Outsourcing, přenesení některých činností na externí dodavatelskou společnost, je jasným trendem 21. století. Je to logická možnost, jak snížit provozní náklady ve firmě a přitom zvýšit kvalitu provádění důležitých vedlejších činností. Výhodou je i uvolnění vlastních zdrojů a přístup k novým technologiím, informacím a prvotřídním znalostem. A základní myšlenka outsourcingu – přenechat nevýdělečné činnosti ve firmě někomu jinému a sám se plně zaměřit na hlavní činnosti podnikání – se plně uplatňuje i v oblasti účetnictví a mzdové agendy.
Tato typická vedlejší činnost, která sice negeneruje zisk, ale je naprosto nezbytná pro chod firmy, je přímo učebnicovým příkladem činnosti, pro kterou lze výhody outsourcingu velmi dobře využít.
Nabídka společností, které poskytují služby v oblasti outsourcingu mezd a účetnictví, je velice široká. Je proto důležité věnovat výběru outsourcingového partnera patřičnou pozornost. Od vhodného poskytovatele těchto služeb klient očekává především maximální zabezpečení podnikových informací. Mzdová a účetní data patří k nejcitlivějším informacím, kterými firma disponuje, a proto hraje důvěryhodnost outsourcingového partnera klíčovou roli. Vhodný partner by dále měl být flexibilní během plnění smlouvy – musí být schopen přizpůsobovat své služby aktuálním potřebám klienta, případně sám navrhovat vylepšení organizačních procesů, které se vedení účetnictví a mezd přímo týkají.
PRÁCE Z DOMOVAOutsourcing snižuje náklady
Zpracování mezd externí firmou dosud využívají především velké, nadnárodní koncerny, které už mají pozitivní zkušenosti s touto službou ze zahraničí. Ale stejné výhody jako velké společnosti mají z outsourcingu mezd i střední a menší firmy. V první řadě outsourcingem významně sníží náklady na zpracování mzdové agendy oproti vlastní mzdové účetní. Důvodem jsou úspory na školeních, pořizování hardwaru a softwaru, sociálním a zdravotním pojištění, kancelářských potřebách atd.
Zároveň při tom podnikatel rozloží riziko, které provází zpracování mzdové agendy, protože se na něm bude podílet i outsourcingová společnost. Ta ručí za správnost zpracovaných údajů, správnost výpočtu odvodů a čistých mezd, přesně vyplněných přehledů pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny.
Mezi další výhody ousourcingu pak patří také jistota včasného zajištění služeb, podnikatel nemusí řešit situaci, kdy mu jeho vlastní mzdová účetní např. onemocní. Odpadnou i starosti se zajišťováním záskoku na poslední chvíli, případně posouvání termínu výplat vlastním zaměstnancům. Výhodou je stabilně vysoký standard odvedené práce.
Outsourcingová společnost má díky své specializaci přehled o aktuálních zákonech a předpisech, neustále sleduje politickou situaci a včas reaguje na časté změny v legislativě. Podnikatel má navíc naprosto jasno v tom, za co, kdy a kolik bude platit. Nehrozí situace, kdy má vlastní mzdovou účetní, která je přetížená tři dny v měsíci, ale po zbytek doby pro ni není stoprocentní využití.
Jak zamezit šeptandě o výši mezd?
Outsourcing je také jedním z nástrojů, jak zamezit úniku informací o výši mezd jednotlivých zaměstnanců. Některé společnosti nabízí svým klientům dokonce možnost posílání čistých mezd a odvodů z bankovního účtu zřízeného speciálně pro tento účel a dále tím tak snižují riziko úniku informací. S tím souvisí i stále častěji žádaná možnost tisku výplatních lístků do diskrétních obálek.
Externí firma ušetří čas a peníze i při komunikaci se státními institucemi, které již přecházejí na elektronickou komunikaci. Pro zabezpečení podávání elektronických přihlášek, odhlášek, přehledů a podobně je třeba pořídit speciální software a zařídit elektronické podpisy. Spoluprací s externí firmou se klient všech těchto problémů zbaví. Možné je i zastupování před správou sociálního zabezpečení a zdravotními pojišťovnami.
PRACOVNÍ ZÁKONÍK:K účetním datům už je možný přístup online
Obdobná situace je i v účetnictví. Menším a středním firmám se ve většině případů nevyplatí zaměstnávat vlastní účetní, výhodnějším řešením je outsourcing celého účetnictví. Častým argumentem odpůrců přenechání účetnictví externí firmě byl obtížný přístup k aktuálním účetním datům, který komplikuje předávání dokladů a tím zdržuje celý proces účtování. Díky moderním komunikačním technologiím už ale velké množství společností tento problém vyřešilo a klient má možnost sledovat veškerá data online skutečně v „přímém přenosu“.
I u účetnictví je výhodou nižší riziko pro podnikatele, externí společnost nese odpovědnost za chyby a škody z nich vyplývající. Na rozdíl od společnosti, která nemá vedení účetnictví jako předmět podnikání, se účetní firma může proti riziku, že udělá chybu a tím způsobí škodu, či finanční újmu, pojistit. Při současné výši pokut, kdy například finanční úřad může uložit pokuty i v řádech statisíců až miliónů korun, to není zanedbatelná výhoda. Je třeba brát v úvahu i to, že různé kontroly mohou proběhnout i několik let nazpátek.
Účetní předpisy se často mění
Ve spleti stále se měnících účetních a daňových zákonů a vyhlášek navíc není jednoduché se orientovat. Externí firma zajišťuje pravidelná školení a vzdělávání svých zaměstnanců, aby měli přesné znalosti a patřičnou odbornost ve svém oboru. Někteří poskytovatelé účetních služeb spolupracují v rámci jedné firmy s daňovými poradci, auditory, odborníky na evropské a světové účetní standardy a jsou proto schopni nabídnout svým klientům skutečně komplexní služby.
Samozřejmostí je potom reporting na míru, třeba i ve více jazycích atp. Vrcholem je opět možnost zastupování na kontrolách u finančního úřadu. Díky množství kontrol, které účetní firma absolvuje s různými klienty, má s jednáním se státními institucemi neocenitelné zkušenosti, které může uplatnit při dalších kontaktech s úřady. Podnikatel má potom díky outsourcingu možnost plně se zaměřit na jádro vlastního podnikání, které firmu skutečně živí.
Výhody outsourcingu účetnictví a mezd jsou skutečně nemalé a zkušenosti ze zahraničí to jenom potvrzují. Hlavním problémem tak zůstává spíše výběr toho správného outsourcingového partnera.
