Sekretářka musí být pravou rukou nadřízeného

  10:30aktualizováno  10:30
Profesionální sekretářka - Asistentka mívá v nejedné firmě pověst pravé ruky a diáře svého nadřízeného. Aby své pověsti dostála, musí být nejen dostatečně kvalifikovaná, ale také vyzrálá a ochotná se stále vzdělávat.

Post sekretářky je velmi odpovědná pozice, a to nejen z hlediska vnitřního chodu firmy, ale i z pohledu její prezentace a kultury. Odbornost sekretářky, náplň práce, odpovědnost i kompetence se liší podle zaměření a charakteru firmy, pro kterou pracuje. Například asistentka redakce v nakladatelství zajišťuje organizaci knižního projektu od přijetí rukopisu po vydání, a to včetně komunikace mezi autorem a pracovníky společnosti.

Více motivačních informací na na dané téma najdete v přiloženém článku ZDE

Časem může být přizvána ke spolupráci na počítačovém zpracování knih. V dalším profesním růstu může zvládnout základy typografie, získat základní korektorské dovednosti, podílet se na výstupních kontrolách zakázek zpracovávaných v grafickém studiu. Asistentka nákupního oddělení zase spravuje podklady tohoto oddělení, kompletuje účetní doklady nebo doklady pro vyřizování reklamací. Může také zpracovávat statistiky, podílet se na tvorbě ceníků, komunikovat s dodavateli. Asistentka coby pravá ruka vedoucího musí umět zpracovávat korespondenci, připravit materiály pro jeho jednání, bdít nad běžným provozem firmy a tak dále. Proč by asistentka na sobě měla stále pracovat a vzdělávat se?

Kurz pro všechny sekretářky

Snad každá profesionální sekretářka-asistentka by měla projít kurzem zaměřeným na komunikaci s vnějším světem, plánování i zvládání stresových situací. Existuje řada firem, které tyto výukové kurzy pořádají, obvykle v několika dvou- až třídenních soustředěních v cenových relacích od 4000 do 5000 korun. Výuka může být přitom složena z výkladové a výcvikové části, kdy teorii doplňují praktické příklady řešení konkrétních situací. Má-li kurz asistentku skutečně obohatit o další poznatky, měl by zahrnovat:

* základy verbální a neverbální komunikace, asertivní chování
* efektivní a profesionální telefonování
* plánování času vlastního i času nadřízeného
* sekretářskou agendu a manipulaci s písemnostmi
* zvládání stresu, nácvik relaxačních technik
* pravidla společenské etiky a etikety
* vnější image sekretářky-asistentky
* pravidla společenského chování a protokolu
Možná proto, že pokud zná výborně alespoň jeden světový jazyk psaným i mluveným slovem, ovládá práci na PC, je schopná se přizpůsobovat a zvládat stresové situace, dosáhne během své kariéry na plat v rozmezí 25-30 tisíc korun. Pokud však své znalosti ve firmě může uplatnit. Asistentka bez dobré znalosti jazyka či znalosti práce na PC obvykle pracuje podle délky praxe a míry odpovědnosti za 10 až 15 tisíc korun měsíčně. Ačkoli jsou v různých firmách kladeny na asistentky různé požadavky, shodují se v mnohém: obvykle je požadována uživatelská znalost práce s počítačem (Word, Excel apod.), dobrá znalost českého jazyka (na úrovni střední školy), pečlivost i ve stresových situacích, znalost světového jazyka, psaní na stroji. Již z výše uvedeného je zřejmé, že si vzdělávání asistentky vyžádá profesní růst někdy v odlišných oborech.

Z technické stránky jde o zvládnutí práce na počítači, tedy o počítačové kurzy, které nabízejí například základy práce s Windows (práce s myší, s okny, základní nastavení Windows), základy použití Wordu (práce s textem, se soubory, tabulky, vytvoření formuláře, atd., vyučují se verze Word 97, 2000), základy použití Excelu (práce s tabulkou, základní výpočty, vzorce, funkce, grafy, tisk). Existují kurzy i pro verze Excel 97, 2000 a základy použití internetu (vyhledávání informací, práce s e-mailem). Stačí si vybrat dle potřeby, podobně jako u kurzů jazykových. Zdokonalení každodenních činností sekretářek, asistentek, zlepšení aktivní spolupráce s nadřízenými, která pozitivně ovlivňuje chod firmy a přispívá k vytváření jejího dobrého jména, nabízejí několikadenní kurzy. Ty by měla absolvovat snad každá asistentka, a to bez ohledu na vlastní specializaci. Jde totiž o výuku zaměřenou především na lidský aspekt této profese s vědomím toho, že sekretářka je obvykle první člověk, s nímž komunikuje zákazník, jediný člověk, na kterého se obracejí v různých záležitostech nejen její nadřízení, ale i ostatní pracovníci.

 

Autor:


Nejčtenější

Studia nejsou levná. Spočítali jsme, kolik stojí měsíčně vysokoškolák

Ilustrační snímek

Mít doma vysokoškoláka je pro mnohé rodiče značná finanční zátěž. Část nákladů na pokrytí studií si často mladí lidé...

Expertka: Ceny za hygienu zubů jsou různé, je to jako v luxusní restauraci

Prezidentka Asociace zubních hygienistek ve své pracovně.

Paní Eva dochází už tři roky na zubní hygienu v Přerově. Za každou návštěvu zaplatí kolem šesti set korun. Její sestra,...



Vše o důchodu: Jít do penze dřív, pracovat na procenta či brigádničit

Ilustrační snímek

Ač jste duchem stále mladí, myšlenka na výši důchodu se nejspíš občas vloudí do hlavy každému. A také plány. Jít do...

Dostali přidáno, přesto chtějí jinam. V kurzu je práce z domova

Ilustrační snímek

Více než kdy jindy musí být firmy obezřetné k požadavkům svých zaměstnanců. Touha Čechů po změně zaměstnání stále...

Devět osobních doporučení, jak dát svému životu smysl

Ilustrační snímek

Mark Twain byl úspěšným romanopiscem, ale i trefným a často ironickým pozorovatelem lidských osudů. V jeho díle lze...

Další z rubriky

Odborník: Lidé nejsou stroje, ale pláč do práce nepatří

Ilustrační snímek

Robotizace rychle pokračuje, přesto je hlavním motorem firem stále člověk. Člověk, který vnímá a cítí a s nímž si...

Advokátka: Sexuální útoky a šikanu v práci zákony dostatečně neřeší

Ilustrační snímek

Případů sexuálního obtěžování nebo šikany v práci je podle odborníků hodně, ale na rozdíl od západních států se o nich...

Navrhuje šperky, které mají úspěch v zahraničí. Češku inspiruje Praha

šperkařka Daniela Komatovič

Její kolekce zlatých šperků s názvem Eye To The Soul získala v mezinárodní soutěži A’Design Award & Competition zlaté...

Michl: 5 největších mýtů o rozpočtu Česka

Michl: 5 největších mýtů o rozpočtu Česka

Kurzy.cz Vždycky jsem měl rád hitparády, a tak jsem si teď udělal radost a sestavil svou vlastní. Není to hitparáda hudební (tak...



Najdete na iDNES.cz