Asi tím nejdůležitějším, co by mělo služebním cestám předcházet, je podrobný harmonogram. Dohodnout si jednu schůzku a počítat s tím, že zbytek si vytelefonuji cestou, se nevyplácí. Vrátí se vám to obvykle v podobě zbytečně najetých kilometrů, stresu a promarněného času.
Kamil Sekanina, obchodní zástupce strojírenské firmy, je vždy dva až tři dny v týdnu v terénu a jezdí po celé republice. „Začínal jsem bez zkušeností, trochu zběsile a několikrát na to doplatil. Špatné načasování, zácpa na dálnici, prázdný žaludek, protože jsem se nestíhal pořádně najíst a nakonec i ztráta klienta, kterému jsem se už po třetí omlouval, že nepřijedu na čas,“ říká Sekanina. Nyní má obchodník vždy dva dny vyhrazené na domlouvání schůzek. Nechává si na cestách dostatečné časové rezervy, před odjezdem se ještě utvrzuje, že dohoda a hodina platí a vyjíždí místo časných ranních hodin, k večeru den předem.
„Jedu tak v klidu, pohodlně oblečený, oblek si vezu sebou, nenervuji se, když je velký provoz, pak se ubytuji někde poblíž okruhu plánovaných schůzek a ráno nemusím budík natahovat na tři hodiny.“ Improvizaci na služebních cestách se však úplně vyhnout nedá. „Stačí, když jeden z klientů schůzku o hodinu posune. Tak tomu už pak říkám logistika nejvyššího stupně, ale i to se dá díky postupně nabitým zkušenostem zvládnout,“ dodává obchodník.
Vybavte se pro náhradní řešení
Pokud nejezdíte z jednoho konce republiky na druhý, ale návštěvy klientů soustředíte vždy do určité lokality, je asi příjezd den předem, vzhledem k situaci na našich cestách, tím nejlepším řešením. Ubytování lze zajistit na okrajích měst za rozumnou cenu, která je bezesporu rozumně vynaloženým nákladem ve srovnání s naštvaným zákazníkem.
Jako obchodní cestující čili člověk, který potřebuje od klienta získat reklamu nebo zakázku či mu prodat zboží, jste v podstatě v roli, kdy nemůžete dotyčnému vynadat, když schůzku zruší třeba dvě hodiny předem. Nemusí to být schválnost. Lidé na vyšších postech, hodně vytížení, si často ani neuvědomují, že za nimi jedete dvě stě či tři sta kilometrů. Pro tyto případy se sebou berte notebook nebo databázi kontaktů v jakékoliv podobě, abyste si operativně mohli najít náhradu.
„Notebook je asi tím nejlepším řešením. I když se mi nepodaří dohodnout si náhradní schůzku, sednu si někde do kavárny a volný čas vyplním například přípravou podkladů pro další jednání,“ uvádí obchodní ředitel Ivan Kaštovský.
Neničte si zbytečně zdraví
Šéf může vysílat zaměstnance na pracovní cesty jen tehdy, pokud si tuto podmínku s ním dohodl v pracovní smlouvě, čili je to vázáno písemným souhlasem. Bez něj vás nemůže nutit někam cestovat. Ženy pečující o děti do 8 let nebo samoživitelky s dětmi do 15 let, kvůli odmítnutí služební cesty nelze převést ani na jinou práci. V žádném případě se odmítnutí, jet na pracovní cestu bez předešlého písemného souhlasu, nepovažuje za porušení pracovní kázně.
Pro mnohé lidi je však lákavé, mít kontakt se stále novými lidmi, cestovat a nemuset sedět v kanceláři. Velký počet najetých kilometrů křížem krážem po republice však také zvyšuje riziko, že ne vždy dopadne vše hladce. Myslete proto na dobré pojištění, nejen životní a úrazové, ale i na škody způsobené zaměstnavateli, pokud jezdíte služebním vozem nebo používáte firemní notebook.
Auto můžete nabourat, o notebook vás připraví šikovný zloděj. Za tyto věci ručíte zaměstnavateli až 4,5 násobkem mzdy. I když pak s vámi může sepsat splátkový kalendář, náhradě škody se bez pojištění nevyhnete. Myslete na cestách i na své zdraví.
„Bagetu na benzínce si k obědu kupte jen v opravdu mimořádných případech. Raději si vezměte nějaké zásoby z domu a při plánování cesty si rezervujte dostatečné pauzy k jídlu. Láhev s pitím je další nezbytnost, která v autě nemá chybět,“ radí primář interního oddělení valašskomeziříčské nemocnice Pavel Prodělal. „Hladový nebo podrážděný žaludek může na silnici člověka stresovat stejně jako dopravní zácpa.“
„Většinou sjedu z dálnice a najím se v nějaké normální restauraci kousek opodál. Někdy si je i vyhledávám před odjezdem na internetu nebo si nechám poradit od klienta, kde se nejlépe najím přímo v místě schůzky,“ radí Kaštovský.
S obchodním partnerem na squash
Na silnicích vás čeká nejen celá řada stresových situací, ale neustálým sezením za volantem trpí i vaše fyzická kondice. „Při sledování provozu na cestách se přenáší náš psychický neklid na svalové napětí především šíjového svalstva, které společně se strnulým držením hlavy přispívá k bolestem krční páteře a hlavy, k závratím, stavům nevolnosti. Ozývají se i bolesti bederní páteře či jiná postižení pohybového systému,“ vypočítává neurolog Nemocnice Podlesí v Třinci Juraj Serafín. „Existuje však mnoho způsobů, jak riziko vzniku potíží omezit.“
Stává se, že si s obchodním partnerem padnete do oka, zjistíte, že máte stejné záliby, například sport. Schůzky pak nemusíte domlouvat v kanceláři či restauraci, ale třeba si zajít společně na squash nebo si zaběhat. Pracovní jednání se tak pro vás stane zároveň relaxací a sportovní výbava se do kufru auta vždy vejde. Psycholožka Hana Součková doporučuje pouštět si během jízdy oblíbenou hudbu, nebo CD s humornými povídkami. Zvedne vám to náladu.
Jak na služební cesty:
- vždy je pečlivě naplánujte
- pořiďte si nebo požádejte o auto s klimatizací – propocení nebudete na schůzce ve své kůži
- myslete na pojištění
- zapomeňte na rychlá občerstvení, rezervujte si čas na jídlo
- do vzdálenějších míst vyjeďte den předem
- berte si sebou náhradní oblečení
- neseďte večer v kavárně, běžte si zaplavat, zaběhat nebo do sauny
