„Svítilo mi tady kolem padesátky nepřečtených e-mailů a hlavně jsem do té chvíle ještě „nesáhl“ na projekt s termínem odevzdání zítra. Zůstal jsem tu do čtvrt na jedenáct. Dnes to vypadá podobně.
Všiml jsem si, že někteří kamarádi mi už nevolají. Chápu to. Stejně se s nimi nikdy nesejdu. Dříve jsem to celkem zvládal!? U nás ve firmě je hodně lidí, kteří tu jsou i v sobotu nebo v neděli a neodcházejí dříve než v osm večer. Ale já přeci nechci dopadnout jako oni. Vždyť to není život!“
Takový vnitřní monolog vede víc a víc lidí. Doba se dramaticky změnila. Před dvaceti lety se pracovalo od šesti do dvou, odpoledne se šlo do hospody, do kina nebo do divadla a o víkendu na chalupu. Dnes díky mobilům, internetu a dalším technologiím je vše mnohonásobně rychlejší a svým způsobem jednodušší. Co se nemění, je člověk.
 |
Chtějí mi změnit pracovní náplň! |
Naše genetická podstata se vyvíjela miliony let tak, abychom především přežili. Jenom díky tomu, že se naši předci dokázali bránit svým predátorům nebo nepřízni počasí, jsme dnes tady. Toto štěstí je dnes zároveň i prokletím. Většinou už nemusíme utíkat před rozzuřenými medvědy, běsnící přírodou nebo znepřátelenými kmeny. Naše prastará genetická výbava, která se vyvíjela desetitisíce generací se ale za posledních 150 let od průmyslové revoluce změnila jen velmi málo.
A to je jádro problému! Dnes mnoho z nás sedí celý den v kanceláři, místo rozzuřených medvědů nebo běsnící přírody máme své náladové kolegy nebo i šéfy, kteří neustále něco potřebují, schůzky, které nikam nevedou, stovky e-mailů, zvonící telefony a hlavně všudypřítomné mobilní telefony…. Ale utéct od toho, po vzoru pračlověka, nemůžeme. I když každý z nás už někdy měl sto chutí to udělat. Neutíkejte! Nemáte kam ani od čeho. Utíkali byste především sami před sebou a to by byl běh na hodně dlouhou trať. Zařiďte si svůj svět tak, abyste omezili stres, všechno zvládli a ještě měli čas si hrát! Hrát? Se svou rodinou, kamarády, koníčky,…
Zde je 13 tipů na to, jak vyzrát na čas:
1. Věnujte se důležitým věcem!
Podle našich zkušeností až 80% lidí v naší zemi začíná řešit problémy, až když nastanou, 15%, když hrozí, a pouze 5% se věnuje prevenci. Těch 5% jsou Ti, kteří si dokáží stanovit správné priority a podle nich se i řídit. Obvykle žijí úspěšný a spokojený život. Co brání Vám věnovat alespoň jednou týdně 30 minut stanovení priorit?
2. Zaveďte si diář!
Většina z nás toho má dnes více, než je schopna unést. Překvapivě většina lidí místo diáře používá denní seznamy úkolů, žluté papírky, kterými polepují stůl, a v nejlepším případě, když už diář mají, si do něho zapisují pouze schůzky. Nejefektivnější je diář, kde vidíte „v kuse“ celý týden, ne pouze den. Zapisujte do něj všechno, tudíž ho mějte pokud možno vždy při sobě. Čím víc věcí nosíte v hlavě, tím víc zapomínáte, dostáváte se do stresu a tím horší reputaci si budujete.
3. Zaveďte systém!
Zaveďte si šuplíky nebo složky s tímto obsahem: 1. ZPRACOVAT, 2. PŘEČÍST, 3. ROZDAT – složky anebo šuplíky se jmény kolegů, 4. USKLADNIT. Bez podobného systému nikdy nevyzrajete na neustále se množící papíry (viz bod 4).
4. Zorganizujte papírování.
„Papír musí přes stůl přelétnout pouze jednou! Čím déle se tam zdrží, tím více škody nadělá“. To je zlatá zásada, které se držím od svého prvního zaměstnání a která mě ušetřila mnoha útrap. Neustále množící se papíry řešte jedním z těchto pěti způsobů na základě systému (viz bod 2): 1. ZPRACUJTE, 2. NAPLÁNUJTE ZPRACOVÁNÍ, 3. PŘESMĚRUJTE, 4. ZNIČTE, 5. ZALOŽTE – ZAARCHIVUJTE. 1x denně „zrušte hromadu“, která Vám za den vyrostla na stole.
5. Efektivně delegujte!
Člověk si vůbec neuvědomuje, že je obklopen desítkami lidí, kteří mohou pomoci s našimi úkoly. Rozhlédněte se kolem: přímí kolegové, nadřízení, podřízení, ostatní kolegové, manžel/ka, děti, rodina, kamarádi, externí pomoc,... Kdo je to ve Vašem okolí? Ti lidé většinou sami nepřijdou. Musíte to být Vy, kdo o „pomoc“ požádá.
6. Buďte asertivní.
Snahu vyhovět, potěšit a vyjít vstříc (často velmi dezorganizovaným) kolegům řadí psychologové mezi nejčastější příčiny pracovního stresu. S tím velmi úzce souvisí nedostatek odvahy říci ne, když se na nás někdo v práci obrátí s žádostí. A těch žádostí z různých stran jsou během pracovního dne desítky. Ti, kteří se vždy snaží vyjít vstříc, nezvládají své úkoly, zůstávají dlouho v práci a zažívají častý stres. Proto nepracujte tak, abyste potěšili ostatní na úkor svých potřeb. Potom nikdy nedosáhnete svých cílů. Učte se říkat NE.
7. Řiďte schůzky.
Mnozí manažeři stráví aktivitami „okolo schůzek“ (příprava na schůzky, vlastní schůzky, zpracování výstupů ze schůzek) až ¾ svého času. Přitom většina porad je tak žalostných. Ruku na srdce. Jak jste spokojeni se schůzkami vašeho týmu? Proto: A. Účastněte se pouze schůzek, které pro Vás mají význam, B. Vždy vyžadujte cíl a program, C. Vždy musíte vědět kdo a proč se účastní a D. Ujistěte se, že Ti, kteří jsou potřeba (např. k bodu jednání 8 a 10) na schůzce nesedí celou dobu.
 |
Lhát v životopise se nevyplácí. |
8. Omezte vzájemné rušení.
Vedle snahy vyhovět patří vyrušování mezi nejčastější příčiny pracovního stresu a nízké efektivity. Skutečnou příčinou vyrušování je nejčastěji nedostatek odvahy a schopnosti se dohodnout na pravidlech vzájemné spolupráce. Najděte si část dne, kdy nechcete být rušeni a dohodněte se s ostatními na tom, že to budou respektovat.
9. Zefektivněte „e-mailování“.
Nedovolte, aby Vás přicházející pošta odváděla od toho, na čem pracujete. Příchozí poštu kontrolujte max. 1-2x denně v době, kdy nemáte nic důležitějšího na práci, nebo když potřebujete relaxovat. Stejně jako u papíru zde platí A. ZNIČIT, B. ZPRACOVAT, C. PŘESMĚROVAT, D.ULOŽIT.
10. Omezte odkládání.
Někteří z nás odkládají více, někteří méně. To, co obvykle odkládáte, si naplánujte jako první věc na ráno, velké projekty „rozkouskujte“ a „kouskům“ dejte termín, odměňte se za úspěchy a hlavně (!!!) - začněte hned teď.
11. Perfekcionismus.
Někdo má snahu o dokonalost v genech, ale obvykle se jedná o zlozvyk. Úkolům, požadavkům, telefonátům, emailům i lidem věnujte zaslouženou pozornost, tedy takovou, jakou si jejich důležitost pro Vás zaslouží. Se zadavateli úkolů se vždy dohodněte na kvalitě výstupů. Jestliže nechcete získat cenu Ferdinanda Peroutky, nevěnujte přípravě reportu obvyklé dva dny, ale třeba jenom dvě hodiny. Život je příliš krátký na to, abyste ho promarnili neustálým pilováním detailů.
12. Zaveďte další nové návyky.
Většina problémů s časem vychází ze zlozvyků… pracujeme o víkendech, neumíme odpočívat, neumíme plánovat, slibujeme a nedodáváme, nemáme diář, neposloucháme svůj biorytmus, věnujeme se pouze naléhavým věcem na úkor těch opravdu důležitých, nesportujeme…. Začněte ještě dnes odbourávat své zlozvyky.
13. Nakažte ostatní.
Protože sám osamocený voják v poli ještě žádnou bitvu nevyhrál, hledejte spojence. Vaše nově nabyté znalosti a dovednosti šiřte. Mluvte o nich s ostatními. Navrhujte pravidla vzájemné spolupráce a spolužití a trvejte na jejich dodržování. Investujte do rozvoje ostatních. Doma i v práci. Vytrvejte – důslednost je jediná cesta ke skutečné změně.
