Někdy je to nutnost, která nás rozhodí, např. delší porada nebo nečekaná pracovní schůzka. Často to ale bývá špatná organizace času. Dobrou organizací práce můžeme ušetřit mnoho času nejen sobě, ale i ostatním.
Úspěch spočívá ve vnitřní sebekázni, sebekontrole a správnému načasování veškerých úkolů. Proto, abychom zvládli během dne všechny pracovní činnosti, žijeme neustále ve stresu. K němu dochází ve chvíli, kdy zjišťujeme, že nemáme všechny úkoly splněné.
Abychom se tomuto stavu vyhnuli, je dobré si hned po ránu v klidu v hlavě roztřídit všechny svoje denní povinnosti. Tedy v době, kdy ještě nejsme obklopeni zaměstnanci nebo nás nehoní telefony a ostatní pracovní aktivity.
Prvním krokem k tomu, abychom docílili správného využití času a získali tak čas „navíc“, je třeba provést analýzu času stávajícího a budoucí aktivity dobře naplánovat. Nejprve zvážíme důležitost - prioritu úkolů a ty méně důležité vyřadíme.
Buďto je sami splníme v čase volnějším nebo je převedeme tzv. delegujeme na někoho jiného. K úkolům připíšeme, kdo je má plnit, a to podle kvalifikace nebo pracovního zaměření jednotlivých zaměstnanců. V případě nutnosti musíme započítat také čas, ve kterém úkoly dalších zaměstnanců musíme zkontrolovat. Trvejme na jasném stanovení konkrétních úkolů s časovým limitem od nadřízených a od podřízených vyžadujme jasné závěry zadané práce.
Ke všem daným úkolům bychom si měli napsat jejich časovou náročnost a podle denního plánu je tak zařadit. Začínejme úkolem nejsnadnějším. Všechny naše denní aktivity zapisujme do diáře, nenosme úkoly v hlavě a postupně odškrtávejme. Budeme tak mít přehled, co vše jsme již stačili vyřídit.
ZVÝŠIT MZDU,Jak pracovat s časem prakticky?
V praxi jsou to např. telefonické hovory, které by měly být jasné, stručné, konkrétní. Důležité je, si vždy napsat body, o kterých chceme hovořit a těch se držet. Slušností je se také volajícího na začátku hovoru zeptat, má-li 5 minut času a tento čas potom opravdu dodržet. Je lepší nějakou minutu rovnou přidat resp. přiznat, než pak telefon protahovat. Na konci hovoru je dobré shrnout všechny body, na kterých jste se domluvili a vyhnout se dalšímu telefonování, které by již působilo neprofesionálně.
Rovněž na pracovní schůzku je třeba se předem dobře připravit, dát dohromady jasný seznam bodů, které je potřeba projednat a těch se držet. Stanovíme-li si časový limit na tuto schůzku a pár minut nám ještě zbude, můžeme se pak okrajově věnovat věcem méně důležitým. V žádném případě nesmíme přijít pozdě. Za prvé je to neslušné, za druhé to svědčí o naší špatné organizaci.
Je dobré mít vždy rezervovaný čas na neočekávané činnosti
Správně zorganizovaný čas by měli mít nejen vrcholoví manageři, ale i ostatní zaměstnanci. Například ve službách (kadeřnictví, kosmetika atd.), pokud nemáme recepci, není zdvořilé odbíhat od zákazníka k telefonům, už vůbec ne k soukromým. Proto bychom měli mít jasně stanovené hodiny, ve kterých se mohou klienti objednávat a my se tak můžeme nerušeně věnovat své práci.
Zdržovat od práce ať už svými osobními problémy nebo nedobrou organizací práce nejen sebe, ale i ostatní, patří nejen k neprofesionalitě, ale i netaktnosti a neúctě k druhým.
PENÍZE NA NEMOVITOST?Pouze sdělení obchodní
Čas vyčleněný na odpočinek, uvolnění, koníčky je nezbytnou součástí relaxace.
Svůj čas však neplánujeme jen podle vlastních potřeb, ale i s ohledem na okolí ať už v zaměstnání či v rodině.
Abychom dosáhli opravdu efektivní organizace času, můžeme oslovit některou ze vzdělávacích agentur, které se tématu Organizace času - tzv. Timemanagementu věnují velmi podrobně. Nejen teoreticky, ale i různými modelovými situacemi vás mohou naučit správně šetřit časem naším i druhých.
Budeme-li pány svého času, jedině tak můžeme uniknout časové pasti. Ne nadarmo se říká time is money (čas jsou peníze).
