Social Media Policy je interní předpis firmy, který zaměstnancům vymezuje hranice, co mohou a nesmí v rámci svého elektronického života ventilovat vně firmy a také jak mohou používat výpočetní techniku zaměstnavatele.
Některé podniky tak například požadují, aby zaměstnanec po ukončení pracovního poměru neprodleně aktualizoval svůj profil na LinkedInu, aby bylo hned jasné, že už s firmou nemá nic společného. Nebo zakazují vyjadřovat se k choulostivým tématům, aby nedošlo k omylu a jeho případnému zneužití - tedy že bude názor jedince prezentován jako názor celé firmy. Příkladem může být nedávné odvolání mluvčího Nejvyššího soudu Petra Knötiga kvůli rasistickým komentářům u příspěvku na Facebooku.
„Základní pravidla pro komunikaci prostřednictvím sociálních médií by měla být uvedena přímo v pracovní smlouvě, která bude odkazovat na detailnější informace ve směrnici Social Media Policy,” říká Petr Glogar z mezinárodní advokátní kanceláře PwC Legal.
Přímo zákoník práce uvádí, že pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky a jiných telekomunikačních zařízení nelze bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro soukromé účely. „Pokud by zaměstnanec využíval sociální sítě sice na svém telefonu, ale v pracovní době, i takové jednání může být důvodem k propuštění,“ upozorňuje advokát Petr Glogar.
Důležitým obsahem Social Media Policy jsou pravidla, co zaměstnanci na sociálních sítích mohou a nesmí o své práci prezentovat. Co je tedy většinou zakázáno?
Zejména jde o vyjadřování ke strategii firmy, jejím neveřejným obchodním a hospodářským výsledkům, know-how, patentům a inovacím. Též zveřejnění informací, které sice nevyzrazují nic z tajemství firmy, mohou ji však v očích veřejnosti a jejích obchodních partnerů znevěrohodnit či znevážit. Mohou to být citlivé informace o vedení, jiných zaměstnancích, obchodních partnerech či výrobních postupech.
„Zaměstnanec by se měl vyvarovat sdělování osobních, či dokonce citlivých dat o ostatních zaměstnancích, externích spolupracovnících, členech managementu či jiných fyzických osobách. Zveřejnění osobních údajů na sociálních sítích je podle definice zákona o zpracováním osobních údajů minimálně podmíněno souhlasem toho, jehož údaje jsou takto zveřejňovány. Nehledě na další povinnosti stanovené zákonem,“ připomíná Petr Glogar.
Zaměstnanci musí vědět, co mohou a nesmí
Zaměstnanci ovšem musí znát vymezení a definici toho, co mohou a nesmí. A také prostřednictvím kterých sociálních médií je možno či naopak zakázáno komunikovat v pracovních záležitostech. Obecně to jsou taková média, která mohou rozšířit jakoukoliv informaci široké veřejnosti, tedy například Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube a další podobné aplikace či zdroje informací, včetně veřejných diskusních fór. Často také jde o různé chaty, blogy či nástroje podobné ICQ, Skypu či Facetimu.
„Absence pravidel může vést i k tomu, že neuvážené vyjádření zaměstnance bude považováno za vyjádření firmy a její názor. To může mít dalekosáhlé důsledky nejen vůči dodavatelům a odběratelům firmy, ale i vůči široké veřejnosti. A v některých zvlášť závažných případech se takovým vyjádřením mohou zabývat i orgány státní správy včetně policie,“ říká Petr Glogar.
Podle něj je třeba zaměstnancům zdůraznit, že porušení Social Media Policy může vést k výpovědi či okamžitému zrušení pracovního poměru. V závažnějších případech i k náhradě újmy, kterou zaměstnanec mohl způsobit firmě.
Platí však, že se zaměstnanci nesmí za nevhodný příspěvek „sáhnout“ na peníze. Zákon uvádí, že nesmí být trestán jakoukoliv formou smluvní pokuty či odejmutím nárokovatelné části mzdy. Pro ostatní osoby, které nejsou zaměstnanci a jsou vázány takovou směrnicí je ovšem možné smluvní pokuty sjednat. Je to podle odborníků vhodná forma sankce za porušení povinnosti.
Co nesmí zaměstnavatel?
Firmy musí přistupovat ke kontrole dodržování takovéto směrnice velmi obezřetně. Zaměstnavatel totiž nesmí zjišťovat obsah e-mailu či příspěvku zasílaného zaměstnancem na sociální médium, stejně tak v detailu nesmí vědět, jaký obsah na webových stránkách zaměstnanec vyhledává.
Může tedy monitorovat počet e-mailů, v případě podezření může kontrolovat, zda jsou pracovní, či soukromé povahy. Může sledovat i dobu strávenou na internetu a počet a druh navštívených stránek.
Nesmí ale sledovat, co bylo obsahem návštěvy, co konkrétně zaměstnanec na stránkách dělal, psal a četl. Uvedené aktivity platí i pro externí agentury, které si firmy najímají za účelem monitorování využití pracovní doby zaměstnanci.
Zaměstnavatel se samozřejmě může vydat cestou úplného zákazu internetu v pracovní době. Ovšem z praxe je zřejmé, že zaměstnanci požadují větší či menší míru přístupu na internet pro vyřízení soukromých záležitostí v pracovní době. Zaměstnavatel by tedy měl určitou míru takových aktivit tolerovat a stanovit je jako určitý druh benefitu a motivace zaměstnance.
Advokát Petr Glogar také firmám doporučuje, aby pravidla komunikace prostřednictvím sociálních médií upravily do obchodních smluv s případnou sankcí za porušení.
