které za ně organizují výběrová řízení, ale starají se i o každodenní personální agendu. Stále větší oblibu si získává takzvaný mzdový outsourcing.
Najatá externí společnost vede podrobnou databázi mezd, provádí zákonem předepsané srážky a posílá jednotlivým zaměstnancům na účet výplatu. Dodává jim také výplatní pásky, které lze upravit podle objednávky firmy – mohou mít například její logo či obsahovat důležité informace.
Jak vybrat dobrou společnost
Martin Vosecký ze společnosti Catro upozorňuje, že rozhodnutí, na koho firma převede své úkoly, je poměrně zásadní. Proto by mělo být mnohem promyšlenější než jednorázový nákup pomůcek či materiálu.
Firma by si měla dát pozor hlavně na reference – tedy informace, pro koho už externí společnost pracovala a jaké byly výsledky. „Nejlepší je jít se do té společnosti podívat a zaměřit se na to, zda skutečně vaši zakázku zvládne. To, že má dobré reference, ji může zavalit zakázkami od jiných firem a na vás už nemusí mít tolik času, kolik slibuje,“ varuje Vosecký.
Podle něho by se měli manažeři poradit i se zaměstnanci, kteří budou s prací externistů denně ve styku. Mohou si jejich služby vyzkoušet a upozornit na problémy. „Úplně nejdůležitější pravidlo je, aby služby fungovaly přinejmenším stejně dobře, jako kdyby si je firma zajišťovala sama,“ doplňuje Martin Vosecký.
