Něco málo o výpisu z účtu
Výpis z účtu jako takový je přehledem o pohybech finančních prostředků na účtu, a to včetně zůstatku účtu ke stanovenému datu v závislosti na dohodnuté frekvenci (např. týdenní, dekádní, měsíční aj., včetně výpisů předávaných vždy po každém zúčtovaném pohybu). Vzhledem ke zvýšené potřebě evidence a sledování aktuálního vývoje financí je u podnikatelských účtů častěji upřednostňována frekvence výpisů vyšší než u soukromých účtů.
Banka tím na základě ustanovení obchodního zákoníku plní svou povinnost a dle podmínek uvedených ve smlouvě o běžném účtu informuje svého klienta o přijatých vkladech a platbách, stejně jako o provedených výplatách a platbách.
Význam výpisů z bankovního konta podnikatele nabývá obecně poněkud jiných rozměrů než u konta osobního. Výpisy se totiž stávají součástí účetnictví, které má většina podnikatelů povinnost vést. Např. jednorázové příkazy k převodu prostředků, jež se na účtech jako běžné položky nejčastěji objevují, nejsou samy o sobě účetním dokladem, jelikož dostatečně neprokazují realizaci podaného příkazu. Vzhledem k tomu lze příslušné položky do účetnictví zahrnout až na základě doložených výpisů z účtu.
A za tím vším stojí pouze snaha zajistit dostatečnou průhlednost a lepší evidenci příjmů a výdajů v účetní evidenci.
K čemu výpis a v jaké formě
V současné době se v některých bankách objevují nabídky získávání výpisů z účtu pouze v elektronické podobě. Tím se otevírá se možnost definitivně se zbavit poštovních poplatků za jejich zasílání. Prozatím se však bohužel převážně banky soustředí na nepodnikatelskou klientelu.
Pochopitelně k zajištění dostatečně aktuálních informací o stavu a pohybu na bankovním účtu lze využívat rovněž služeb přímého bankovnictví a pak není nutné vyžadovat výpisy s kratší než měsíční frekvencí. Nicméně je nastavení frekvence věcí spíše individuální a nutno přihlédnout zejména k množství položek, které jsou za příslušné období na účtu evidovány.
Výpis z bankovního účtu upotřebíte, byť spíše v krátkodobém horizontu, např. při žádostech o úvěr, či leasing. Zde nejsou výjimkou požadavky doložit výpisy nejen aktuální, ale i několik měsíců zpětně (např. 3 poslední výpisy z účtu).
Archivace bankovních výpisů
A kdy přijde čas zauvažovat, zda ten který výpis z účtu ještě potřebuji a kdy už ne? Lhůta je podstatně delší než u výpisů z účtů soukromých nepodnikajících osob a vyplývá to z obecné právní úpravy.
Obdobou ustanovení občanského zákoníku jsou v obchodních vztazích ustanovení obchodního zákoníku. Zde nalézáme první rozdíl. Obecná promlčecí doba je dle obchodního zákoníku čtyřletá (oproti tříleté dle zákoníku občanského). Tudíž je nutné přihlížet v první řadě k této úpravě.
Ovšem obchodní zákoník není jediným právním předpisem, který přímo ovlivňuje uchovávání dokladů. Zmíněnou čtyřletou lhůtu proto ještě o něco prodloužíme, a to konkrétně na pět let, což je lhůta pro uchovávání a archivaci účetních dokladů dle platné úpravy zákona o účetnictví.
Stejně jako v případě výpisů z osobního účtu, je možné výpisy z účtu podnikatelského prokázat nejen úhradu různých služeb, poplatků, ale stejně tak dalších povinných plateb a závazků včetně daní. Ve vybraných případech může výpis z účtu zastávat rovněž místo dokladu o uskutečněné platbě. Pro ilustraci uveďme poskytnutí daru na veřejnou sbírku finančních prostředků určených pro pomoc postiženým povodní.
V neposlední řadě bychom neměli zapomínat taktéž přihlížet k běhu záručních lhůt pořizovaného zboží, a to v souvislosti s bezhotovostními platbami realizovanými z běžného účtu. Jak jsme již zmínili, není samotný příkaz k převodu prostředků z účtu důkazem skutečného provedení úhrady.
VÝPISY Z ÚČTU NEVYHAZUJTE:
proč je skladovat
Shrnutí
Lze poměrně snadno dovodit, že spíše dobrý přehled o situaci na bankovním účtu má podnikatel na účtu podnikatelském než na svém soukromém. Vyplývá to nejen z platné legislativy, ale i z nutnosti dobré evidence s přihlédnutí k mnohdy obtížně řešitelným obchodním vztahům a z nich vyplývající povinnost platit, či naopak finanční prostředky obdržet (případně včas vymáhat). Většinou se také na soukromém účtu neobjevuje takové množství položek, jako je tomu u účtů podnikatelských. Lze jen doporučit, aby každý přihlédl ke své finanční situaci a nutnosti výpisy z účtu dlouhodobě archivovat. Jsou sice nastavena určitá pravidla, na rozdíl od výpisů z účtů soukromých, nicméně ani ta mnohdy nezaručí, že bude uvedená pětiletá lhůta dostatečná. Dobré účty dělají dobré přátele, říká jedno úsloví - a zde to platí minimálně dvojnásob. Lépe je případným problémům předcházet, než jim vycházet vstříc.
Zde naleznete bližší informace k potřebě archivovat i ostatní běžné doklady, které se objevují i v domácnostech podnikatelů.
