I když můžete mít pocit, že o komunikaci tváří v tvář už vše podstatné znáte, neuškodí malé připomenutí toho nejdůležitějšího v kostce a aplikace na písemnou výměnu informací.
První dojem z vašeho mailu či tradičního psaní na papíře rozhoduje o tom, s jakou chutí, pozorností a ochotou bude adresát číst zbytek. Zaujměte jej tedy dostatečně první větou. Ještě lepším klíčem ke spolupráci adresáta je zajímavý nadpis, titulek.
Aby adresát udělal, co chcete vy, musíte začít tím, co zajímá jeho. Jakou výhodu bude mít z toho, že si vaše slova přečte, že vaše argumenty uzná?
| Co radí LUBOMÍR JANOUŠEK, zástupce ředitele Finančního ředitelství pro hlavní město Prahu Úskalí písemného styku spočívá v možnosti odlišného vyznění a tím i pochopení, oproti naprosto stejnému textu podanému ústně s určitou intonací a mimikou obličeje. Naopak šance písemného styku spatřuji ve výhodě více a déle slova vážit, a navíc v možnosti volby určité vhodné grafické úpravy. |
I vaše velmi tvrdé varování, že jej dáte k soudu s vážnou obžalobou, obsahuje v sobě nabídku, že mu za těch a těch podmínek ušetříte třeba několik let odnětí svobody. Formulujte text tak, aby to z něj cítil.
Uvádějte v textu sami typické námitky protistrany, a hned se je snažte uspokojivě zodpovědět. Příjemce textu z toho má vždy dobrý dojem, že myslíte i trochu na něj. Jak se do lesa volá, tak se z lesa ozývá, to platí i pro písemnou komunikaci.
Pokud z textu čouhá všemi směry, že jen vy něco potřebujete, často nepomůže k aktivizaci druhého ani výrazná dávka obecné zdvořilosti. Ledaže by šlo mezi vámi a příjemcem textu o dlouhodobý vztah a on by věděl, že vy mu dlouhá léta pomáháte, když on sám něco potřebuje. Pak lze být stručný.
Rozdílů mezi ústním a písemným kontaktem využijte ve svůj prospěch. Písemné věty si před definitivním odesláním můžete daleko lépe promyslet než ústní. Udělejte to, vyplatí se to.
Na druhé straně, špatnou písemnou formulaci nelze opravit v té vteřině, kdy se adresáta dotkne a on se zašklebí nevolí. To je další důvod, proč formulovat pečlivě a jednoznačně.
