Rozdílů mezi písemným a ústním kontaktem využijte pro sebe

Pamatujte: Devadesát pět procent pravidel, která platí pro úspěšnou ústní komunikaci, je stejných i pro písemný styk mezi lidmi. Vždy totiž jde o vysílání, příjem a zpracování informací mezi lidskými mozky. I když můžete mít pocit, že o komunikaci tváří v tvář už vše podstatné znáte, neuškodí malé připomenutí toho nejdůležitějšího v kostce a aplikace na písemnou výměnu informací:

První dojem z vašeho mailu či tradičního psaní na papíře rozhoduje o tom, s jakou chutí, pozorností a ochotou bude adresát číst zbytek. Zaujměte jej tedy dostatečně první větou. Ještě lepším klíčem ke spolupráci adresáta je zajímavý nadpis, titulek. Aby adresát udělal, co chcete vy, musíte začít tím, co zajímá jeho. Jakou výhodu bude mít z toho, že si vaše slova přečte, že vaše argumenty uzná? I vaše velmi tvrdé varování, že jej dáte k soudu s vážnou obžalobou, obsahuje v sobě nabídku, že mu za těch a těch podmínek ušetříte třeba několik let odnětí svobody. Formulujte text tak, aby to z něj cítil. Uvádějte v textu sami typické námitky protistrany, a hned se je snažte uspokojivě zodpovědět. Příjemce textu z toho má vždy dobrý dojem, že myslíte i trochu na něj. Jak se do lesa volá, tak se z lesa ozývá, to platí i pro písemnou komunikaci. Pokud z textu čouhá všemi směry, že jen vy něco potřebujete, často nepomůže k aktivizaci druhého ani výrazná dávka obecné zdvořilosti. Ledaže by šlo mezi vámi a příjemcem textu o dlouhodobý vztah a on by věděl, že vy mu dlouhá léta pomáháte, když on sám něco potřebuje. Pak lze být stručný. Rozdílů mezi ústním a písemným kontaktem využijte ve svůj prospěch. Písemné věty si před definitivním odesláním můžete daleko lépe promyslet než ústní. Udělejte to, vyplatí se to. Na druhé straně, špatnou písemnou formulaci nelze opravit v té vteřině, kdy se adresáta dotkne a on se zašklebí nevolí. To je další důvod, proč formulovat pečlivě a jednoznačně.

Jak přijmout kritiku? Jak vyjít se spolupracovníky či jak se vyrovnat se stresem?Odpovědi na tyto otázky najdete v seriálu 100 rad, jak být úspěšnější v práci. Připravujeme ho s docentkou Evou Bedrnovou z pražské VŠE a Davidem Gruberem, autorem knih s touto tematikou.

Co jsme psali a co si přečtete

95. Když už pracujete, tak pořádně
96. Jak zvládnout denní porci pošty
97.Šance a úskalí písemného styku
98. Nevíte si rady? Požádejte o pomoc
99. Jak zvládnout jubilea
100. Zvládnutí úkolů i pro lenochy

LUBOMÍR JANOUŠEK, zástupce ředitele Finančního ředitelství pro hlavní město Prahu

Úskalí písemného styku spočívá v možnosti odlišného vyznění a tím i pochopení, oproti naprosto stejnému textu podanému ústně s určitou intonací a mimikou obličeje. Naopak šance písemného styku spatřuji ve výhodě více a déle slova vážit, a navíc v možnosti volby určité vhodné grafické úpravy.