Sekretářka musí být pravou rukou nadřízeného

  10:30aktualizováno  10:30
Profesionální sekretářka - Asistentka mívá v nejedné firmě pověst pravé ruky a diáře svého nadřízeného. Aby své pověsti dostála, musí být nejen dostatečně kvalifikovaná, ale také vyzrálá a ochotná se stále vzdělávat.

Post sekretářky je velmi odpovědná pozice, a to nejen z hlediska vnitřního chodu firmy, ale i z pohledu její prezentace a kultury. Odbornost sekretářky, náplň práce, odpovědnost i kompetence se liší podle zaměření a charakteru firmy, pro kterou pracuje. Například asistentka redakce v nakladatelství zajišťuje organizaci knižního projektu od přijetí rukopisu po vydání, a to včetně komunikace mezi autorem a pracovníky společnosti.

Více motivačních informací na na dané téma najdete v přiloženém článku ZDE

Časem může být přizvána ke spolupráci na počítačovém zpracování knih. V dalším profesním růstu může zvládnout základy typografie, získat základní korektorské dovednosti, podílet se na výstupních kontrolách zakázek zpracovávaných v grafickém studiu. Asistentka nákupního oddělení zase spravuje podklady tohoto oddělení, kompletuje účetní doklady nebo doklady pro vyřizování reklamací. Může také zpracovávat statistiky, podílet se na tvorbě ceníků, komunikovat s dodavateli. Asistentka coby pravá ruka vedoucího musí umět zpracovávat korespondenci, připravit materiály pro jeho jednání, bdít nad běžným provozem firmy a tak dále. Proč by asistentka na sobě měla stále pracovat a vzdělávat se?

Kurz pro všechny sekretářky

Snad každá profesionální sekretářka-asistentka by měla projít kurzem zaměřeným na komunikaci s vnějším světem, plánování i zvládání stresových situací. Existuje řada firem, které tyto výukové kurzy pořádají, obvykle v několika dvou- až třídenních soustředěních v cenových relacích od 4000 do 5000 korun. Výuka může být přitom složena z výkladové a výcvikové části, kdy teorii doplňují praktické příklady řešení konkrétních situací. Má-li kurz asistentku skutečně obohatit o další poznatky, měl by zahrnovat:

* základy verbální a neverbální komunikace, asertivní chování
* efektivní a profesionální telefonování
* plánování času vlastního i času nadřízeného
* sekretářskou agendu a manipulaci s písemnostmi
* zvládání stresu, nácvik relaxačních technik
* pravidla společenské etiky a etikety
* vnější image sekretářky-asistentky
* pravidla společenského chování a protokolu
Možná proto, že pokud zná výborně alespoň jeden světový jazyk psaným i mluveným slovem, ovládá práci na PC, je schopná se přizpůsobovat a zvládat stresové situace, dosáhne během své kariéry na plat v rozmezí 25-30 tisíc korun. Pokud však své znalosti ve firmě může uplatnit. Asistentka bez dobré znalosti jazyka či znalosti práce na PC obvykle pracuje podle délky praxe a míry odpovědnosti za 10 až 15 tisíc korun měsíčně. Ačkoli jsou v různých firmách kladeny na asistentky různé požadavky, shodují se v mnohém: obvykle je požadována uživatelská znalost práce s počítačem (Word, Excel apod.), dobrá znalost českého jazyka (na úrovni střední školy), pečlivost i ve stresových situacích, znalost světového jazyka, psaní na stroji. Již z výše uvedeného je zřejmé, že si vzdělávání asistentky vyžádá profesní růst někdy v odlišných oborech.

Z technické stránky jde o zvládnutí práce na počítači, tedy o počítačové kurzy, které nabízejí například základy práce s Windows (práce s myší, s okny, základní nastavení Windows), základy použití Wordu (práce s textem, se soubory, tabulky, vytvoření formuláře, atd., vyučují se verze Word 97, 2000), základy použití Excelu (práce s tabulkou, základní výpočty, vzorce, funkce, grafy, tisk). Existují kurzy i pro verze Excel 97, 2000 a základy použití internetu (vyhledávání informací, práce s e-mailem). Stačí si vybrat dle potřeby, podobně jako u kurzů jazykových. Zdokonalení každodenních činností sekretářek, asistentek, zlepšení aktivní spolupráce s nadřízenými, která pozitivně ovlivňuje chod firmy a přispívá k vytváření jejího dobrého jména, nabízejí několikadenní kurzy. Ty by měla absolvovat snad každá asistentka, a to bez ohledu na vlastní specializaci. Jde totiž o výuku zaměřenou především na lidský aspekt této profese s vědomím toho, že sekretářka je obvykle první člověk, s nímž komunikuje zákazník, jediný člověk, na kterého se obracejí v různých záležitostech nejen její nadřízení, ale i ostatní pracovníci.

 

Autor:

Nejčtenější

Do úzkých ho dostal kamarád, kdysi prosperující firma asi zkrachuje

Drobným podnikatelům a živnostníkům dělají vrásky na čele mnozí odběratelé,...

Po studiích si Jaroslav založil rodinnou firmu se stavebninami. Dařilo se mu, zákazníci se jen hrnuli, až jednoho dne...

Co nahrává bleskovým zlodějům a systematikům, aby vás navštívili

Ilustrační snímek

Když dům či byt navštíví zloději, není to nic příjemného. Pojišťovny hlásí, že řada lidí jim přitom stále nahrává....

Srazil na sjezdovce v Alpách lyžařku. Stálo to dva miliony korun

ilustrační snímek

Srážka s jiným lyžařem je podle pojišťoven poměrně častou pojistnou událostí. V alpských zemích navíc velmi drahou. V...

Vydáte stovku, pětikoruna se vám vrátí, někdy i mnohem víc

Existuje nabídka řady firem, které vám za nákupy přes svůj portál dávají...

Utrácíte, a přesto šetříte. To není protimluv, ale nabídka řady firem, které vám za nákupy přes svůj portál dávají...

Společně, nebo každý sám? Poradíme, jak řešit finance v domácnosti

Ma si mladý pár zřídit nový účet, ke kterému budou mít oba přístup,nebo to...

Mladý pár se rozhodne bydlet spolu. Výhledově by si chtěli pořídit vlastní bydlení a založit rodinu. Jak si však...

Další z rubriky

Oprášily odkaz pradědečka a vyrábějí věci, které mají příběh. A živí je

„Velmi překvapené jsme byly obrovským zájmem o naši keramiku v Číně, kam jsme...

Pradědeček Ivany Švarcové měl hrnčířskou dílnu. Po znárodnění jeho živnost komunisté zlikvidovali a čas postupně...

Naspořil 400 tisíc a zkusil podnikat. Už má 260 zaměstnanců a míří výš

Praha,24.10.2018, Petr Palas, SPECIÁL PRO IDNES, FOTO MAFRA DAN MATERNA

Petr Palas začal při studiích na vysoké škole pracovat. Sbíral zkušenosti a střádal vydělané peníze. Pak založil v Brně...

Kolik si mohou přivydělat důchodci a které příjmy se nezdaňují?

Ilustrační snímek

Spousta penzistů ráda využije příležitosti vydělat si k penzi nějakou tu korunu. I práce důchodců však má svá pravidla....

Zpověď zklamaného bitcoinového nadšence a pokrytectví jeho kolegů

Zpověď zklamaného bitcoinového nadšence a pokrytectví jeho kolegů

Kurzy.cz Michael J. Casey je členem vedení serveru CoinDesk a je členem výzkumného týmu zabývajícího se blockchainem na Digital ...

Najdete na iDNES.cz