Velké firmy mají většinou na PR celé společnosti a psaní tiskových zpráv najatou agenturu, která se jim i o vytvoření či distribuci materiálů stará. Ani menší firmička, která nemá na rozhazování, však nemusí zoufat. Napsání atraktivní zprávy není tak složité.
Před stvořením zprávy je dobré nastudovat novinové sloupky a zprávy v médiu, které chcete oslovit, abyste viděli, jak novináři články píší. Pokud bude vaše tisková zpráva napsaná podobným způsobem, je také větší šance, že bude vytištěna. Články by měly být krátké, jasné a hlavně k věci. Nesnažte se do něj zahrnout více než jedno sdělení nebo ho příliš komplikovat – to by zmátlo vydavatele a čtenáře zrovna tak.
Nedělejte chyby a nebuďte nudní
První odstavec vašeho článku by měl obsahovat hlavní prvky příběhu v celistvých, faktických výrocích. Budete muset odpovědět na následující otázky – KDO, CO, KDY, KDE, PROČ a JAK. Následující odstavce by měly nabídnout nějaké podrobnější informace vztahující se k příběhu. Tisková zpráva obvykle obsahuje krátký citát mluvčího či ještě lépe ředitele společnost , který by měl zodpovědět otázky „jak“ a „proč“.
Citát ale také umožňuje větší uvolnění a odbočení od fakt. Délka zprávy by měla být maximálně 300 až 500 slov, samozřejmostí je uvést kontaktní osobu a telefonní číslo, na kterém bude k zastižení pro další podrobnější informace. Nezapomeňte ve finálním textu provést jazykovou korekturu. Předejte ztrapnění!
Jak napsat tiskovou zprávu?
- začněte atraktivním titulkem. Není nic horšího, než že novináři zašlete zprávu, která začíná například „Modul XY 1987 umožňuje snadný upgrade podle vašich potřeb“ nebo „Růst sériové výroby zvýšil produkci na 10 000 kusů měsíčně“. Přestože váš výrobek nebo služba může být velmi technického rázu, čtenáře, a vlastně na počátku žurnalistu, obtížná či neidentifikovatelná slova odradí. Titulek je navíc první věc, na kterou se čtenář soustředí, musíte ho tedy zaujmout. Proto místo informací o upgrade PC, nazvěte například zprávu Horké tipy pro vaše PC!
- každá tisková zpráva by měla mít příběh. Samozřejmě, že chcete materiálem upozornit na svoji společnost, ale je dobré informacím přidat přidanou hodnotu. Například pokud jste firma zabývající se bezpečnostními systémy, začněte zprávu o novinkách v oblastech odposlechu či přidejte praktickou informaci o odposlechových metodách. Držte se však faktů, nepřidávejte délce zprávy žádná květnatá přídavná jména. Zároveň buďte aktuální, používejte například dnes, ne minulý měsíc.
- pište ve třetí osobě (ne my nebo ty/vy).
- nepodceňujte, ale ani nepřeceňujte grafickou stránku věci. Samozřejmě je elegantní posílat zprávu ve formátu PDF či v JPG, uvědomte si však, že wordovský dokument nebo zpráva přímo v těle e-mailu, se načte novináři rychleji a nezatěžuje jeho PC. Pokud zasíláte obrazový materiál, doporučuji ve formátu JPG v náhledové kvalitě (ostré fotky jsou opět velmi velké, až několik megabitů), a někoho, koho zpráva nezajímá, to může naštvat, že díky vaší zprávě čeká 5 minut, než se jeho e-mail do schránky načte. Vhodné je naopak umístit prolink, kde jsou materiály ke stažení, včetně fotek, rozhovorů s představiteli firmy apod.
Jak „prodat“ vaši tiskovou zprávu novinářům?
Zjistěte si jména a kontakty na redaktory v mediích, které chcete zaujmout. Uvědomte si, že v mediích je velký pohyb zaměstnanců. Nespoléhejte se na to, že tam redaktor, s nímž jste před 6 měsíci mluvili, stále bude. Neplýtvejte časem novináře bezvýznamným příběhem, událost zaslaná do národního tisku musí být velmi významná.
Zjistěte si, jakým způsobem mají být vaše informace dodány - poštou, faxem, emailem. Po odeslání článku zkontaktujte příslušného novináře, abyste si ověřili, že byl text doručen, a abyste si zjistili, zda o váš článek mají zájem nebo zda požadují ještě nějaké další informace.
