Pokud chce zaměstnavatel monitorovat, zda zaměstnanci využívají svěřené prostředky pouze pro výkon své práce, co všechno musí vzít do úvahy?
Bořivoj Líbal: Každý zaměstnavatel by měl mít zájem na tom, aby jeho majetek a know-how byly řádně chráněny a v bezpečí. Při kontrole však musí zaměstnavatelé vzít v potaz soukromí zaměstnanců a kontrolní mechanismy nastavit tak, aby do něj nezasahovali nad nezbytně nutnou míru. Soukromí zaměstnance totiž nelze aplikovat pouze na jeho mimopracovní život, i v rámci výkonu jeho práce je nutné klást důraz na ochranu těchto práv.
Stejně tak si musí zaměstnavatel být jistý, že při případném monitorování zaměstnanců splnil veškeré náležitosti, které jsou požadovány předpisy o ochraně osobních údajů, protože při téměř každém způsobu provádění monitoringu zaměstnanců dochází ke sběru a zpracovávání osobních údajů. Tím to však nekončí, sledováním mohou být dotčena i jiná práva zaměstnanců, příkladem lze uvést právo na zachování listovního tajemství.
Na druhou stranu by však zaměstnanci neměli zneužívat firemní majetek. Když to zobecníme, čeho by se měl zaměstnanec bez souhlasu zaměstnavatele zdržet?
Marek Poloni: Obecně není zaměstnancům dovoleno využívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky a jeho telekomunikačních zařízení. Nezáleží přitom, zda tyto prostředky zaměstnanec využívá během své pracovní doby, nebo v rámci svého osobního volna. Opačně tedy je zcela na uvážení zaměstnavatele, v jakém rozsahu zaměstnanci povolí použití pracovních prostředků pro soukromé účely.
Bořivoj Líbal
 |
Můžete uvést konkrétní příklady, co například zaměstnanec nesmí dělat?
Bořivoj Líbal: Těch konkrétních případů je mnoho. Záleží samozřejmě i na tom, v jakém provozu zaměstnanec pracuje.
Uvedu alespoň pár typických příkladů. Pokud to zaměstnavatel nepovolí, není například možné, aby si zaměstnanci tiskli své soukromé dokumenty na tiskárně zaměstnavatele.
Zaměstnanec autoservisu třeba nemůže bez svolení zaměstnavatele použít vybavení firemní autodílny k výměně kol na vlastním autě. Kdo používá služební automobil, tak bez souhlasu zaměstnavatele nemůže využít firemní auto k vyzvednutí babičky na nádraží, nebo s automobilem odjet do zahraničí na soukromou cestu na hudební festival.
V takových případech by mohl mít zaměstnavatel vůči zaměstnanci peněžitou pohledávku za použití pracovního zařízení k soukromým účelům. Pro vlastní potřebu také nelze čerpat mobilní data z tarifu zaměstnavatele a rozposílat fotografie pořízené služebním mobilem svým přátelům.
Marek Poloni
 |
Může zaměstnavatel kdykoliv a bez nějakých omezení kontrolovat, zda zaměstnanci využívají firemní prostředky tak, jak je jim dovoleno, a nepoužívají je pro soukromou potřebu?
Marek Poloni: Do určité míry ano. Kontrolu umožňuje zaměstnavatelům zákoník práce pouze přiměřeným způsobem, avšak nikdy ne bez splnění určitých předpokladů.
Obecně zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele podrobit zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování. Stejně tak nelze bez závažného důvodu zaměstnance odposlouchávat a pořizovat záznamy jejich telefonických hovorů, kontrolovat elektronickou poštu nebo listovní zásilky adresované zaměstnanci. V případě, že je takový závažný důvod dán, musí zaměstnavatel o rozsahu a způsobu kontroly zaměstnance informovat.
Co si ale představit pod vyjádřením, že důvod kontroly musí spočívat ve „zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele“?
Bořivoj Líbal: Určení, co se rozumí onou zvláštní povahou činnosti zaměstnavatele, může být poněkud komplikované. V tomto případě nejde ani tolik o zvláštní povahu oboru činnosti či předmětu podnikání – tedy to, co má zaměstnavatel uvedeno v obchodním či živnostenském rejstříku. Jde spíše o dílčí činnosti, které zaměstnanec u zaměstnavatele vykonává.
Uvedu příklad – může se třeba jednat o situace, kdy má ředitel společnosti k dispozici přístup k bankovním účtům společnosti. V takovém případě může být takový vrcholový manažer zcela jistě kontrolován ve větším rozsahu než kupříkladu řadový zaměstnanec, který by si chtěl v pracovní době na počítači zaměstnavatele vyřídit soukromý e-mail. Důvodem větší kontroly je to, že u zmíněného ředitele hrozí znatelně vyšší míra škody než u řadového zaměstnance.
Dá se tedy obecně říci, že větší míra kontroly se týká vždy jen vrcholových manažerů?
Marek Poloni: Nemusí se jednat pouze o vrcholové manažery, i u řadových zaměstnanců je možné si představit relativně velký rozsah kontroly. Může jít o situace, kdy mají řadoví pracovníci například přístup k významnému know-how či obchodnímu tajemství, třeba utajované receptuře. Větší míra kontroly se může týkat i pracovníků, kteří mají přístup k hodnotným věcem, například prodejci ve zlatnictví.
Každopádně platí, že kontrola ze strany zaměstnavatele musí brát v potaz, že kontrolovaný má právo na své soukromí.
Bořivoj Líbal: Přesně tak. V případě jakékoliv kontroly musí zaměstnavatel dbát na to, aby nadbytečně nezasahoval do práva zaměstnance na soukromí. Zaměstnavatel tedy musí zvážit, zda nelze provést kontrolu takovým způsobem, který by umožnil stejně dobře či lépe dosáhnout sledovaného účelu a zároveň by stejně či méně zasahoval do zaměstnancova soukromí.
Co je tedy přiměřená kontrola a co už lze považovat za kontrolu přes čáru?
Marek Poloni: Vysvětlím to na příkladu, kdy by se zaměstnavatel rozhodl kontrolovat, zda jsou firemní počítače používané i k soukromým účelům. Za přiměřenou kontrolu lze považovat sledování aktivity na internetu, někdy i konkrétní historie prohlížeče. V takovém případě zaměstnavatel může kontrolou zjistit, zda pracovník navštěvuje stránky, které ke své práci nepotřebuje.
Aktuální nabídka práce na jobDNES.cz |
Pokud by však zaměstnavatel nechal do počítačů nainstalovat tzv. keylogger, tedy software, který snímá stisky jednotlivých kláves, byla by to již nepřiměřená a dokonce nezákonná kontrola. V případě keyloggeru by se totiž zaměstnavatel dostal například ke konkrétnímu znění soukromých zpráv.
Je však nutné podotknout, že i sledování aktivit na internetu musí zaměstnavatel odůvodnit závažným důvodem spočívajícím ve zvláštní povaze jeho činnosti. Ve většině situací by navíc ani toto sledování nemuselo být úplně přiměřené, jelikož zaměstnavatel má k dispozici jiné, do soukromí méně zasahující nástroje, jakými jsou například whitelisty či blacklisty, tedy seznamy stránek, které zaměstnanec může, respektive nemůže, z pracovního počítače navštívit.
A jak je to s kontrolou zaměstnanců, kteří používají služební vozidla? Může je zaměstnavatel sledovat prostřednictví lokačních systémů, jako je GPS?
Bořivoj Líbal: V tomto ohledu je v naprosté většině případů oprávněným zájmem zaměstnavatele sledovat, zda zaměstnavatel automobil nezneužívá k soukromým účelům, například že si v rámci pracovní cesty nezajede koupit nábytek, následně ho vyloží doma a až poté vrátí auto zpět do garáže zaměstnavatele.
I zde je však potřeba dbát na zaměstnancovo právo na soukromí, použití jednoduchého GPS lokátoru, který pouze snímá a zaznamenává polohu vozu, je zcela jistě menším zásahem do soukromí zaměstnance, než lokátoru, který zároveň snímá a zaznamenává například rychlost jízdy.
Co když ale smí zaměstnanec používat firemní vozidlo i pro soukromé účely, může v takovém případě být monitorován, kde s autem jezdí?
Bořivoj Líbal: To je již složitější situace.V tomto případě neustálá kontrola polohy vozidla zcela jistě přiměřená nebude a GPS lokalizaci by měl zaměstnavatel využívat například pouze v pracovní době tohoto zaměstnance.
Řada firem má na pracovištích kamerové systémy. Jak je to s používáním kamer na pracovišti?
Marek Poloni: Před jejich použitím by měl zaměstnavatel stanovit, ideálně prostřednictvím interní směrnice, zda hodlá kamerový systém používat ke kontrole zaměstnanců, pro ochranu majetku proti třetím osobám či k jinému účelu. Podle toho pak musí nastavit kamerový systém tak, aby zbytečně nezasahoval do práv zaměstnanců.
V případě monitorování zaměstnanců zaměstnavatel asi jen těžko obhájí nutnost neustálé kontroly, aby měl přehled, zda zaměstnanci plní pracovní povinnosti. Existují zcela zjevně vhodnější nástroje, jako třeba výkaz docházky či průběžná kontrola výstupů zaměstnance ze strany nadřízeného zaměstnance, které do práv zaměstnance zasahují mírněji.
V jakých místech může zaměstnavatel instalaci kamer obhájit, a kde je naopak nesmí nikdy použít?
Bořivoj Líbal: Instalace kamerových systémů je přiměřená v místech, kde dochází například k manipulaci s větším obnosem peněz či věcmi mimořádné hodnoty. Na druhé straně existují určitá místa, kde není možné sledovat zaměstnance nikdy, typicky se jedná o šatny či toalety, pro případnou kontrolu musí v tomto ohledu stačit zaměstnavateli monitorovat chodby před vstupem do těchto místností.
Zmínil jste, že zaměstnavatel smí do určité míry zasahovat i do listovního tajemství a otevřít a číst dopis nebo e-mail adresovaný zaměstnanci.
Marek Poloni: Ano, kromě zásahu do soukromí může docházet i k zásahům do listovního tajemství. I v takových případech musí zaměstnavatel dbát na to, aby zásah do tohoto práva byl při kontrolách co nejmenší. Obdobně jako při zásazích do práva na soukromí může i zde zaměstnavatel otevřít a číst zprávu pouze tehdy, když je splněna podmínka závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele.
Co konkrétně může zaměstnavatele vést k tomu, že využije právo otevřít a zkontrolovat takovou korespondenci a ověřit si, zda nejde o soukromou korespondenci?
Bořivoj Líbal: Určitými ukazateli, že zaměstnavatel může za splnění této podmínky zásilku otevřít a číst, mohou být například označení odesílatele, adresáta, věci, respektive předmětu e-mailu, uvedení pracovní pozice zaměstnance či, pokud zaměstnavatel již zprávu otevře, samotné oslovení adresáta. Zcela jistě by měl nakládat odlišně se zprávami, které začínají oslovením „pane Nováku“ než se zprávami s oslovením „Honzo“, byť i zde se může jednat o pracovní komunikaci.
I v případě, že veškeré indicie budou naznačovat, že se jedná o pracovní komunikaci, musí zaměstnavatel čtení zprávy ukončit v okamžiku, kdy zjistí, že se ve skutečnosti jedná o zprávu osobní povahy. Pro zaměstnance lze například doporučit, aby svou komunikaci s rodinou a známými nepracovní povahy vždy nadepsali jako „soukromé“.
Monitorování zaměstnanců a posuzování, co je a není přiměřené, řeší i soudy. Pokud chce zaměstnavatel kontrolovat své zaměstnance, co by měl uvážit, aby předešel soudním tahanicím?
Marek Poloni: Při určování, zda je konkrétní způsob monitorování zaměstnanců přiměřený a právem dovolený, vždy závisí na konkrétních okolnostech, určitá vodítka k tomu, jak může zaměstnavatel posoudit, zda jím prováděné kontrolování zaměstnance je zákonné a přiměřené, poskytl Evropský soud pro lidská práva ve svém rozhodnutí ve věci Bărbulescu proti Rumunsku. V souladu s tímto rozhodnutím by měl zaměstnavatel v případě zavádění kontrolních mechanismů spočívajících v monitorování zaměstnanců zohlednit následujících šest kritérií:
- Zda byl zaměstnanec o monitorování předem informován.
- Jaký byl rozsah monitorování a stupeň zásahu do soukromí zaměstnance.
- Zda měl zaměstnavatel legitimní důvody ospravedlňující monitorování.
- Zda mohl zaměstnavatel uplatnit méně invazivní zásah do soukromí.
- Jaké byly výsledné dopady monitorování na zaměstnance.
- Zda měl zaměstnanec k dispozici adekvátní záruky, že sledování probíhá určeným způsobem.
A když se prokáže, že je zaměstnavatel v právu a zaměstnanec bral firemní věci jako svoje vlastní a používal je skutečně pro svou osobní potřebu, jaké mu hrozí sankce?
Bořivoj Líbal: Samotné zjištění, že zaměstnanec porušil zákaz použití pracovních prostředků pro osobní potřebu, ještě pro určení přesného postihu ze strany zaměstnavatele zcela nestačí. Zaměstnavatel musí ideálně zjistit i rozsah a intenzitu porušení a podle toho stanovit jednak výši náhrady škody, která mu byla způsobena, a v druhé řadě i možný odpovídající pracovněprávní postih.
U náhrady škody nelze mluvit o postihu, i když to tak zaměstnanec zcela určitě vnímá, je to spíše typ náhrady všech nákladů, které zaměstnavatel bezdůvodně „vynaložil“ v souvislosti s pošetilým jednáním zaměstnance. Například při náhradě nákladů při zneužití pracovního vozidla pro odjezd na festival v pracovní době se nemusí jednat jen o náhradu benzínu a opotřebení vozidla, ale i náklad, který spočívá v tom, že se zaměstnanec v pracovní době nevěnoval svým pracovním úkolům.
Může zaměstnanec za zneužívání firemních věcí přijít o práci?
Marek Poloni: Ano. Mimo náhrady způsobené škody zaměstnanec tímto konáním v zásadě vždy porušuje pracovní řád, a tedy může obdržet například výtku zaměstnavatele, nebo pokud tak činí dlouhodobě a opakovaně, může se jednat o porušení zvlášť hrubým způsobem.
V takovém případě může zaměstnavatel přistoupit ke zrušení pracovního poměru. Stejně je zaměstnavatel oprávněn danému zaměstnanci krátit nenárokovatelnou část mzdy (např. jednorázové bonusy či odměny, o kterých rozhoduje zaměstnavatel), když k porušení docházelo v průběhu pracovní doby. V extrémních případech není vyloučeno ani trestní oznámení.
