Každá porada je svolána za konkrétním účelem, který většinou znáte dopředu. Pak máte i čas na přípravu, abyste na poradě nebyli zaskočeni dotazy, na které neznáte odpověď. Naopak, času do termínu porady dobře využijte, připravte si jak své podněty, tak materiály, na kterých je můžete demonstrovat (prezentace, flipchart atd.). Bez přípravy se na poradě jedině shodíte, jak před vaším vedením, tak před kolegy.
Choďte včas
Přijít na poradu pozdě, je neslušnost, kterou může omluvit pouze opravdu důležitá záležitost, jež jste museli řešit. Častější pozdní příchody na porady vypovídají o vašem špatném time managementu, vašem laxním přístupu k práci a šéf daných porad (mluvíme teď o pravidelných poradách) by měl proti opozdilci rázně zakročit – pohrozit mu sankcemi apod.
V případě, že víte předem, že se na poradu z opravdu závažného důvodu nezvládnete dostavit, je třeba, abyste se z ní omluvili kompetentní osobě (váš nadřízený, šéf dané porady, jeho asistentka apod.). Pouze díky včasné omluvě má šéf porady šanci zvážit, zda není lépe termín porady posunout (nedostatečný počet zúčastněných, nepřítomnost klíčových osob atd.).
OPEN SPACE: ŠOKNebojte se slova
Po příchodu do místnosti, kde se porada koná, pozdravte všechny přítomné najednou. Individuální pozdravy vašich jednotlivých kolegů nejsou nepřípustné, ale rozhodně není třeba zdravit každého zvlášť.
Ukažte ostatním, že nejste nejistý, nervózní, že se porady nebojíte. Jak? Předně se posaďte na židli tak, že zvolíte pevný, stabilní posez. Pamatujte na to, že vám pevný posez dodá na sebevědomí. Nohy nijak nekřižte, nechte je stát celou částí chodidel na zemi. V klidu sledujte toho, kdo má právě slovo, cítíte-li, že je třeba, dělejte si poznámky. Ovšem jinak si s tužkou nehrajte, ruce nechte v klidu ležet na stole, nebo na svých stehnech.
Dostanete-li slovo, nebo pokud si jej vyžádáte, mluvte v klidu, nikam nepospíchejte. Mluvíte-li k celé skupině přítomných, v průběhu vašeho proslovu udržujte oční kontakt. Nedívejte se na jediné místo – jediného kolegu, ale mluvte jakoby ke všem o kolo vás. Střídejte pohledy na jednotlivé lidi. K demonstrování záležitostí, o kterých hovoříte, využijte rukou. Naznačte jimi velikost, pohyb a jiné atributy vašeho projevu.
Na konci svého projevu se nebojte shrnout závěry, ke kterým jste v průběhu projevu došli. Přítomní si je lépe zafixují, budou moci snáze reagovat a diskutovat s vámi. Proslov uzavřete poděkováním přítomným za jejich pozornost. Po skončení porady, pokud již ani vy, ani nikdo jiný nemá žádné připomínky a dotazy se hromadným pozdravem k přítomným rozlučte.
KDO CHCE KOLEGU BÍT,Nezapomeňte plnit úkoly z porad
Celá akce porady nekončí jen rozloučením se a opuštěním konferenční místnosti. Z porad většinou vycházejí směrem k zúčastněným úkoly. Mohou jimi být návrhy k diskutované tématice, splnění nastavených inovací a řada dalších věcí. Nesplnění úkolů vám může již na další poradě podrazit nohy, a proto si závěry z porady dobře zaznamenejte do diáře a dbejte na jejich splnění.
