Pokud se rozhodneme pro tiskovou konferenci, nestačí jen dle osobních preferencí stanovit datum a místo a rozeslat pozvánky. Aby byla tisková konference úspěšná, je nezbytná důkladná příprava. Její součástí bývá zejména vytipování vhodné lokality pro uspořádání TK a vytipování vhodného termínu, který bude co nejméně kolidovat s redakčními poradami a uzávěrkami.
Dále je třeba připravit podrobný scénář celé akce a trénink vystupujících, zajistit moderátora, fotografa, kompletně zajistit catering, vytipovat a pozvat vhodné novináře, připravit tiskové podklady a ověřit účast pozvaných novinářů.
Tiskovou konferenci pořádáme v případech, že chceme sdělit něco významného (například představujeme nový produkt), chceme představit zajímavého hosta nebo osobnost, který je marketingovou značkou našeho výrobku, či reagujeme na nějakou aktuální událost (pohroma, havárie, skandál, ale také ocenění apod.).
Ne v pondělí
Ideálními dny na uspořádání tiskové konference jsou úterý, středa a čtvrtek. V pondělí totiž probíhají v redakcích plánovací a hodnotící porady a pátek je nevýhodný, protože žurnalisté zase mívají v pátek "volnější" pracovní režim. Co se týká času tiskových konferencí, je vždy lepší zvolit dopoledne, ideálně mezi 10. a 11. hodinou.
Ve větších městech je většinou jedno nebo několik míst v centru, kde se tiskové konference pravidelně konají a kam jsou novináři zvyklí chodit. Pokud svoláváme tiskovou konferenci poprvé, raději se zeptejme. Nebojme se však uspořádat tiskovou konferenci na různých místech. Svoláváme-li tiskovou konferenci například k uvedení nové provozní linky, neváhejme uspořádat ji přímo v podniku (se zajištěním dopravy pro novináře), děláme-li TK k problematice pivního zákona, můžeme najmout vyhlášenou pivnici.
Jak pozvat na tiskovou konferenci
Tiskovou konferenci oznamujeme formou tiskového oznámení, které by mělo obsahovat všechny důležité údaje, tj. místo, čas, téma, případně jména hlavních osob, které na tiskové konferenci vystoupí. Na tom, jak zajímavě se nám podaří zformulovat pozvánku, do jisté míry záleží, zda novináři přijdou.
Z pozvánky musí být jasné, kdo ji posílá, a musí obsahovat kontakt (tel., mobil, e-mail) na odpovědnou osobu (tou bývá většinou tiskový mluvčí). Tiskovou konferenci oznamujeme nejpozději v pátek předcházejícího týdne. Ten den totiž ČTK připravuje plán očekávaných událostí na příští týden, podle kterého se ostatní média orientují. Pozvánku samozřejmě včas pošlete také všem novinářům, které si vytipujete z médií, jež vás zajímají – například pokud jste výrobní podnik, jistě nebudete kontaktovat redaktory ženských časopisů, ale pracovníky ekonomických periodik, jak deníků, tak týdeníků či měsíčníků. Je dobré, pokud den předem novináře ještě jednou na tiskovou konferenci upozorníme e-mailem, SMSkou, případně obvoláme a připomeneme se jim.
|
Příklady pozvánek na TK 1. Vážené kolegyně, Vážení kolegové, Jana Malíková, ředitelka odboru a tisková mluvčí 2. Vážení, rádi vás přivítáme na tiskové konferenci "Boom hypotečních makléřů: risk, nebo přidaná hodnota?", na které se bude diskutovat o následujících tématech: ... Ing. Jan Kruntorád, GEPARD FINANCE s.r.o. Kontakt: Ing. Petra Horáková Krištofová |
Nezapomeňte na občerstvení
Je dobré zajistit pro tiskovou konferenci občerstvení minimálně v rozsahu kávy, čaje a minerálky. K tomu můžeme nakoupit nějaké menší koláčky a chlebíčky. Pokud to nevyžaduje téma, nedělejme občerstvení na tiskové konferenci příliš opulentní. To si mohou dovolit velké podniky, které si chtějí novináře "koupit", pro malé firmy jsou to vyhozené peníze. Oznámíme-li totiž bohaté občerstvení, můžeme se také dočkat příletu tzv. "holubí letky". Jde o tzv. novináře, kteří se chodí na tiskové konference pouze najíst, ale nikdy nic nenapíšou. Většinou jde o důchodce, kteří snad kdysi pracovali v nějakém zpravodaji, dodnes jsou ale schopni si zjistit, kdy a kde s konají tiskové konference s občerstvením.
Myslete na detaily
Redaktoři by z tiskové konference měli odcházet přinejmenším s tiskovou zprávou, kterou od vás obdrží. Ta by měla výstižně shrnovat obsah konference včetně kontaktů na vás jako organizátora. Podrobnější informace jim můžete věnovat v elektronické podobě na disketě nebo CD-ROMu. Tiskovou zprávu pak nezapomeňte poslat ani dalším pozvaným redaktorům, kteří na konferenci z nejrůznějších důvodů nepřišli. Pro účastníky připravte i nějaký dárek s sebou - součástí tašky mohou být propagační předměty (diář nebo propiska s vaším logem).
|
Co musíme mít připraveno k tiskové konferenci Na tiskovou konferenci bychom si měli připravit tyto 1. Tiskovou zprávu zpráva, leták apod.) |
